Geen tijd om rustig na te denken, je jongleert op tien schotels tegelijk en je hoofd lijkt een draaitol door alles wat om aandacht schreeuwt en onophoudelijk om je heen piept en bliept. Het is een plaag, iets wat ons allemaal dwars zit en waarvan we nog niet weten waar het eindigt. Het is even zorgelijk als fascinerend tegelijk. Onze aandacht wordt voortdurend gekaapt, vooral door onze smartphone, en daardoor zijn we in een staat van voortdurende distraction. We hebben een enorm gebrek aan focus en de vraag is of we beseffen wat hiervan de gevolgen zijn. En dat is nu juist het probleem, we hebben geen idee hoe diep het gebrek aan focus ingrijpt in ons werkleven. In mijn coachingspraktijk komt vrijwel niemand met de hulpvraag: ‘ik heb moeite met focussen’ en toch blijkt dit probleem niet zelden de oorzaak van fouten en slordigheden, verminderde productiviteit, stress, vermoeidheid, uitputting, concentratiestoornissen, timemanagementproblemen, uitstelgedrag en wat al niet meer.
Met aandacht je werk doen, oftewel gefocust werken, is voor ons juristen natuurlijk extra belangrijk. Het bepaalt in hoge mate de productiviteit en kwaliteit van je werk. Want wat zijn wij zonder onze briljante strategieën en creatieve oplossingen, snel en adequaat geleverd? Maar we raken steeds verder verwijderd van dit wensbeeld. De kwaliteit van de gemiddelde jurist holt achteruit en we hebben het druk, maar onze productie neemt juist af, omdat er minder uit onze handen komt. Daarom goed om het onderwerp focus eens ‘in de focus’ te zetten. Dit onderwerp houdt verband met de onderwerpen multitasken, focusmethodes en digi-minderen, onderwerpen waar ik eerder over schreef in mijn blogs: ‘Walking Deads’, ‘Creatief met tomaten’, ‘Word een singletasker’ en ‘De meest gemaakte timemanagementfouten’.
Focussen betekent ‘scherpstellen’ en houdt in dat je de aandacht ergens op concentreert en dat volhoudt, zonder je te laten afleiden of storen. Focus is iets dat je moet trainen om het te kunnen behouden en dat is nu juist het probleem. Er zijn zo veel afleidingsbronnen dat het bijna onmogelijk is om je aandacht ergens bij te houden en dus je focus te trainen. Op de werkplek worden we continu gestoord en onderbroken en kunnen we ons niet concentreren door al dat oeverloze gezwets van collega’s. Daarnaast worden we uit elkaar getrokken door een continue stroom van informatie, berichten, pop-ups en signalen, die ons verleiden als een aanlokkelijke advertentie.
Gevolg? Sinds de invoering van de smartphone is onze aandachtsspanne afgenomen van twaalf naar acht seconden, een seconde minder dan de goudvis, zo blijkt uit onderzoek van Microsoft in Canada. We kunnen dus slechts acht seconden echt gefocust met een taak bezig zijn! Het is bijna niet te geloven, maar toch echt waar. En we schakelen ook voortdurend tussen taken. Zijn we volop bezig met de ene taak, switchen we middenin dat proces naar een andere taak. Gevolg: het duurt vijfentwintig procent langer om beide taken af te krijgen, zo blijkt uit onderzoek van David Meyer verbonden aan de Universiteit van Michigan. Microsoft ontdekte bovendien dat het je gemiddeld vijftien minuten kost om terug te keren naar een taak, elke keer dat je gestoord wordt door een e-mail, telefoontje of ander bericht. Gek genoeg gaan die vijftien minuten niet op aan het betreffende mailtje of telefoongesprek, maar aan andere dingen. Eenmaal afgeleid gaat je aandacht bijvoorbeeld naar iets wat je privé online wilt opzoeken. De Britse University of Sussex heeft bovendien ontdekt dat het hersendeel Cortex cingularis anterior, verantwoordelijk voor besluitvorming, redeneren en beheersen van impulsen, kleiner is bij mensen die regelmatig meerdere schermen tegelijk gebruiken, dus bijvoorbeeld switchen tussen een computerscherm en smartphone. Eigenlijk werk je dus ook nog eens in de hand dat je dommer en impulsiever wordt door continue afleiding en geschakel.
De hamvraag is natuurlijk: kunnen we die goudvis weer inhalen? Laten we een poging wagen.
Waar je mee moet beginnen is het trainen van je focus. Focus is te trainen door de periodes van met aandacht werken zonder afleiding en onderbrekingen steeds langer te maken. Hierbij een paar hulpmiddelen om je focus te trainen.
Mediteer voordat je naar je werk gaat
Hierdoor kun je je langer concentreren en bovendien afleiding beter hanteren, aldus onderzoek van the University of Washington. Een populaire app voor dagelijkse meditatie is Headspace. De meeste juristen hebben een grondige hekel aan dit soort tips, die als ‘zweverig’ worden afgedaan, maar daar moeten we nu echt eens van af. Met een sterker brein kun je heel veel meer aan en dat is wat meditatie kan doen.
Zoek uit wanneer je het beste werkt
Je primetime, de twee of drie uur op een dag waarin je op je best bent, lenen zich ook het best om je focus te trainen. In die periode gaat het je waarschijnlijk ook relatief makkelijk af om focus te houden.
Pas ‘de 90 minuten-regel’ toe
Dit houdt in dat je in tijdsblokken van 90 minuten geconcentreerd aan een taak werkt gevolgd door een pauze. Dan kun je op een evenwichtige manier gefocust blijven, zo blijkt uit experimenten. Ga je juist doorwerken zonder regelmatig pauze te nemen of het omgekeerde: je laat je voortdurend storen en onderbreken, dan word je ongeconcentreerd, vermoeid en gestrest.
Werk met bereikbaarheidsblokken
Je spreekt met je omgeving af dat je in bepaalde tijdszones op een dag niet en in bepaalde tijdzones wel bereikbaar bent. Daardoor zal je langer ongestoord kunnen werken en spelenderwijs je focus trainen.
Focusdagen
Je kunt ook een hele dag onbereikbaar zijn en in opperste concentratie, zonder onderbrekingen, werken: de zogeheten ‘focusdag’. Heerlijk als je echt een ‘ei’ moet leggen en even rustig wilt nadenken. Als je regelmatig focusdagen hebt, zal niet alleen je productiviteit, maar ook je focus geleidelijk toenemen, omdat je veel meer opgaat in je bezigheden. Dat bevordert ook de mogelijkheid van zogeheten ‘flow-momenten’, momenten van optimale concentratie, waarbij je betrokken bent bij je werk en lekker functioneert, het tegengif bij uitstek tegen afleiding.
Gebruik focus-apps en andere praktische hulpmiddelen
Er zijn heel veel apps op de markt die je kunnen helpen om je focus te verbeteren. Veel van deze apps zijn beschikbaar voor verschillende besturingssystemen en vaak kun je ze ook nog aanpassen aan jouw eigen wensen. Voorbeelden van focus-apps: Cold Turkey, Focus Lock, Selfcontrol, Escape, Quitter, Forest, ieder met eigen functionaliteiten. De Pomodoro-methode: een focusmethode voor professionals die hun focus echt van de grond af moeten opbouwen. Je werkt bij deze methode geconcentreerd aan een taak in tijdsblokken van vijfentwintig minuten gevolgd door vijf minuten pauze. Deze onder studenten populaire methode heb ik reeds besproken in mijn blog: ‘Creatief met tomaten’.
