Mr.

32 / Mr. 1 2022 “VORM EEN CLUBJE OP KANTOOR DAT BELEID OP COMPLIANCEGEBIED GAAT MAKEN” liefst met de minste moeite. We hebben de indruk dat protocollen op gebied van anti-witwasregelgeving goed worden nageleefd.” SPEURWERK Dat compliance in de advocatuur groei- ende is, blijkt wel bij Houthoff. Daar is Sonja Milović sinds 2017 compliance officer en tegenwoordig hoofd van de compliance-afdeling. Het is een functie die bij Houthoff al langer bestaat, Milović is de derde op rij die dit doet. Ze stuurt acht compliancemedewerkers aan – in 2017 telde die afdeling nog maar twee mensen. Vijf collega’s doen know your client (KYC), ofwel customer due diligence : cliëntenidentificatie, cliënt- onderzoeken, screening, monitoring. “Veel speurwerk”, zegt Milović, die ad- vocaat bij De Brauw is geweest en vijf jaar legal counsel in het bedrijfsleven. Twee collega’s ondersteunen haar bij Wwft-zaken en kijken mee met de KYC Desk als er extra beoordelingen nodig zijn. Zij zijn ook de sparringpartners van de fee earners, over dossiers, cliënt- acceptatie en potentieel ongebruikelijke transacties. Twee andere collega’s hou- den zich vooral bezig met privacy. Haar team gaat uiteindelijk over de naleving van beroeps- en gedragsregels, over voorwetenschap, anticorruptie, de sanc- tiewetgeving en privacy, maar Wwft vormt de hoofdmoot. “Dat heeft te maken met onze poort- wachtersfunctie”, zegt Milović. “We be- kijken het type cliënt, de sector, het land van herkomst en de soort dienst die van ons wordt gevraagd, of er geen tegen- strijdige belangen zijn, of er PEP’s – politically exposed persons – bij betrok- ken zijn. Op basis daarvan besluiten we of we deze cliënt accepteren en de zaak doen. Na acceptatie zijn we verplicht om te monitoren, en fee earners moeten in de gaten houden of er iets voorvalt waardoor we de zaak moeten herbeoor- delen.” TEGEN HET LICHT Milović ervaart het dagelijks, Martens en Hendrickx wijzen er ook altijd op: compliant werken betekent niet een lijst- je met regels en voorschriften afvinken. “Compliance betekent: de hele organi- satie tegen het licht houden”, zegt Mar- tens. “En daar komt veel bij kijken.” En ook al wordt volgens de regels gewerkt, dan moeten advocaten dat ook kunnen aantonen. Alle stappen die in het com- plianceproces worden gezet, moeten op een correcte manier worden vastgelegd. Hendrickx: “De toezichthouder wil zien dat je onderzoek hebt gedaan naar nieuwe cliënten en hóé je dat hebt ge- daan. Dat moet op schrift staan. Zo geldt voor Wwft-zaken een monitoringsver- plichting: om de zoveel tijd moet je nagaan of zaken inhoudelijk zijn veran- derd. Dat zullen de meeste advocaten wel doen, maar hoe leg je dat vast zodat de toezichthouder dat ook kan controle- ren? Ook dat is een onderdeel van com- pliance.” Het vastleggen of de regels zijn nage- leefd is misschien lastiger dan het nale- ven van de regels an sich . Dat viel Mar- tens al op in de jaren dat hij deken was. “Maar de tuchtrechter of de civiele rech- ter zal altijd van professionals verlangen dat zij afspraken hebben bevestigd en vastgelegd. Dat komt ook omdat consu- menten meer rechten hebben gekregen. Zo zijn advocaten verplicht om de cliënt erop te wijzen dat ze moeten controleren of ze voor een toevoeging in aanmerking komen, maar dat moet verder in de pro- cedure ook nog eens worden verteld. Advocaten zijn echter niet verplicht te vragen of een cliënt een rechtsbijstands- verzekering heeft, maar er worden wel klachten ingediend op het moment dat je het niet vraagt. Dus veel zaken zijn niet met zoveel woorden voorgeschre- ven, maar je moet er in je praktijkvoe- ring wel aan denken.” En die praktijkvoering betreft tal van aspecten: de financiële administratie, de derdengeldenrekening, verzekerin- gen, opleidingen, kwaliteitstoetsen zo- als peer review , intervisie en intercolle- giaal overleg. Ze gaan over advocaten met gevoelige posities, over risicobe- leid. Over hoe interne afspraken zijn vastgelegd, hoe nieuwe cliënten worden gescreend. Toen compliance werd ‘in- gevoerd’, voelde Martens wat weerstand bij kantoren: dat levert weer heel veel formulieren op. “En het klopt, maar het is ook efficiënt in te richten. Nieuwe cli- ënten moeten nu eenmaal even door compliance Suzanne Hendrickx (Advius)