Twintig grote, middelgrote en kleine advocatenkantoren slaan de handen ineen voor digitaal procederen. De kantoren hebben Silex opgericht, dat werkt aan de ontwikkeling van een koppeling tussen de digitale systemen van advocatenkantoren en die van de Rechtspraak.
Na goedkeuring van de benodigde wetgeving door de Eerste Kamer gaat de eerste verplichte fase van het digitaliseringsproject Kwaliteit en Innovatie (KEI) op 1 februari 2017 van start in de arrondissementen Gelderland en Midden-Nederland. Onder de noemer Civiel 1.0 zijn alle advocaten verplicht om bij deze rechtbanken digitaal te procederen in nieuw aangebrachte zaken.
Vanaf 1 juli is de digitale werkwijze in heel Nederland verplicht voor alle nieuwe civiele vorderingen met verplichte procesvertegenwoordiging. Daarna wordt digitaal procederen stap voor stap verplicht voor alle rechtszaken. De systeemkoppeling zal daarin mee-ontwikkelen. Volgens minister Van der Steur is de fax dan verleden tijd.
Door KEI wordt niet alleen de logistiek van het uitwisselen van stukken aangepast, maar ook het procesrecht zelf. Silex heeft een overeenkomst gesloten met een ict-bedrijf dat de sofware voor de digitale koppeling tussen de Rechtspraak en de advocatenkantoren bouwt en beschikbaar stelt voor de hele advocatuur.
Bij Silex zijn de volgende advocatenkantoren aangesloten: AKD, Bird & Bird LLP, CMS, De Brauw Blackstone Westbroek, Dirkzwager, DLA Piper, Ekelmans & Meijer, Höcker Advocaten, Hogan Lovells, Houthoff Buruma, Kienhuis Hoving, NautaDutilh, Nysingh, Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn, SRK Rechtsbijstand, Stibbe, Trip, Van Doorne, Van Traa en Wijn & Stael Advocaten. Zij vertegenwoordigen 2200 advocaten.
Omslachtig
De Rechtspraak heeft voor de digitale communicatie een eigen webportaal gemaakt: mijnrechtspraak.nl. “Maar dat portaal is niet goed toegerust op kantoren die een documentmanagementsysteem hebben of die procedures voeren met teams,” zegt Alexander Hijmering, business analist bij NautaDutilh en woordvoerder bij Silex. “De documentmanagementsystemen van advocatenkantoren werken bijvoorbeeld niet samen met het webportaal. We moeten dan eerst onze stukken uit het documentmanagementsysteem halen en uploaden en vice versa. Dat is heel omslachtig. Verder werken wij veel in teams en dat kan niet binnen het webportaal, want het webportaal kent alleen een individuele beroepsbeoefenaar per zaak. Veel kantoren hebben een centrale administratie die termijnbewaking doet, maar daarin voorziet mijnrechtspraak.nl niet.”
Om dergelijke problemen te ondervangen creëert een softwareontwikkelaar in opdracht van Silex voor de advocatuur een eigen systeemkoppeling met de Rechtspraak. Omdat alle kantoren verschillende documentmanagementsystemen hebben, kan de systeemkoppeling met meerdere documentmanagementsystemen werken. Er komt ook een variant voor kantoren die geen documentmanagementsysteem hebben, maar met de Windows Folder structuur werken.
Hijmering benadrukt dat de systeemkoppeling met de Rechtspraak tot efficiency- en kwaliteitsverbetering in de hele juridische keten kan leiden, als ook de communicatie met deurwaarders, verzekeraars, overheidsorganen en tussen advocatenkantoren onderling volledig digitaal gaat.
De rol van Silex is de ontwikkeling van digitaal procederen de komende jaren een impuls geven en de ketenintegratie te bevorderen. “We worden geen eigenaar van de software, we verdienen er geen geld mee,” zegt Hijmering. “De inkomsten uit licenties worden geïnvesteerd in doorontwikkeling, om nieuwe zaakstromen en nieuwe instanties aan te sluiten op digitaal procederen. We zijn bezig voor de hele branche.”
Zaakstroom
Als advocaten met zo’n systeemkoppeling werken, kunnen ze via het zelfde systeem al hun zaken indienen, en overzicht houden over die zaken. De rechtbanken kunnen met berichten laten weten wat ze aan het doen zijn en ook taken geven met een deadline. Ook het stellen van termijnen kan in het systeem worden opgenomen. De digitalisering zal veel betekenen voor de interne organisatie van de kantoren. “Vanaf 1 februari moet je goed opletten welke zaakstroom waar digitaal is,” zegt Hijmering.
Er zijn in de visie van Silex nog wel een paar hobbels te nemen. Zo zal in de eerste versie nog niet alles via de systeemkoppeling gestuurd kunnen worden. Voor sommige handelingen is het webportaal nog nodig. “Wij willen digitaal via één kanaal procederen, en niet bij specifieke handelingen verwezen worden naar mijnrechtspraak.nl. Want dan wordt de puzzel wel heel ingewikkeld.”
Termijnoverschrijding
Een ander knelpunt is de vraag wie moet opdraaien voor termijnoverschrijdingen door digitale problemen. Het standpunt van de Rechtspraak was aanvankelijk dat een termijnoverschrijding buiten de Rechtspraak om niet verschoonbaar is. “Daar zit nu beweging in,” zegt Hijmering. “Na de behandeling in de Eerste Kamer en vragen van de NOvA zegt de Rechtspraak dat je ook een beroep op verschoning kunt doen als een verstoring bijvoorbeeld aan je internetprovider ligt. Ons standpunt: als een goede systeemkoppeling faalt, moet verschoning mogelijk zijn. Maar ik snap ook dat de Rechtspraak voorzichtig is om misbruik te voorkomen.”
Kantoren die nog niet bij Silex zijn aangesloten, kunnen gebruik maken van mijnrechtspraak.nl, of software aanschaffen voor een systeemkoppeling, bijvoorbeeld die van Silex. Naast Silex zijn er nog drie andere partijen die werken aan zo’n koppeling. Die is vooral interessant voor kantoren die veel procedures voeren of veel in teams werken. Dat kunnen ook kleine of middelgrote kantoren zijn.
