Mr.

MR. 6 2020 / 43 legal innovation “WE HEBBEN IN ONS NOTARIAAT EEN ENORME EFFICIËNTIESLAG KUNNEN MAKEN” een techbedrijf heeft ontwikkeld. ”Onze cliënt sluit voor het gebruik hiervan een licentieovereenkomst; er gelden vaste ta- rieven voor de controles die onze nota- rissen verrichten. Het systeem dat we hebben ontwikkeld genereert voor iede- re stap in een proces waarbij een notaris is betrokken, automatisch documenten die ook door niet-juristen van het be- drijf van cliënt met behulp van een vra- genlijst kunnen worden geproduceerd. Als de desbetreffende persoon een ant- woord intoetst dat opvalt − bijvoorbeeld een dividenduitkering die buiten de vastgestelde bandbreedte valt − dan krij- gen wij en de juridische afdeling van het bedrijf een melding en kunnen we ge- richt actie ondernemen. Zo niet, dan genereert het systeem automatisch een document, geeft het aan wie tekenbe- voegd is en kan deze handtekening digi- taal worden geplaatst. De kans op fouten wordt zo veel kleiner, want we zijn af van het heen en weer sturen van docu- menten ter controle. Maar dat niet alleen: het legal department van het be- drijf wordt ontlast, zozeer zelfs dat ze tot negentig procent efficiënter kunnen ope- reren.” Volgens Arends blijft zo het meest inte- ressante werk over voor zijn mensen, terwijl alle andere eenvoudiger juridi- sche problemen ook worden opgelost. “We zitten in een beroepsgroep die van- ouds volgens uurtje-factuurtje werkt. Dat betekent, cynisch gesteld, dat hoe inefficiënter we werken, des te meer geld we verdienen. Dat systeem is niet langer houdbaar.” PROACTIEF HELPEN Nicky Leijtens is advisor to the board on innovation and client experience bij NautaDutilh. Zij vertelt dat de focus bij haar kantoor ligt op klantgerichtheid en hoe ze cliënten proactief kunnen helpen, zoals bij het houden van overzicht door bepaalde kennis te ontsluiten. “Er ligt in toenemende mate druk op juridische af- delingen om grip te houden op de enor- me hoeveelheid informatie en ontwikke- lingen. Om ze daarbij te helpen zijn we verschillende initiatieven gestart om dit makkelijker te maken, zoals het Financi- al Update platform dat 24/7 toegang geeft tot de laatste juridische ontwikke- lingen die relevant zijn voor financiële instellingen. Rondom Covid-19 publice- ren we ook een tracker met nieuwe re- gelgeving en analyses. We hebben ook een pro bono Covid-19 initiatief gelan- ceerd: via onze website kunnen zzp’ers en andere kleine ondernemers vragen stellen en maximaal een dag later wor- den ze teruggebeld met een antwoord.” Nu het werk grotendeels op afstand ge- schiedt, gaat het kantoor van Leijtens ac- tief op zoek naar manieren om de relatie met cliënten te onderhouden. “Je kunt niet wachten totdat het grindpad knerpt. We vinden het belangrijk dat er laag- drempelig contact kan worden gelegd met onze experts. Zo hebben we een nieuwe service ontwikkeld, waarbij cli- ënten on demand een online brain- stormsessie kunnen plannen met een van onze experts, tegen een vaste prijs. Achteraf krijgt de cliënt de mogelijkheid om meer of minder te betalen, afhanke- lijk van de ervaren toegevoegde waarde.” DUURZAAMHEID Het recht zelf is uiteraard ook aan voortdurende innovatie onderhevig. NautaDutilh draagt daar actief aan bij, vooral op het gebied van klimaatveran- dering en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Leijtens: ”Onze partner Amsterdam. Hij laat vernieuwing los op het notariaat, een sector die tot voor kort nauwelijks innoveerde. Dat begint al bij de samenstelling van het personeel. “We hebben intern veel nieuwe mensen aangenomen voor functies die we voor- heen nog niet hadden, zoals software programmeurs of legal projectmanagers, die onze transacties coördineren. Dat zijn in de meeste gevallen niet-juristen en dat bevalt ons zeer goed.” Juist misschien ook vanwege het feit dat notarissen nooit vooraan stonden om te innoveren, heeft Arends een enorme ef- ficiëntieslag kunnen maken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit. Ook zag hij mogelijkheden voor het beter or- ganiseren van legal management. Hij geeft als voorbeeld CC Dr@ft, een tool die het kantoor in samenwerking met Jan Willem Kakebeeke (Universiteit Leiden) Hendrik-Jan Bleijerveld (HVG Law)