Stel je bent legal counsel en hebt een vast lijntje met de CEO, een controlfreak die zich ondanks tijdgebrek overal mee wil bemoeien. Het is 7.00 uur, je wekker gaat en je grijpt in een automatische reflex naar je telefoon. Meteen stress, je ziet 10 gemiste oproepen van de CEO en nog een aantal WhatsApp-berichten. 2.03 uur: ‘Bel me!’ 2.50 uur: ‘Hoezo ben jij niet bereikbaar?’ 3.00 uur: ‘Ik wil je nu spreken!’ 3.30 uur: ‘Bel me NU!’ 4.00 uur: ‘HET IS DRINGEND!!!!’ 4.50 uur: ‘JE MOET ALTIJD BESCHIKBAAR ZIJN! DAT WEET JE!’ Er is acuut brand in je hoofd, terwijl je lichaam nog lijkt te slapen. Uit angst dat hij jou weer belt of appt, bel je meteen terug. Terwijl je een scheldkanonnade over je heen krijgt, hoor je hem zeggen ‘dat je binnen een uur op kantoor wordt verwacht’ en je weet nu al hoe jouw dag gaat worden: like hell. Je hebt een spoedadvies liggen en dat moet echt als eerste weg. Gehaast schiet je in de kleren, je vergeet te eten, snauwt je partner weg en even later schuif je in een overgeconcentreerde mood de file in op weg naar de ellende.
Een ander voorbeeld van mijzelf. Terwijl ik me in het zweet aan het werken ben op de crosstrainer in de sportschool, staat er ineens een vrouw naast me: ‘Jij bent toch advocaat?’ Geen introductie, geen naam, meteen die vraag. Enigszins overvallen probeer ik haar netjes af te wimpelen, maar kom er niet tussen. Mijn hoofd draait intussen op volle toeren: wat een onbeschoftheid en brutaliteit om zo in te breken! Maar ik ben te verbouwereerd om in te grijpen. Een verhaal over haar vechtscheiding volgt, terwijl ik naar adem hap. Kinderen onder toezicht van jeugdzorg, zij zwanger van haar nieuwe vriend. Ik wil haar net gaan vertellen dat ik geen advocaat meer ben, maar ik krijg de kans niet, ze ratelt door en in plaats dat ik ingrijp, knik ik begrijpend. Als ze begint te vertellen over ‘de massagesalons’ van haar echtgenoot, wordt het me toch te veel. Niet in de laatste plaats, omdat ik sta af te koelen. Behoorlijk pissig ontworstel ik me uit de situatie met: ‘Ik vind het allemaal heel vervelend voor u, maar ik ben geen advocaat meer, ik kan u dus niet helpen. Ik wens u veel succes’. Weg ben ik. Maar ook weg training.
Dit zijn typerende voorbeelden van hoe mensen (privé en zakelijk) met je aan de haal kunnen gaan en hoe je jezelf daarbij in de weg kunt zitten. Je laat over je grenzen lopen, terwijl je dat niet wilt. Als coach heb ik hier dagelijks mee te maken. We willen allemaal loyaal zijn, maar hoever gaat dat? Hoe zorgen we dat we niet burn-out raken?
‘Het gaat niet om ja-zeggen tegen één ding, maar om nee-zeggen tegen duizend andere dingen’. Het is een bekende uitspraak van Steve Jobs, die ervan overtuigd was dat echt succesvolle mensen steengoed zijn in nee-zeggen. Het is waar. Nee kunnen en durven zeggen is een belangrijke vaardigheid om serieus te worden genomen. Met een zekere mate van dominant leidend gedrag kom je doorgaans verder in je loopbaan. Een bepaalde pittigheid is namelijk ook een onderdeel van je vaardigheden. Als je te toegeeflijk bent, wordt er in deze verharde maatschappij al snel over je heen gewalst.
Waarom is nee-zeggen moeilijk voor juristen?
Juristen zijn van nature helpers, geprogrammeerd om ‘ja’ te zeggen tegen hulpvragers. Het is bijna een reflex, een autoresponse en meestal wordt dit onbewust doorgetrokken naar het privéleven: daar ga je ook de helper uithangen. Vrienden in echtscheiding, de buurman met een probleem op zijn werk, ook buiten kantoortijd ben jij ‘de adviseur’. Bovendien zien we nee-zeggen meestal niet als een positieve optie, maar als iets wat we moeten vermijden. Het woord ‘nee’ heeft nogal een negatieve bijklank. Daarnaast leven we in een FOMO-maatschappij (Fear Of Missing Out). Dat zorgt ervoor dat we vaker dan we willen ‘ja’ zeggen, wanneer we ‘nee’ denken. Door onze angst om iets te missen, niet aardig of leuk gevonden te worden of buiten de groep te vallen, durven we geen nee te zeggen. Je staat op de babyshower van een vage kennis, terwijl je liever even rustig op de bank zou hangen, je werkt tot laat in de avond door, terwijl je eigenlijk wilt sporten. Het gevolg van dit meegaande gedrag: je doet voortdurend niet wat je zelf wil, maar wat anderen willen en je raakt overbelast, omdat je workload privé en zakelijk toeneemt.
Nee-zeggen is soms politiek niet handig. Als jij de enige bent die een bepaalde zaak kan overnemen en je zegt toch ‘nee’, dan zal dat je waarschijnlijk niet in dank worden afgenomen. Soms past het woord ‘nee’ ook niet in de bedrijfscultuur. Men gebruikt daarvoor andere woorden of zegt op een aardige manier nee: ‘Dank dat je me vraagt. Ik ben er volgende keer graag bij’. Soms is een ‘ja, mits’ beter. B.v. ’Ik kan het voor je doen, maar heb maar een middag voor je beschikbaar’. En natuurlijk vergt het ook oefening om te leren inschatten wanneer je nee kan zeggen en wanneer niet en tegen wie wel en tegen wie niet.
Maar soms is het gewoon echt: nu even niet, nee! Die vaardigheid moet je ook hebben om dat te kunnen zeggen. Het is belangrijk dat je dit op een goede manier kan overbrengen. De manier waarop je nee-zegt is namelijk bepalend voor de acceptatie van de nee-boodschap. Daar zijn richtlijnen voor. Hierbij is vooral bepalend dat je een goede balans weet te vinden tussen enerzijds het erkennen van andermans problemen, gevoelens, behoeften en belangen en anderzijds de ruimte voor je eigen zaak.
Het nee-zeggen stappenplan
Hoe zeg je effectief nee? Dit zijn de stappen:
- Toon begrip, geef erkenning. Laat merken (b.v. door een gevoelsreflectie te geven) dat je begrip hebt voor de problemen, gevoelens, belangen of behoeften van je gesprekspartner en dat je tevens bereid bent daar rekening mee te houden. Daardoor zal hij zich gehoord en gezien voelen, wat de kans op irritatie of weerstand verkleint. B.v. ‘Ik begrijp dat je hiermee omhoog zit.’ ‘Ik kan me voorstellen dat je stress hebt van dit kort geding’. ‘Wat ontzettend vervelend dat je medewerker is uitgevallen…’. ‘Ik zou je dan ook graag willen helpen met….’
- Geef een duidelijke nee-boodschap, bij voorkeur face to face. Zeg nee op een beleefde, vriendelijke manier, terwijl je de persoon aankijkt en duidelijk hoorbaar spreekt. Draai er niet om heen en hou het kort. ‘Ik begrijp dat je omhoog zit met die spoedklus en ik zou je dan ook graag willen helpen, alleen, nee, dat kan ik nu niet voor je doen. ‘Nee, dat is nu niet mogelijk’. Je kunt het woord ‘nee’ eventueel vervangen door: ‘Dat gaat niet lukken’ of woorden van gelijke strekking.
De verleiding is groot om je nee-boodschap even op de e-mail of WhatsApp te knallen. Dan ben je ervan af en vermijd je ongewenste confrontaties met de ontvanger van je boodschap. Het is de makkelijkste weg. Voor nee-boodschappen zijn dit echter geen geschikte communicatiemiddelen. Het probleem is dat woorden in tekstberichten vaak hard aankomen en omdat je niet weet hoe je boodschap wordt opgevat, kun je ook niet bijsturen. Eventueel is per telefoon of skype een alternatief als persoonlijk contact niet tot de mogelijkheden behoort.
- Motiveer je besluit kort. Geef in beginsel een beknopte toelichting zonder excuses te maken. Excuses zwakken je boodschap af en werken discussie in de hand. B.v. ‘Ik sta op het punt om op vakantie te gaan’. ‘Ik heb daarvoor nu geen gelegenheid, omdat ik al een spoedklus van x heb liggen’. Verwijs waar mogelijk naar je planning. Dat helpt de ander in te zien dat je niet zomaar nee-zegt, maar gewoon andere prioriteiten hebt.
- Toon een positieve grondhouding: denk actief mee en draag oplossingen of alternatieven aan. Vooral opdrachtgevers en leidinggevenden willen het gevoel hebben dat jij bereid bent te helpen en te ontzorgen. Laat altijd merken dat je die bereidheid hebt, ook al kan je op dat moment misschien even niets betekenen. ‘Zou het een oplossing kunnen zijn om het gesprek met de cliënt te verzetten naar volgende week? Dan heb ik wel tijd om dit grondig voor je uit te zoeken.’ ‘Is het misschien een idee om Jan te vragen een eerste opzet te maken? Dan neem ik het volgende week weer van hem over.’
- Sluit positief af. De laatste boodschap blijft het langst hangen en dus kan een positief bericht het negatieve effect van de nee-boodschap enigszins neutraliseren. Het gevoel dat achterblijft is positief, ook al heb je nee gezegd. Je kunt iemand succes wensen met de zaak, hulp in de toekomst aanbieden, complimenteren enz. ‘Volgende keer ben ik de eerste die voor je klaar staat’. ‘Er is geen betere onderhandelaar dan jij. Je gaat die schadevergoeding binnenslepen’. De boodschap kan los staan van de situatie.
Voorbeeld zakelijk
‘Je bent heel druk en ik begrijp dat je deze zaak bij mij wilt onderbrengen. Ik zou je graag helpen. Alleen, nee, ik kan deze spoedklus nu vandaag niet voor je doen. Ik heb daarvoor namelijk geen gelegenheid, omdat ik mijn zitting voor morgen aan het voorbereiden ben. Zou het een idee zijn om een paar dagen uitstel te vragen bij de cliënt? Dan kan ik na morgen meteen voor je aan de slag. Als je me na morgen of een andere keer nodig hebt, dan ben ik er voor je’.
Voorbeeld privé
‘Wat leuk dat je een feest geeft en wat aardig dat je mij daarvoor vraagt. Alleen gaat het mij niet lukken om te komen, vanwege de verjaardag van mijn moeder. Ze wordt 70 jaar. Daar kan ik natuurlijk niet ontbreken. Is het wellicht een idee om een andere keer samen een glas wijn te drinken? Je feest wordt vast een groot succes. Ik wens je veel plezier en we houden contact.’
Aandachtspunten en tips
- Imiteer je werkomgeving. Probeer uit te vinden wat wel en niet kan in jouw werkomgeving. Hoe stelt men hier grenzen en kan dat bij iedereen? Doe wat anderen doen. In sommige bedrijfsculturen wordt nee-zeggen tegen een leidinggevende bijvoorbeeld niet geaccepteerd.
- Bij twijfel: koop tijd. Als je nieuwe informatie krijgt, je gaat twijfelen aan de juistheid van je besluit om nee te zeggen of je kunt de (politieke) consequenties niet goed inschatten, koop dan tijd. ‘Kan ik er straks bij je op terugkomen?’ Die tijd gebruik je dan om te heroverwegen wat je gaat doen. Eventueel spar je even met iemand anders hierover voordat je een besluit neemt.
- Oefen nee-zeggen. Maak een lijst met specifieke situaties waarin je nee wilt leren zeggen en ga daarmee oefenen. Begin makkelijk en maak het steeds moeilijker voor jezelf. v. ‘Ik ga nee-zeggen tegen mijn levenspartner als hij me dit weekend vraagt mee te gaan naar zijn ouders en als me dat lukt ga ik daarna nee-zeggen tegen mijn collega, zodra hij mij vraagt een zaak van hem over te nemen’.
Terug naar de legal counsel. Je denkt natuurlijk, dit heeft ze verzonnen, maar dat is niet zo. Het is een gevalletje uit de praktijk. Kun je dat stalkgedrag in de nacht pareren met het nee-zeggen stappenplan? Nee waarschijnlijk niet. Sommige mensen, zekere op machtsposities, hebben hier namelijk geen boodschap aan. Ze gebruiken hun macht en acteren als een slavendrijver. Feedback geven heeft dan meestal ook geen zin. Mijn advies: zet je telefoon uit en laat hem lekker bellen en appen. De volgende dag probeer je meteen de verwachtingen realistisch te managen. Geef aan wat je wel kunt doen en wanneer. En de ultieme repliek: bel en app hem zelf een keer midden in de nacht nadat hij een paar intercontinentale vluchten achter de rug heeft. Grote kans dat je daarna geen last meer van hem hebt…
