Mr.

MR. 3 2021 / 37 legal innovation “ER WORDEN MOOIE STAPPEN GEMAAKT IN HET GEBRUIKERSVRIENDELIJK MAKEN VAN TOOLS” bij digitaal ondertekenen via een tool als DocuSign gaat. Er zijn genoeg voorbeel- den van volwassen en toegankelijke technologie waarmee je de werkwijze al flink kunt verbeteren. Ook worden mooie stappen gemaakt in het intuïtief en gebruikersvriendelijk maken van tools; je ziet dat bijvoorbeeld aan de steeds beter ontwikkelde designs en in- terfaces. Dit draagt allemaal bij aan het werkelijke doel: werknemers of klanten comfortabele hulpmiddelen bieden waarmee ze gemakkelijk mee uit de voe- ten kunnen zodat de dienstverlening be- ter, efficiënter en plezieriger wordt.” LOGISTIEKE ROMPSLOMP Ebbo Haantjes, director Legal Services bij Sdu, denkt ook dat de meerwaarde van een programma grotendeels afhangt van de mate waarin het kan communi- ceren met andere tools. Zijn team ont- wikkelde Notaflow, dat notariële model- len aanbiedt en kan worden gekoppeld aan de automatiseringssystemen van notarissen. Haantjes: “Geen gedoe meer met het copy-pasten van data om con- tracten en aktes op te stellen, de model- len worden automatisch ingevuld met behulp van het informatiesysteem van de notaris. Het grote gemak voor de gebruiker is dat je al je programma’s uiteindelijk op één plek geïntegreerd kunt gebruiken. Vergelijk het met het succes van bol.com: daar kun je ook al- les op één plek kopen.” Om dat doel te bereiken, moet het notari- aat op bepaalde vlakken zeker nog stap- pen maken. Haantjes: “Tot op de dag van vandaag werken kantoren nog met papie- ren aandeelhoudersregisters. Er zijn type- machines om de registers in te vullen en bij fouten wordt het register gecorrigeerd met behulp van -- wie kent het nog? -- Tipp-Ex. Het papieren register wordt bewaard op het kantoor van de vennoot- schap. En als je dat als notaris nodig hebt, weet de vennootschap helaas vaak niet meer waar het ligt. Daarnaast is het een logistieke rompslomp om dit register steeds per post of koerier heen en weer te sturen als het nodig is, zeker als het regis- ter in het buitenland wordt bewaard.” Sdu heeft vorig jaar Evidend overgeno- men, dat het aandeelhoudersregister voortaan online bijhoudt. Het geeft een up-to-date overzicht van alle informatie van het register en welke handelingen nog moeten worden verricht; de gege- vens zijn uiteraard altijd te raadplegen. Bovendien liggen ze beveiligd opgesla- gen in de cloud. Haantjes: ”Het voordeel is tweeledig. De notaris hoeft minder administratieve handelingen (laten) te verrichten en kan zich focussen op wat werkelijk waarde heeft voor de cliënt, namelijk het juridische advies. Cliënten laten betalen voor manuele handelingen die beter en sneller kunnen worden ge- leverd door techniek, daar kun je wat mij betreft echt niet meer mee aanko- men. Daarnaast kan de cliënt de data uit het register nu ook hergebruiken in andere systemen, bijvoorbeeld voor entity management of corporate house- keeping.” De actualiteit geeft tools zoals Evidend ook een duwtje in de rug: vanaf 1 au- gustus 2021 gaan er Europese regels gelden die het verplicht stellen om vol- ledig digitaal een bv te kunnen oprich- ten. Er zijn wel nog onduidelijkheden over hoe de randvoorwaarden met be- trekking tot de digitale handtekening en de digitale identificatie eruit zullen komen te zien. HANDTEKENING OP KANTOOR Een soortgelijke ontwikkeling zie je uiter- aard ook in de advocatuur, waar het digi- taal ondertekenen van bijvoorbeeld on- derhandse overeenkomsten een vlucht begint te nemen. Jansen: “De cliënt is gebaat bij dergelijke disrupties. Het volledig digitaal oprichten van een bv of ondertekenen van een overeenkomst zal de rekening zeker omlaag gaan bren- gen, al zal niemand er al een bedrag aan durven te hangen. Maar je zult altijd cli- ënten houden die van het starten van hun bedrijf of ondertekenen van een belang- rijk contract een officieel moment willen maken met een handtekening op kantoor bij de notaris of advocaat. Deze keuzemo- gelijkheid juich ik zeker toe.” JARGONVRIJ PLATFORM Laura Kistemaker is ook van mening dat technologie je veel dichter bij de wensen van de eindgebruiker kan bren- gen. Met die gedachte in het achter- hoofd heeft zij, samen met Kaspar Scheltema, het platform Uitelkaar.nl ontwikkeld. Hiermee kunnen stellen door middel van een combinatie van online en offline hun scheiding regelen. Kistemaker: ”Techniek biedt enorme kansen, maar het meeste geld zit toch bij de grotere advocaten- en notaris- kantoren, die producten ontwikkelen of Ebbo Haantjes (Sdu) Harm Cammel (Voxius)