Mr.

32 / Mr. 6 2021 legal innovation “ALLEEN ALS WE HET VRAGEN DOEN ADVOCATEN NIEUWE, CREATIEVE VOORSTELLEN” Groenevelt is onder andere verantwoor- delijk voor de legal operations-strategie van de juridische afdeling, die wereld- wijd ongeveer vijftig medewerkers telt. Sinds 2019 heeft ASML een eigen legal operations-afdeling, die onder meer ver- antwoordelijk is voor de tooling, techno- logie en processen en de ondersteuning van de bedrijfsstrategie, knowhow en professionele ontwikkeling van collega’s. Daarnaast houdt deze afdeling zich be- zig met het outside counsel manage- ment, waaronder het managen van de contracten met de advocatenkantoren waarmee ASML werkt. Groenevelt: “We zijn onze juridische afdeling in de afge- lopen jaren steeds meer als een op zich- zelf staand bedrijf gaan zien. Elke juridi- sche afdeling van een groot, modern bedrijf hoort een legal operations-func- tie te hebben, die de juridische afdeling ondersteuning biedt bij alles wat met de bedrijfsvoering te maken heeft.” De coronacrisis heeft niet alleen laten zien dat de aandacht van ASML voor le- gal operations − een relatief nieuw vak- gebied in de juridische sector − van waarde is geweest, maar heeft ook bijge- dragen aan de versnelling op dat vlak, aldus Groenevelt. De legal operations- afdeling in Veldhoven zal in 2022 wor- den uitgebreid naar drie tot vijf mede- werkers. “Ook is het de bedoeling dat er in de nabije toekomst in elke belangrijke jurisdictie een dedicated legal operati- ons-medewerker zal zijn.” Een van de tools die ASML gebruikt is de in 2018 geïntroduceerde en in 2019 en 2020 verder vervolmaakte contract life cycle tool. “Daarmee is de hele work- flow van contracten gedigitaliseerd in een volledig geautomatiseerd systeem, waarin zaken makkelijk terug te vinden zijn en waarin op een eenvoudige ma- nier kan worden samengewerkt. In deze online omgeving kunnen contracten worden gegenereerd, uitonderhandeld, goedgekeurd, ondertekend én gemoni- tord. Zo krijgen betrokkenen een remin- der wanneer een contract bijna eindigt, waardoor ze weten dat actie vereist is. Van dit systeem hebben we in coronatijd enorm kunnen profiteren.” Ongeveer tachtig procent van alle door ASML we- reldwijd afgesloten contracten wordt hiermee gedekt, aldus Groenevelt. “Daarbij gaat het vooral om leveranciers. Aan de verkoopkant hebben we veel minder contracten en nog niet zo’n sys- teem, maar daar zijn we nu wel naar aan het kijken.” BEST IN CLASS In zijn contracten met advocatenkanto- ren stelt ASML als eis dat het kantoor best in class-technologie gebruikt om zijn serviceverlening efficiënter te maken. “Dit is een beetje vaag geformuleerd, maar het is wel een signaal aan de kanto- ren waarmee we werken”, zegt Groene- velt. Maar, erkent hij, de praktijk is weer- barstiger. “Ik maak zelden mee dat een advocatenkantoor proactief technologie aanbiedt om zijn serviceverlening te ver- beteren. Advocaten komen bijvoorbeeld niet uit zichzelf met nieuwe, creatieve voorstellen voor prijsafspraken over hun dienstverlening. Bij grote rechtszaken zouden we graag in een online portal het kostenverloop kunnen volgen en zien of werkzaamheden door een partner of door een advocaat-medewerker zijn ge- daan. Of neem het gebruik van legal de- sign, waarbij advocaten de inhoud van hun advies niet in een traditioneel memo uiteenzetten maar als een infographic vormgeven. Dit alles gebeurt niet, tenzij we erom vragen.” Hij wil de schuld niet alleen bij de advocatuur leggen, bena- drukt hij. “Want hoewel we in onze con- tracten eisen stellen aan advocatenkanto- ren, zien we er niet genoeg op toe dat ze ook worden nageleefd.” In Amerika en Engeland zijn ze verder met innovatie dan in Europa, stelt Groenevelt. “Daar zie je steeds meer kantoren en kantoorvormen ontstaan waar slim gebruik van technologie daadwerkelijk een strategisch onderdeel is van de bedrijfsvoering. Ze bieden klanten proactief platforms aan met templates of maken standaard gebruik van bepaalde artificial intelligence-toe- passingen en legal design in hun dienst- verlening.” OPVALLENDE CONCLUSIE Groenevelts ervaringen staan niet op zich, zo blijkt uit het onderzoek van Wolters Kluwer. Dat maakt duidelijk dat het aanbod en de levering van diensten van advocatenkantoren vorig jaar ach- terbleven bij de verwachtingen van be- drijfsjuridische afdelingen. Ruim vijftig procent van de bedrijfsjuristen geeft aan enigszins tevreden te zijn over hun rela- tie met hun advocatenkantoor en slechts dertig procent is zeer tevreden. Het is een van de interessantste en op- vallendste conclusies van het rapport, vindt Kniphorst. “Technologie is voor juridische afdelingen steeds belangrijker geworden, ook bij hun keuze voor een advocatenkantoor. Kantoren zien het ge- bruik van technologie vaak als iets dat helpt bij business development, om klanten binnen te halen. Maar kijk je naar de markt, dan blijkt hun gebruik van technologie niet de efficiency en productiviteit te brengen die bedrijfsju- risten wensen.” Dit kan vergaande con- sequenties hebben, verwacht hij. “Steeds meer juridische afdelingen overwegen te kijken naar andere opties. Bijna een kwart zegt dat ze zeer waarschijnlijk van kantoor zullen veranderen. In 2020 was dit dertien procent. Dat is een behoorlij- ke toename.” Douwe Groenevelt (ASML) FOTO: PROFILEPIC