Mr.

Mr. 3 2018 / 39 BEDRIJFSJURISTEN NGB: PRIVACY-EXPERTS AAN TAFEL “Elk bedrijf moet aan de nieuwe eisen voldoen, dus daar ligt een taak voor de bedrijfsjurist. En dat is een flinke dobber”, aldus NGB-voorzitter Arnold Brakel. “Daarom steken wij als beroepsvereniging de leden daarbij een helpende hand toe.” Deze helpende hand houdt in dat op verschillende manieren aandacht aan de AVG wordt besteed. Zo staat privacy als eerste onderwerp op de agenda van de door NGB Rondetafeldiners. Tijdens deze avonden discussiëren zo’n twaalf bedrijfsjuristen onder lei- ding van een moderator over actuele onderwerpen. Dit voorjaar zorgt het NGB dat bij elk van de diners een privacy-expert aanwezig is. Eerder vonden al informatiebijeenkomsten plaats over de AVG. Eind januari organiseerde de NGB-sectie Intellectuele Eigendom bijvoorbeeld de bijeenkomst ‘Nieuwe pri- vacywetgeving: hoe ver ben jij?’. En op 6 september is er de bijeenkomst ‘GDPR/AVG: ruim drie maanden op weg; en nu…?’ Meer informatie: www.ngb.nl zichthouders hoeven te richten.” Ze vertrouwt erop dat de AP bij naleving van de nieuwe ver- ordening proportioneel zal optreden. “De AVG is nieuw voor iedereen en organisaties werken zich een slag in de rondte om alles op orde te krijgen. Ik ga ervan uit dat er bij overtredingen eerst een waarschuwing wordt gegeven voordat er stevige boetes worden uitgedeeld. Ik verwacht wel dat de AP een voorbeeld zal willen stellen en het is denkbaar dat dit gebeurt bij een in het oog springend be- drijf als HEMA.” De AVG biedt landen op een aantal punten ruimte om de regels nader te bepalen. Nederland legt de invulling van deze uitzonderingen vast in de Uitvoeringswet AVG. Deze wet is nog niet vastgesteld. “Met al het werk dat is verzet heeft HEMA een stevige basis voor een gestroomlijnde im- plementatie van nog komende privacywetgeving, zoals de Uitvoeringswet AVG en e-Privacyverordening.” Deze e- Privacyverordening (EPV) zal mogelijk de huidige Neder- landse cookiewet vervangen. Zelf ziet Linsen de AVG als een absolute noodzaak. “In een steeds verder digitaliserende wereld is het goed dat er meer belang wordt gehecht aan privacybescherming. Het is een voorwaarde voor een duurzame evenwichtige sa- menleving.” CULTUURVERANDERING Ook Vebego International is ruim twee jaar geleden be- gonnen zich op de nieuwe regels voor te bereiden. Met ruim 35.000 medewerkers is dit internationaal opererende fa- miliebedrijf actief in facility servi- ces , publieke sector en gezond- heidszorg. Vebego bestaat uit meer dan 100 bedrijven in Ne- derland, België, Duitsland en Zwitserland. Volgens general counsel Da- nielle Adams vergt de AVG voor- al een cultuurverandering. “Zo- wel intern als extern werd de urgentie van goede privacybescherming nog niet ge- voeld. We merkten dat vooral degenen met wie Vebego samenwerkt niet zoveel belang hechtten aan privacybe- scherming. We hebben ons er eerst op gericht onze me- dewerkers bewuster te maken van deze materie. Ik ben met alle bedrijfsdirecteuren in gesprek gegaan en heb presentaties gegeven aan alle afdelingen van al onze be- drijven. Daarin gaf ik met praktijkvoorbeelden aan wat er kan gebeuren wanneer onzorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. We merkten al snel dat mede- werkers elkaar op het belang van zorgvuldige privacybe- scherming gingen aanspreken.” Vervolgens zijn er vijftien privacy-officers aangesteld, die met regelmaat bijeenkomen, en is nieuw beleid geformu- leerd, waaronder bewerkersovereenkomsten en een priva- cystatement. Daarna is er een FG aangesteld. “Ik ben vooral projectmanager. Ik moet ervoor zorgen dat het be- leid geïmplementeerd wordt en geïntegreerd in proces- sen. Voor aan de AVG gerelateerde juridische ondersteu- ning heb ik nauwelijks tijd. Daarvoor heb ik een externe juridische afdeling, een kantoor van bedrijfsjuristen, in- geschakeld met wie ik al vaker samenwerkte.” Na de zomer heeft Vebego een quick scan laten uitvoeren door zijn accountant. “Hiermee konden we toetsen hoe ons projectplan extern werd beoordeeld en wilden we in- tern laten zien hoe we in de toekomst zullen worden ge- audit. Op basis van de uitkomsten is een actieplan ge- maakt waarmee we weer aan de slag zijn gegaan. Zo wordt er nu aan gewerkt enkele IT-applicaties de juiste functionaliteit te geven.” Ze benadrukt dat ze het doel van de nieuwe privacyveror- dening onderschrijft. “Maar van de bureaucratie waartoe de AVG leidt word ik niet vrolijk. Dit heeft ook te maken met de wijze waarop Vebego is georganiseerd. Qua om- vang en omzet zijn we een multinational, maar eigenlijk zijn we een verzameling van ruim honderd bedrijven die werkzaam zijn in verschillende sectoren. De cultuurver- schillen zijn groot en dat maakt implementatie extra las- tig. Elk dochterbedrijf vergt maatwerk. Eigenlijk heb ik zo heel veel bedrijven geadviseerd over privacy.” Danielle Adams (Vebego)