Waar denk je aan als je deze titel leest? Warme oorden, witte stranden, wuivende palmbomen, schaarsgeklede dames of heren? Coacktails? In deze wintertijd is het extra lekker om soms even weg te dromen naar verre oorden. En dit is nu precies wat we doen tijdens vergaderingen. Terwijl collega’s vol overgave hun punten proberen te scoren, blijken onze gedachten met enige regelmaat af te dwalen naar compleet andere onderwerpen. Derk Jan Eppink, journalist en voormalig Europees parlementslid, deed er onderzoek naar. De dames blijken vooral aan de organisatie op het thuisfront te denken. Seks en geld en de droombeelden daaromheen blijken het goed te doen bij de heren. Zeg maar dat wat je in de Mexicaanse badplaats Acapulco zou kunnen aantreffen en daar dankt dit verschijnsel dan ook zijn naam aan: ‘het Acapulco-syndroom’. De oorsprong van dit verschijnsel moeten we waarschijnlijk zoeken in parlementaire kringen. We kennen allemaal de beelden van in slaapgevallen politici tijdens saaie debatten. Na verloop van tijd verslapt de aandacht en drijven de gedachten weg naar Acapulco…
Hoe komt het toch dat we onze gedachten niet bij een vergadering kunnen houden? Ook dat is natuurlijk onderzocht. Uit diverse Europese onderzoeken blijkt dat de meeste vergaderingen volstrekt niet voldoen. De belangrijkste redenen daarvoor zijn: vergaderingen zijn niet efficiënt, saai, slecht voorbereid, het delen en doorgeven van informatie laat te wensen over en taken en verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk afgesproken. Vergaderen kost daarnaast ook nog eens een flinke duit. Je zou het bijna een industrie kunnen noemen, want er gaan miljarden euro’s in om; volgens onderzoeksbureau Synovate/Interview NSS zeker € 60 miljard per jaar.
Maar vergaderingen zijn vooral ook ergerniswekkend vanwege het gedrag van sommige deelnemers. Neem de persoon die vergaderen tot kunst weet te verheffen: de vergadertijger. Duurt een vergadering tot laat in de avond, geen probleem – de vergadertijger blijft actief tot het laatste moment. Daar waar anderen afhaken, gaat de vergadertijger onverminderd en met volle kracht door. En als men er in de nachtelijke uurtjes nog niet uit is gekomen, dan dringt hij aan op een nieuwe vergadering.
Een doorn in het oog is ook het aantal vergaderingen. Sommige organisaties hebben vergaderen tot ‘kernactiviteit’ verheven en zien in alles aanleiding voor een groepssessie. Ook de tegels in de toiletten moeten eraan geloven. Kan je zo een uur over praten. Welke stijl, welk materiaal, welke kleur? En wie gaan we dat laten doen? Dit wordt gekscherend ook wel ‘vergaderverkalking’ genoemd: het compleet verlammen van organisaties door een overdaad aan vergaderingen.
De politiek kan er ook wat van. Een mooi voorbeeld uit de Amerikaanse politiek van de negentiende eeuw is het ontstaan van een officieel beroep dat tijdrekken tijdens vergaderingen tot een kunst verhief: de zogenaamde filibuster. De term is te herleiden tot het Nederlandse ‘vrijbuiter’ en het Spaanse ‘filibustero’. Een goede filibuster kon een debat zo lang rekken, dat er niet gestemd kon worden. De tactiek was simpel: de filibuster bleef lang, soms dagen (met pauzes) aan het woord, waardoor nieuwe wetten niet konden worden behandeld. Van uitstel kwam uiteindelijk vaak afstel. Verouderd is deze tactiek nog zeker niet. In de Nederlandse politiek wordt met name door de PVV er flink op los gefilibusterd.
Hoe vergaderen wij juristen? Ik denk niet dat we een heel goed cijfer verdienen. Overheidsjuristen klagen vaak over het aantal vergaderingen, het monotone karakter daarvan en het ontbreken van een duidelijk doel; bedrijfsjuristen moeten vaak deelnemen aan vergaderingen waaraan ze geen zinvolle bijdrage kunnen leveren en op advocaten-en notariskantoren lijkt het niet zelden een zinloze rituele dans, waarin de partners aan het woord zijn en de rest zwijgend toehoort. Ook zijn vergaderingen vaak slecht voorbereid, waardoor de meeste punten van de agenda weer kansloos doorschuiven naar de volgende vergadering. Vergaderingen die uren duren, terwijl de informatie in een half uur besproken had kunnen worden, vergaderingen zonder agenda en zelfs vergaderingen zonder duidelijke essentie, het komt onder juristen allemaal voor.
Het is niet zo dat we niet willen vergaderen. Maar het moet wel ergens over gaan en we moeten ook het gevoel hebben dat we gehoord worden en de besluitvorming daadwerkelijk kunnen beinvloeden. We haken af als het een herhaling van zetten wordt, als we niet betrokken zijn bij de onderwerpen, of er niets van af weten, of als vooraf eigenlijk wel duidelijk is dat de besluiten al zijn genomen, maar we voor de vorm nog mogen ‘meebeslissen’.
Hoe maak je een vergadering effectief? Hieronder een aantal tips.
- Beperk het aantal vergaderingen. Hou alle structureel voorkomende vergaderingen jaarlijks eenmaal tegen het licht. Hebben ze nog nut? Is het wel echt een vergadering of meer een applausmachine?
- Zorg voor een duidelijk voorzitterschap of facilitator-rol. Iedere vergadering is gediend met goed leiderschap. Niet iedereen is daar geschikt voor. De voorzitter is gezaghebbend en hij is gestructureerd en geordend. Hij durft deelnemers aan te spreken op concreet gedrag, hij stuurt op tijdige aanwezigheid, kennis van de stukken, hij interrupeert als mensen elkaar niet laten uitpraten, houdt de rode draad vast en stuurt op het maken van concrete afspraken en bewaakt de navolging hiervan.
- Creëer een veilige omgeving. Veiligheid, bij alle deelnemers, is cruciaal voor een goede en effectieve vergadering. Dit is een kwetsbaar punt binnen menig juridische organisatie. Werknemers voelen zich vaak helemaal niet veilig en juist heel onzeker, waardoor ze zich tijdens vergaderingen ongemakkelijk voelen en niets durven zeggen. Het gevolg daarvan is dat ze eigenlijk niet deelnemen aan de vergadering, maar vooral met zichzelf bezig zijn. Dat komt de vergadering niet ten goede. Wil er in een open en gezamenlijke sfeer met elkaar worden gecommuniceerd, dan zal van veiligheid binnen het team of de organisatie een top prioriteit moeten worden gemaakt.
- Doorbreek de sleur. Kies ter afwisseling een keer voor een bijzondere locatie, nodig een externe spreker uit, zorg voor verrassingsmomenten. B.v. de grap van de dag, inzet van Twitter, YouTube of Facebook.
- Doe aan timemanagement. Een goed geplande vergadering kan de effectiviteit in positieve zin beïnvloeden. Zorg voor een duidelijke begin-en eindtijd en begin op tijd. Beperk de lengte van vergaderingen tot max 1 tot 1,5 uur; na die tijd zal de concentratie van aanwezigen dalen, wat direct impact heeft op de effectiviteit van de vergadering.
- Agendaregels. Er is natuurlijk altijd een agenda. Zet de agendapunten in volgorde van belangrijkheid en beperk het aantal punten zo veel mogelijk. Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval de belangrijkste onderwerpen bespreekt, je het overzicht behoudt en tegelijkertijd dat iedereen bij de les blijft. Beperk ook de tijd per agendapunt, zodat alle agendapunten kunnen worden behandeld. Als er geen agendapunten zijn, is het niet nodig de vergadering door te laten gaan. Maak de agendapunten actief en resultaatgericht. Dus als agendapunt: “het kiezen van een nieuwe medewerker” in plaats van “bespreken wie de nieuwe medewerker wordt”. Hierdoor is de kans groter dat je de vergadertijd gebruikt om dingen te DOEN in plaats van erover te PRATEN.
- Maak het doel van de vergadering duidelijk. De meeste vergaderingen kennen meerdere doelen. Maak per agendapunt duidelijk welk doel wordt nagestreefd. Bijvoorbeeld: brainstormen, informeren, voortgang monitoren, voorbereiden besluitvorming, besluiten nemen enz.
Een goede oefening om te testen of iedereen begrijpt waar een bepaald agendapunt om draait is de volgende: vraag iedereen aan tafel om de kwestie die in de vergadering besproken of opgelost moet worden in maximaal 5 woorden samen te vatten. Zijn antwoorden te lang of komen er bij de deelnemers verschillende antwoorden uit? Dan is het doel van de vergadering kennelijk nog niet helder genoeg.
- Vergader topless. Dat betekent zonder laptops, smartphones, iPads enzovoort. Als je dit toelaat in een vergadering, zeg je eigenlijk dat de vergadering geen prioriteit heeft. Bovendien verslapt de aandacht door voortdurende afleiding en voor de sfeer is het ook slecht.
- Eindig verrassend. Het element ‘verrassing’ is een krachtig middel als het op effectief vergaderen aan komt. De voorzitter stelt aan het eind van de vergadering aan elke deelnemer de vraag: ‘’Wat was er voor jou verrassend in deze vergadering?’’ Een speelse en inspirerende manier om te eindigen.
- Maak een besluiten- en actielijst. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich verantwoordelijk voelt voor de resultaten van de vergadering. Deel de besluiten- en actielijst via de mail met alle betrokkenen. Zij voelen zich hierdoor nog meer geroepen de afgesproken acties daadwerkelijk uit te voeren. Doe aan voortgangsbewaking. Bespreek de besluiten- en actielijstje op de volgende vergadering. Wat is er daadwerkelijk van terechtgekomen?
Vergaderen is niet bepaald een sexy onderwerp. Ik geef toe, de titel ‘Topless vergaderen in Acapulco’ was een lokkertje om je zover te krijgen dat je dit saaie stuk over vergaderen toch bent gaan lezen. En dat is meteen ook een tip: zet dit of een ander prikkelende titel boven de agenda. Geheid minder afmeldingen en meer aandacht.
