Creatief met tomaten: de Pomodoro Techniek

Delen:

Voortdurend ben ik op zoek naar nieuw materiaal voor mijn vaardigheidscursussen en gelukkig is er een groot aanbod van tools en tips, ook al is het niet altijd even gemakkelijk om in de jungle van boeken, seminars en goeroes het kaf van het koren te scheiden. Als een bepaalde methode of tool mij aanspreekt, probeer ik het eerst in coaching uit en als het dan effect heeft ga ik het in mijn cursussen toepassen. Zo stuitte ik recentelijk op een timemanagementmethode om de werkdag productiever te maken: de Pomodoro Techniek. Rond deze populaire methode is een hele industrie ontstaan met youtubefilmpjes, softwaretools, apps en actielijsten. Hoewel ik niet uitsluit dat we hier met de zoveelste timemanagement-hype van doen hebben, verdient het toch de aandacht; dus bij deze.

Wat houdt de Pomodoro Techniek in?

pomodoro-eierwekkerDe Pomodoro Techniek is ontwikkeld door Francesco Cirillo. Bij deze techniek wordt een kookwekker gebruikt (Cirillo gebruikte een tomaatvormige kookwekker, vandaar de naam ‘Pomodoro’, maar desgewenst kan ook een timer in de webbrowser worden gebruikt of een softwareprogramma) om tijd op een werkdag te verdelen in blokken van 25 + 5 minuten, waarbij  steeds periodes van 25 minuten (een ‘Pomodoro’) geconcentreerd werken aan een taak worden gevolgd door een korte pauze van 5 minuten. Na 4 Pomodoro’s volgt een langere pauze.

De methode bestaat uit de navolgende  stappen:

  1. De Pomodoro’s voorbereiden
  2. Kies de taak voor de eerste Pomodoro
  3. Werk 25 minuten
  4. Pauze
  5. Nieuwe Pomodoro
  6. Na 4 Pomodoro’s: langere pauze (15 tot 30 minuten)

Het werkt als volgt: uitgangspunt voor de werkdag vormt de gemaakte actielijst met de taken die afgehandeld moeten worden. Dan moet er geschat worden hoeveel Pomodoro’s nodig zijn om alle taken af te krijgen. Grotere taken worden daarbij opgesplitst in tijdseenheden van maximaal 25 minuten. Taken die minder tijd in beslagnemen dan 25 minuten worden tot één Pomodoro gebundeld. De dag begint met het afhandelen van de belangrijkste taken. Zo ontstaat een actielijst met verschillende taken van elk 25 minuten (1). Vervolgens wordt de eerste taak (Pomodoro) op de actielijst bepaald (2) en de kookwekker op 25 minuten gezet. Dan wordt 25 minuten onafgebroken aan deze taak gewerkt (3). Afleiding wordt uitgebannen. Dit betekent niet praten, geen telefoon, email of social media. Dat lijkt makkelijk, maar dat is het niet, want het lukt de meeste mensen al niet om 5 minuten uit hun mailbox te blijven. Na 25 minuten is de eerste Pomodoro voltooid en volgt een pauze van 5 minuten (4). Na de pauze start de volgende Pomodoro(5). Na vier Pomodoro´s volgt een langere pauze van 15 tot 30 minuten(6).

Wat is de gedachte achter de Pomodoro Techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel 15 tot 20 minuten. Iedere keer als we worden gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De Pomodoro Techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat we ons door het zetten van de wekker en het tikkende geluid onbewust veel beter concentreren op onze doelen. Enerzijds omdat we gemotiveerd zijn om ons niet af te laten leiden en anderzijds omdat we denken: ‘Wat is nu een half uurtje’. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ geeft minder stress.

Toepassingsmogelijkheden

De Pomodoro Techniek kan in het algemeen gebruikt worden als een schema voor een dagplanning, maar in essentie is deze tool vooral bedoeld voor mensen die moeite hebben om langere tijd geconcentreerd en gestructureerd te werken en daardoor minder productief zijn. Het is echter ook een handige methode om grote klussen behapbaar te maken en het vermogen om tijd in te schatten te trainen. 

Wat is de kracht van de Pomodoro Techniek?

Omdat het zo´n eenvoudige tool is, is de drempel laag en dat nodigt zeker uit om het ook echt te gaan uitproberen. De korte tijdsblokken verhogen bovendien de motivatie en focus. Dat komt met name doordat intenties expliciet worden gemaakt, een taak een duidelijk eindpunt heeft en je tussendoor niet wordt afgeleid. Telkens als een taak is afgerond, geeft dit een gevoel van succes en dat stimuleert dan ook weer om door te gaan. Daardoor is dit een makkelijke tool om snel productiever te worden en minder tijdsdruk te ervaren.

Wat is het nadeel van deze techniek?

De neiging bestaat bij deze methode om de zaken die complexer zijn voor je uit te schuiven. Ook kunnen de verplichte pauzes je uit je concentratie halen en is de verleiding  groot om in de pauzes op het einde van elke Pomodoro gauw even wat kleine klusjes te gaan doen. Bovendien zijn externe stoorzenders niet geheel uit te bannen.  Je kunt moeilijk een cliënt met een dringende vraag afwimpelen met: “I can’t be disturbed, I’m in the middle of a Pomodoro”. De methode houdt ook geen rekening met persoonlijke omstandigheden. Elk mens heeft zijn eigen bioritme en concentratieboog.

Persoonlijk vind ik de blokken van 25 minuten veel te kort. Ik kan dan ook slecht uit de voeten met deze techniek, maar ik ken veel juristen, zeker van de generatie Y, die dit een hele bruikbare tool vinden. Vooral voor  emailjunks en mulititaskers is deze tool mogelijk een goede oplossing om de focus erin te houden en iets ook echt af te maken.

Meer informatie

Op de website http://pomodorotechnique.com kun je informatie vinden over deze techniek en de toepassing daarvan. Daar zijn ook verschillende actielijsten te downloaden. KeepFocused [downloadsquad.com] en PomodoroTimer [sourceforge.com] zijn specifieke Windows programma’s. Ook zijn er diverse apps voor Android en Iphone op de markt. Een hele nuttige site: lifehacking.nl

Ik zou zeggen, give it a try.

Delen:

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Meest gelezen berichten

Van onze kennispartners

Juridische vacatures

Scroll naar boven