Goeie vraag. ‘Integere bedrijfsvoering’, een begrip uit de financiële sector, hoort thuis in ieder bedrijf dat zich wil beschermen tegen de gevolgen van inbreuken op sanctiewetgeving, mededingingsregels of anti-corruptiebepalingen.
Integriteit is een operationele uitdaging
Integriteitinbreuken zijn geen compliance probleem. Uw compliance functionaris is niet aanwezig bij het verkoopgesprek in Kazachstan of de verkoopbeurs in Barcelona. Hij houdt zich ook niet bezig met de inning van debiteurenvorderingen, waarbij het geld mogelijk komt van een heel andere bron dan waaraan geleverd is.
Veel bedrijven hebben geen compliance functionaris, maar wel vaak een bedrijfsjurist. Dat is meestal voldoende om integere bedrijfsvoering op de rails te krijgen, mits hij de directie en de werkvloer weet te overtuigen van de voordelen van eerlijk zakendoen en dat dit niet vanzelf gaat. Bovendien dient hij de juiste partij erbij te betrekken om het bedrijf eens goed een spiegel voor te houden, want vreemde ogen dwingen.
En hoe pakt u dat dan aan?
De ‘Guidance’ bij de UK Bribery Act – een wet die in belangrijke mate ook in Nederland van toepassing is – is een prima startpunt en daarbij kan de andere regelgeving meteen worden meegenomen, zoals de mededingingswetgeving of sanctieregels. De ‘Guidance’ van het Britse Ministerie van Justitie biedt prima hulpmiddelen om integere bedrijfsvoering te introduceren. De Guidance richt zich op:
- Proportionele (anticorruptie) procedures – helder, duidelijk en toegankelijk.
- Een corruptierisico-analyse.
- Betrokkenheid van de top – die top legt zich ondubbelzinnig toe op het creëren van een bedrijfscultuur waar corruptie onacceptabel is.
- Goede due diligence – u weet met wie u zaken doet.
- Communicatie en training – de procedures worden binnen alle gelederen van de organisatie begrepen en ingebed.
- Monitoring en evaluatie – procedures worden op effectiviteit beoordeeld en waar nodig aangepast.
U hoeft niet uw organisatie geheel anders in te richten, maar u moet wel een aantal waarborgen inbouwen in de manier van zakendoen en de wijze waarop u daarover binnen uw organisatie en naar buiten communiceert.
Als u in voldoende mate de Guidance volgt, dan levert dat voordeel op voor uw organisatie. U bevordert navolging van wet- en regelgeving door uw medewerkers en die van uw leveranciers, door meer transparantie in het commerciële proces en de financiële afhandeling van transacties. U kunt ook denken aan de verankering van uw reputatie, zodat de weerbaarheid van uw organisatie wordt verhoogd tegen integriteitinbreuken. En mocht het misgaan, dan zullen uw inspanningen een belangrijke factor blijken bij de matiging van eventuele beboeting.
Wilt u weten hoe u integere bedrijfsvoering introduceert of wat de voordelen van integere bedrijfsvoering voor uw organisatie zijn, neem dan contact op met een deskundige.
Peter Schimmel, partner Integrity Risk Management bij Grant Thornton
