Digitaal procederen leek tot voor kort nog de ver-van-mijn-bedshow, maar komt dichtbij nu de Eerste Kamer de benodigde wetgeving heeft goedgekeurd. Reden voor de advocaten Willem Heemskerk (de bewerker van Hugenholtz/Heemskerk, Hoofdlijnen van Nederlands burgerlijk procesrecht), Karlijn Teuben en Renee Wieringa om het boek Kort begrip van KEI te publiceren. De drie advocaten van Pels Rijcken schreven een boek voor de praktijkjurist en de rechtenstudent die zich tijdig op Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) willen voorbereiden.
Dat laatste is nodig voor iedereen die procedeert, want er verandert veel door het wetgevingsprogramma (KEI), dat op 12 juli 2016 door de Eerste Kamer is aangenomen. Niet alleen is de papierstroom straks verleden tijd voor nieuwe zaken, ook het burgerlijk procesrecht verandert, legt medeauteur Karlijn Teuben uit. “Een belangrijke wijziging op dat gebied is dat het onderscheid tussen dagvaarding en verzoekschrift aan de voorkant van procedure verdwijnt. Een andere verandering is dat de rechter meer regie gaat voeren: we krijgen dus een meer actieve rechter. Ook worden termijnen korter en strakker, en moet de rechter binnen een wettelijke termijn uitspraak doen.”
Volgens de planning is digitaal procederen voor nieuwe civiele zaken met een belang boven de 25.000 euro vanaf 1 februari 2017 verplicht in de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. Daarna wordt digitaal procederen stap voor stap overal ingevoerd voor alle zaakstromen en in alle rechtsgebieden. Dat geldt ook voor het bestuursrecht.
Wat moeten advocaten doen om daarvoor klaar te zijn? “Allereerst ons boek lezen,” grapt Karlijn Teuben. In alle ernst: “Zich verdiepen in de wet, de besluiten en de procesreglementen. En ook nadenken hoe ze digitaal willen werken: via het webportaal of met een eigen aansluitpunt op het systeem van de Rechtspraak. En ze moeten in de gaten houden wanneer welke zaakstroom gedigitaliseerd wordt.”
Voorts moet de advocaat nadenken over hoe om te gaan met storingen in het systeem. Aanvankelijk koos de Rechtspraak voor een model waarin een termijnoverschrijding alleen verschoonbaar is als die aantoonbaar te wijten is aan een storing bij de Rechtspraak. Dat standpunt is onder druk van advocatuur nu gematigd, maar advocaten zullen hoe dan ook moeten nadenken over wat ze doen bij storingen in hun systeem. “Zorg dat je een vangnet hebt,” is Teubens advies. “En wacht niet tot het laatste moment met het indienen van stukken. Dan kun je bij een storing mogelijk nog terugvallen op papieren documenten.”
Ook de medewerkers van advocatenkantoren moeten geschoold worden in het nieuwe systeem. Een probleem daarbij is dat nog niet duidelijk is of rolmedewerkers en secretaresses ook toegang krijgen.
Of het werken na de invoering van KEI straks makkelijker wordt? “Ik weet het niet,” antwoordt Teuben. “Een omschakeling is altijd lastig. Bovendien moet je in het begin rekening houden met verschillende fases, waardoor je met verschillende systemen blijft werken. Maar de bedoeling is dat we straks sneller en beter procederen.”
Ze adviseert advocaten om zich uiterlijk dit najaar te verdiepen in KEI. Dat geldt ook voor advocaten die nooit procederen (‘De kennis van procesrecht hoort bij je bagage’) en voor andere juridische beroepsgroepen zoals deurwaarders en bedrijfsjuristen. Over die laatste groep: “Zij kunnen als cliënt meekijken in het systeem van de Rechtspraak. Dus ook voor hen is het handig om te weten hoe digitaal procederen werkt.”
Kort begrip van KEI is verschenen bij Convoy Uitgevers.
