Van ‘intern advocatenkantoortje’ naar volwaardig geïntegreerd onderdeel van de organisatie: bij steeds meer bedrijven wordt de juridische afdeling zo ingericht dat die beter aansluit op de bedrijfsvoering.
Klassieke opzet
Die constatering doet consultant Harm Cammel (Voxius). “Tien jaar geleden waren Legal Departments nog vooral georganiseerd rond vakinhoudelijke expertises en persoonlijke dienstverlening door de juristen” zegt Cammel, die tevens columnist is bij Mr. Magazine. “De klassieke opzet dus van advocatenkantoren. De laatste jaren groeit echter het besef dat Legal veel meer toegevoegde waarde kan leveren als de werkwijze georganiseerd is rondom de bedrijfsvoering van het bedrijf waar het deel van uitmaakt.”
Bedrijfsprocessen
Het oude model (‘intern advocatenkantoor’) kwam nog als dominant naar voren uit het benchmark onderzoek dat Cammel in 2008 deed onder een grote groep General Counsel. In 2013 werd het onderzoek herhaald en bleek dat in-house juristen zich steeds meer richten op hun rol in de bedrijfsprocessen. Cammel ziet dat die trend zich doorzet: steeds bewustere inzet van het in-house team, van nieuwe hulpmiddelen en externe leveranciers. Dat blijkt ook uit de huidige editie van het benchmark onderzoek onder General Counsel waarvan het trendrapport dit voorjaar uitkomt.
Vorige week lanceerde Deloitte in dit verband de dienst Legal Management Consulting om het General Counsel te helpen bij het navigeren ‘door de snelle transformatie van de juridische sector’.
Commercial contracting
Cammel noemt voorbeelden van hoe juridische kennis en betrokkenheid nog beter tot hun recht komen in de bedrijfsvoering. “Neem het proces van contracteren met klanten en toeleveranciers, ook wel commercial contracting genoemd. Historisch hielpen juristen voornamelijk ad-hoc bij het opstellen van de contracten en later bij verschillen van inzicht bij uitvoering van de afspraken. Inmiddels is duidelijk dat er voor bedrijven veel extra waarde en besparing zit in doorlopende beheersing van de hele commerciële cyclus.” Legal kan daaraan met Contract Lifecycle Management een grote bijdrage leveren, zodat in contracten optimale voorwaarden worden opgenomen en aansprakelijkheden worden beperkt.
Ad hoc advies
Het doel is dus verschoven van het ad hoc advies naar het optimaal beheersen van het hele bedrijfsproces. ‘Legal Operations’ wordt deze werkwijze genoemd. Cammel: “Veel bedrijfsactiviteiten zijn niet strikt juridisch, maar er zitten wel juridische elementen in. Hoe maak je die processen beter, in lijn met de doelstellingen van de organisatie? En hoe doe je dat zo efficiënt mogelijk om bij te dragen aan een gezonde marge?”
Intellectueel eigendom
Hij noemt een ander voorbeeld. “Veel bedrijven waren aanvankelijk vooral gericht op het beschermen van intellectueel eigendom (IE) maar willen nu meer waarde uit IE halen door actiever te licenseren aan andere partijen. Daarbij wordt het dus nog belangrijker dat Legal de hele lifecycle rond IE helpt beheersen, vanaf de eerste bescherming van commerciële waarde tot aan het bestrijden van illegaal gebruik. Dat hele proces beheersen en optimaliseren kan veel extra marge voor het bedrijf opleveren.”
Bouwbedrijf BAM
Iemand die de rol van Legal zoveel mogelijk probeert te verweven met de business is General Counsel Stan Beckers van bouwbedrijf BAM. “Ik werk hier nu vier jaar,” vertelt Beckers die ook secretaris is van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. “Toen ik binnenkwam, was Legal nog vooral een traditionele juridische afdeling op het hoofdkantoor die desgevraagd op ad hoc basis advies gaf aan de business.”
Onderdeel van de business
Beckers: “Ik vind dat Legal onderdeel is van de business. We zijn geen intern advocatenkantoor. Onze juristen zijn Legal Business Partners en zijn betrokken vanaf het moment van tenderen tot de afwikkeling van projecten. De belangrijkste rol van de bedrijfsjurist is problemen voorkómen. Problemen oplossen kun je eenvoudig uitbesteden aan een advocatenkantoor.” Anders dan advocaten, stelt Beckers, kennen bedrijfsjuristen het bedrijf. “Dit maakt hun bij uitstek geschikt om risico’s in kaart brengen en problemen te voorkomen, en als ze toch ontstaan, deze vroegtijdig te detecteren.” Mijn legal community binnen BAM heet niet voor niets legal business partner community. Een business partner dus.” Binnen BAM werken ongeveer 55 juristen verdeeld over het hoofdkantoor en tien werkmaatschappijen.
Proactieve rol
Hoe zien Legal Operations er uit in de praktijk? “Ik probeer te focussen op een proactieve rol. Als je kijkt naar de zaken die je onder behandeling hebt, dan kun je allemaal afzonderlijke zaken zien. Je kunt ook denken: waar zitten de grote risico’s?” De bedrijfsjurist is als risicomanager dus. “Als je een aantal keren hetzelfde probleem tegenkomt, moet je daar beleidsmatig iets aan veranderen.”
Weerstand
Verandering roept altijd weerstand oproept, dus ook bij BAM. “Ten eerste bij de juristen zelf. Die komen vaak uit de advocatuur waar een reactieve benadering gebruikelijk is.” Daarnaast moest Beckers de mensen van de business overtuigen dat het toegevoegde waarde heeft als juristen aanschuiven bij allerlei besprekingen.
Publieke aanbesteding
Ook op het gebied van publieke aanbesteding werpt de nieuwe werkwijze vruchten af. “Een project bestaat bij ons uit drie fasen: aanbesteding, uitvoering en de fase na oplevering. In die eindfase ontstaat soms discussie over claims: meerwerk, vertraging. Voorheen concentreerden we ons op de laatste fase. Nu zijn we vooral bezig om onze rol in de tenderfase te versterken. We hebben bij BAM daarvoor een uniforme tenderprocedure. Alle grotere tenders gaan door hetzelfde systeem met een aantal checks and balances.”
Grote tenders
De BAM- juristen gebruiken een standaard contract review voor alle grote tenders, waarin risico’s en maatregelen worden vastgelegd. “Het gebruik van de uniforme tenderprocedure en de standaard contract review was uiteraard wennen. Dan moeten wij overtuigen en de meerwaarde laten zien.”
Risico’s beperken
Beckers schat in dat Legal behoorlijk gevorderd is met het transitieproces van reactief naar proactief. Het belangrijkste wat hij nog voor elkaar wil krijgen is gebruikmaken van informatie om risico’s aan de voorzijde te beperken. Daarvoor wil hij nog meer op technologie inzetten. “Vroeger had je nauwelijks overzicht omdat informatie in hoofden en dossiers zat opgeslagen. Tegenwoordig slaan we bepaalde data centraal op en houden we deze bij in een database. Daarin registreren we informatie zoals juridische entiteiten, procedures en claims, contracten, IP, insiders, advocaatkosten etc. Zo kunnen we data analyseren en er lessen uit trekken.”
Dashboards
De volgende stap is inzichtelijk maken wat er in de loop van de tijd verandert: dus van een momentopname naar het monitoren van ontwikkelingen: “We willen toe naar dashboards die deze ontwikkelingen laten zien. Dan kun je ervan leren en maatregelen treffen.”
Gegarandeerde stroom werk
Overigens hebben niet alleen in-house afdelingen profijt van goede Legal Operations, ook advocatenkantoren kunnen er hun voordeel mee doen. “Stel dat jij als internationaal bedrijf je commerciële contracten hebt geregeld met een Contract Lifecycle proces,” legt Harm Cammel uit. “Dan heeft het zin om een advocatenkantoor te benaderen dat daarop aan kan sluiten. Zo wordt het advocatenkantoor onderdeel van het contracting proces van het bedrijf. Voor het advocatenkantoor betekent dit een gegarandeerde stroom van werk voor die klant. De klant krijgt op efficiënte wijze wereldwijd consistente kwaliteit tegen een aantrekkelijke prijs. Voor beiden een waardevolle manier van samenwerken. Dit soort modellen krijgt steeds meer voet aan de grond, ook bij advocatenkantoren in Nederland. Een heel goede ontwikkeling.”
