Mr.

Tijdregistratie is voor veel advocaten één van deminst favoriete onderdelen van het vak. De focus wordt lie- ver gelegd op de cliënt en op de inhoud van de zaak. Nick Schils ontwikkelde in 2016 het automatische urenregistratie-systeem TIQ Time. Met de software helpt hij advocaten met het vereenvoudigen van tijd- schrijven, het reduceren van het aantal ‘gelekte uren’ en het verkrijgen van inzichten in tijdsbestedingen. In- middels wordt de software gebruikt door topkantoren in zeven verschillende Europese landen. Gebasseerd op de samenwerkingen met deze advoca- tenkantoren, formuleerde TIQ enkele tips voor een ac- curate en consistente urenregistratie. Schils legt uit hoe je dit als advocaat het beste kunt realiseren. Schrijf gedetailleerd Schils: ‘Omdat de tijdseenheden in de advocatuur klein zijn, is het belangrijk dat je gedetailleerd je uren schrijft. Wanneer je het enkel hebt over ‘correspondentie’, krijg je mogelijk vragen van de cliënt. Als je ‘opstellen e-mail’ met daarbij de contactpersoon en het onderwerp schrijft, kan de cliënt nagaan of die e-mail inderdaad is gestuurd. Dat specificeren kost meer tijd, maar het be- spaart tijd tijdens het pre-billing proces en voorkomt discussies achteraf. Zorg dus voor duidelijke declaratie- regels en gebruik eventueel software die dit voor je kan automatiseren.’ Schrijf uren direct Schils: ‘Zo voorkom je het zogeheten guesstimating. Ie- mand die acht of negen uur voor cliënten aan het werk is en later uit zijn hoofd de werkzaamheden gaat regis- treren, komt vaak maar op zes of zeven uur declarabele tijd uit. Doordat je veel kleine dingen tussendoor doet, worden werkzaamheden snel vergeten of verkeerd in- geschat.’ Schrijf alle werkelijk gemaakte uren Schils: ‘Bij advocaten zien we dat zij soms geneigd zijn minder uren te registeren dan dat zij daadwerkelijk aan werkzaamheden besteden. Je creëert zo meer werkdruk voor jezelf in de toekomst en mist een rea- listisch inzicht in je bestede tijd. Hierdoor wordt het zetten van budgetten lastig. Urenregistratie levert na- melijk ook input voor sturing.’ “ Denk dus verder: het gaat niet alleen om facturatie, maar ook om optimali- satie. Dat kan helpen om te bepalen waar specialisten mee bezig moeten zijn. Automatische urenregistratie TIQ Time helpt advocaten met een complete en on- gecompliceerde urenregistratie. Door te koppelen met de werkomgeving van de advocaat, registreert de software automatisch tijd die wordt besteed aan specifieke documenten, e-mails, meetings, telefoon- gesprekken en meer. Alle activiteiten worden vervol- gens gekoppeld aan een specifiek dossier of cliënt, met daarbij een gedetailleerde omschrijving. Het enigewat de advocaat hoeft te doen om zijn uren te registreren, is het bevestigen van TIQ Time’s suggesties. De soft- ware werkt aanvullend op bestaande praktijkmanage- ment systemen, zonder ingewikkelde migraties. Tips voor consistente en accurate urenregistratie TIQ | Complete en gedetailleerde urenregistratie www.tiqtime.com - info@tiqtime.com

RkJQdWJsaXNoZXIy ODY1MjQ=