Mr.

MR. 1 2022 / 31 compliance Een compliance officer is al enige tijd verplicht voor grote advocatenkantoren. Die moet méér doen dan in de gaten houden of iedereen volgens de regels werkt. Rapportage, integriteit, verantwoord zakendoen – ook dat moet deze func - tionaris in het dna van advocatenkantoren zien te krijgen. door Michel Knapen beeld Shutterstock H et is mei 2018 wanneer de Al- gemene Verordening Gege- vensbescherming voorschrijft dat (grotere) organisaties ver- plicht een functionaris gege- vensbescherming moeten hebben. Begin 2019 maakten de dekens beleid naar aanleiding van de aanscherping van de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft) in 2018. Dit beleid verplicht advocatenkan- toren met meer dan vijftig advocaten om een compliance officer aan te stellen, die – net als de functionaris gegevensbe- scherming – onafhankelijk van het be- stuur moet kunnen opereren. Kleinere kantoren moeten ook een compliance officer hebben als minstens vijftig pro- cent van hun zaken Wwft-plichtige dien- sten zijn. Wéér een figuur erbij, zal op menig ad- vocaten- en notariskantoor zijn ver- zucht. Weer een die zich met allerlei za- ken bemoeit, controleert of de regeltjes worden nageleefd en eigenlijk – als fee burner – niks in het laatje brengt. Wéér een extra kostenpost. Bas Martens (Delissen Martens advoca- ten) herkent dat wel. “Advocaten met dertig jaar op de teller zitten hier niet op te wachten. Zij denken hun zaken op orde te hebben, anders waren ze wel een keer door de toezichthouder of door hun cliënten aangepakt. Want een van beiden kom je zeker tegen als je niet in- teger bent of niet volgens de regels werkt. Aan de andere kant denken zij ook na over de risico’s die zij lopen. Groeiende kantoren, grote kantoren, za- kelijke kantoren hebben zeker aandacht voor compliance.” “ADVOCATEN BESEFFEN NU MEER DAT ZE RISICO’S LOPEN ALS ZE DE REGELS NIET GOED NALEVEN” Martens begon in 2016, samen met Suzanne Hendrickx, met Advius, een initiatief dat advocatenkantoren advi- seert en begeleidt op het gebied van compliance. Beiden zijn advocaat, Martens was tot 2015 deken van de Haagse orde en daarmee toezichthouder – en controleerde toen ook kantoren op regelnaleving. Hendrickx zat tot 2019 als senior stafjurist op het bureau van de Haagse orde. Ze herinnert zich een on- derzoek onder advocatenkantoren waar- bij werd gevraagd of een compliance of- ficer wel nodig is. “Een meerderheid vond toen van niet. Dat beeld is inmid- dels verschoven.” VOLGENS DE REGELS Kort door de bocht gezegd houdt een compliance officer in de gaten of de ad- vocaten en het kantoor wel volgens de regels werken. Niet dat het anders een puinhoop zou zijn, zegt Martens: het gaat over het algemeen goed. Advocaten, en ook notarissen zijn gewend om met regels om te gaan, regelnaleving zit een beetje in de genen. Maar: “Er zijn wel regels bijgekomen, en regels zijn com- plexer geworden. Advocaten willen overzicht en willen weten waar de risi- co’s liggen.” Neem de opdrachtbevestiging. “Vroeger werd een mailtje naar de cliënt gestuurd: ik ga voor u aan het werk, ik kost zoveel per uur. Tegenwoordig moet er informa- tie in over de Wwft en de AVG. Ge- dragsregels en tuchtrechtspraak schrij- ven voor dat je niet alleen je uurtarief moet doorgeven, maar ook hoeveel tijd je verwacht in de zaak te steken. Het gaat al snel om tien onderwerpen die alleen al in de opdrachtbevestiging moe- ten staan. En daar zijn geen precieze modellen voor.” Het gaat ook vaak om eigen inschattin- gen waarbij advocaten de mist in kun- nen gaan. Zoals: heeft de zaak die ik wil aannemen met de Wwft te maken? Hendrickx: “Dat is niet zwart-wit en dat maakt cliëntacceptatie en later een op- drachtbevestiging complex. En áls een zaak valt onder de anti-witwasregelge- ving, wat moet je dan doen? Ook daar- voor gelden geen harde voorschriften, je moet dat zelf invullen aan de hand van een risicoanalyse. De regelgeving is uit- gebreider, maar niet per se duidelijker voor advocaten die daar niet vaak mee te maken hebben.” Wel beginnen advocaten zich meer te re- aliseren dat ze risico’s lopen als de regels niet goed worden nageleefd, hebben Martens en Hendrickx ervaren. Ook als een collega onbewust de fout in gaat kan het hele kantoor reputatieschade lijden. “Het management van grotere kantoren – tien of meer advocaten – weet niet altijd welke advocaat met welke zaak bezig is. Ze willen het wel goed regelen, Bas Martens (Delissen Martens/Advius)