Een ‘multidisciplinair coronateam’, ‘corona alert team’, ‘Taskforce coronavirus’ of ‘Covid-19 helpdesk’: steeds meer advocaten- en notariskantoren hebben een team of steunpunt met juridische experts die hun krachten bundelen om cliënten te kunnen adviseren over de juridische gevolgen van de coronacrisis. Zo stelden Stibbe, Pels Rijcken, Nysingh, Kennedy Van der Laan en De Haan Advocaten en Notarissen al een expertteam samen, dat waar nodig collega’s vraagt om ondersteuning.
Verschillende invalshoeken
Ook DVDW Advocaten in Den Haag en Rotterdam wil met zijn multidisciplinaire team ‘COVID-19 Corona Support’ cliënten vanuit verschillende juridische invalshoeken informeren en adviseren. “Dit team heeft vooral op het gebied van herstructurerings-, financierings-, contracten-, vastgoed- en arbeidsrecht bijzondere aandacht voor de gevolgen van de uitbraak van het coronavirus”, vertelt advocaat Bert Winnemuller, die zich bezighoudt met corporate governance, herstructurering en insolventie en deel uitmaakt van dit expertteam.
Liquiditeitsproblemen
Het coronateam van DVDW krijgt van cliënten veel verschillende vragen voorgelegd. Winnemuller: “Zo hebben we al veel vragen gekregen van ondernemers die worden geconfronteerd met een acuut liquiditeitsprobleem. Wat betekent dit voor de bankfinanciering? Hoe kunnen extra liquiditeiten worden gegenereerd? Welke steunmaatregelen zijn er om liquiditeiten te verkrijgen? Hoe moeten bestuurders omgaan met het aangaan van nieuwe verplichtingen? Mag de algemene vergadering van aandeelhouders worden uitgesteld of mag deze telefonisch of per video conference plaatsvinden?”
Ook vragen cliënten zich af of het virus een beroep op overmacht rechtvaardigt en of er andere mogelijkheden zijn om bestaande contracten aan te passen, bijvoorbeeld op grond van onvoorziene omstandigheden. Daarnaast krijgt het team veel vragen van ondernemers over hun werknemers. “Ze vragen zich bijvoorbeeld af of zij werknemers mogen controleren op corona.”
Crisismanagement
Op de kantoorsite is een speciale pagina ingericht voor actualiteiten, die DVDW ook via LinkedIn onder de aandacht brengt. Daarnaast krijgen cliënten regelmatig een Corona Support-nieuwsbrief in de mailbox. “Hierin gaan we vooral in op de actualiteiten en juridische gevolgen daarvan, zoals uitstel van belastingbetaling, managen van werkkapitaal, verantwoordelijkheid van bestuurders, toezichthouders en ondersteuningsmaatregelen van de overheid”, zegt Theo Hanssen, die ook deel uitmaakt van het multidisciplinaire team en zich met dezelfde rechtsgebieden bezighoudt als Winnemuller. “Alles om de ondernemer te helpen met crisismanagement.”
Voorbereid
Daarnaast gaat het reguliere werk binnen DVDW gewoon door en dat is volgens Winnemuller en Hanssen voor iedereen wel even wennen, zeker nu veel advocaten thuis werken. “Onze vestigingen in Rotterdam en Den Haag hebben een minimale bezetting voor urgente zaken die een fysieke samenwerking en faciliteiten verlangen. Gelet op de meest recente ontwikkelingen hebben we al onze medewerkers vorige week verzocht, ook zonder klachten, waar mogelijk vanuit huis te werken en om elke niet-essentiële bijeenkomst te vermijden, zakelijk maar ook privé. Wij hebben zodanige, veilige IT-systemen en technologische middelen dat al onze medewerkers ook vanuit huis kunnen werken. Besprekingen voeren wij onderling en met cliënten telefonisch of via videoconference. Als kantoor zijn we erop voorbereid dat de huidige situatie nog weken voortduurt. Ook als tot een lock-down wordt besloten.”
Opschalen
Bij CMS is het multidisciplinaire Corona Legal Team actief, met daarin advocaten van de secties Employment & Pensions, Privacy, Insolvency & Restructuring, Commercial, Competition en Insurance. “Dit kernteam, bestaand uit de partners van deze secties en enkele senior-advocaten, heeft elke ochtend overleg samen met ons business development team”, aldus arbeidsrechtadvocaat/partner Katja van Kranenburg. “We bespreken onder meer welke vragen bij onze cliënten het meest urgent zijn als gevolg van de coronacrisis, waar we over hebben geadviseerd en hoe wij als team kunnen ondersteunen en op de ontwikkelingen kunnen anticiperen.”
Nieuw is dit multidisciplinaire werken in heel grote projecten niet voor CMS. “De advocaten van onze insolventiepraktijk zijn gewend te werken aan grote herstructurerings- en faillissementszaken. Zo begeleidden zij onder andere het faillissement van het Slotervaartziekenhuis en winkelketen CoolCat. Ook onze arbeidsrechtsectie van zestien advocaten en het team van Insolvency & Restructuring werken regelmatig samen aan dit soort grote zaken. Voor ons is het daarom ook in de huidige situatie niet moeilijk op te schalen.”
Maatwerk
Het expertteam bekijkt per sector in hoeverre advies op maat nodig is. “Cliënten in de retailsector kampen met veel dezelfde vragen. Ze vragen zich af wat ze kunnen doen als het personeel ziek wordt, of ze hun winkel mogen openhouden en hoe zij moeten omgaan met verplichtingen jegens hun personeel als winkels worden gesloten. Cliënten in de hotelindustrie kampen met vergelijkbare vragen. Door onze sectorfocus kunnen we cliënten snel helpen. Elke sector heeft eigen aandachtspunten, waaronder de Life Sciences & Healthcare-sector, waar men zo lang mogelijk medicijnen wil kunnen produceren en vervoeren. Daar is soms meer maatwerk nodig.”
Op een speciaal hiervoor ingerichte expertpagina publiceert CMS artikelen over verschillende juridische gevolgen van de coronacrisis en mogelijk te nemen maatregelen, met links naar andere relevante websites. Om cliënten breed te informeren werkt het kantoor daarnaast aan e-guides, waarin antwoorden op door cliënten veelgestelde vragen worden gebundeld. “Zo hebben we voor een grote hotelketen met vestigingen in twaalf landen antwoorden op allerlei arbeidsrechtelijke vragen gebundeld in een digitaal document.”
In aanvulling op eerder door CMS gemaakte podcasts is er nu ook de podcast ‘Employment and commercial aspects of Coronavirus (COVID-19)’, waarin arbeidsrechtdeskundigen hun kennis delen en advies geven.
Voordelen
Met cliënten wordt zoveel mogelijk gebeld, aldus Van Kranenburg. “We merken dat ze dat prettig vinden. Vaak hoor je aan iemands stem waar hij mee worstelt.”
Zo’n drie van Van Kranenburgs directe collega’s werken nog op kantoor, in gescheiden ruimtes. De rest werkt thuis. Persoonlijke ontmoetingen en evenementen zijn uitgesteld of vinden plaats per telefoon of videoconferentie. Met Teams van Microsoft gaat dat thuiswerken volgens haar erg goed. “Je belt in via je computer en kunt een op een maar bijvoorbeeld ook met de hele arbeidsrechtsectie telefonisch vergaderen. Daarbij zie je elkaar ook, en dat geeft toch een ander gevoel dan als je zonder beeld met elkaar belt. Via Teams kun je ook allerlei bestanden met elkaar delen en bewerken in een beveiligde werkomgeving.”
De gecreëerde oplossingen vergen flexibiliteit van iedereen, maar dat zijn advocaten volgens haar wel gewend. “Bovendien heeft deze manier van werken zoveel voordelen dat ik niet uitsluit dat we als deze bizarre tijden voorbij zijn er iets van zullen meenemen in onze dagelijkse praktijk.”
Toename
Ook bij Cees Advocaten (vestigingen in Den Haag, Delft en Naaldwijk) zijn de krachten gebundeld in een expertteam. “Omdat we merkten dat het aantal corona-gerelateerde vragen op het gebied van arbeidsrecht, aansprakelijkheids-, contracten- en ondernemingsrecht, financiering en zekerheden en publiekrecht in heel korte tijd enorm toenam, heeft een aantal advocaten uit deze disciplines de krachten gebundeld in een gespecialiseerd team”, zegt advocaat/partner Martin Buitelaar, die zich bezighoudt met contracten-, aansprakelijkheids-, verzekerings- en ondernemingsrecht.
Zijn collega arbeidsrechtsadvocaat Marie-Chantal van Oss zegt: “Veel cliënten vragen zich af of ze als werkgever verplicht zijn hun werknemers thuis te laten werken. Of welke maatregelen ze moeten nemen ten aanzien van hun uitzend- en oproepkrachten. Anderen vragen zich af of ze de met zzp’ers gesloten overeenkomsten kunnen beëindigen, of hun werknemers mogen vragen vakantiedagen op te nemen. Veel cliënten informeren of ze nog in aanmerking komen voor werktijdverkorting. Ze willen weten wat de Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud inhoudt. Sommige werkgevers geven aan dat ze denken dat ze het ook met een NOW niet gaan redden. Zo is in het Westland de marktsituatie voor bloemen- en planten dramatisch. De verwachtingen voor de komende weken zijn nog slechter. Zodra ze de energierekening krijgen, komen kwekers acuut in betalingsproblemen.”
Wankel
Buitelaars collega en mede-bestuurder John Dullaart is insolventie- en ondernemingsrechtadvocaat en maakt ook deel uit van het coronaspecialistenteam. “Kerngezonde bedrijven lopen het risico om te vallen. We krijgen veel vragen over de mogelijkheden van (nood)kredieten van overheid en banken en andere vormen van financiële ondersteuning, zoals het in te stellen noodfonds en het uitstellen van het betalen van belastingen. Ook komen al de eerste concrete vragen over reorganisatie via surseance of faillissement. Een bedrijf dat al wankel was, moet wegens annuleringen per direct besluiten te stoppen. Boekingen en orders worden geannuleerd. Klanten vragen of dat kan en of zij een vergoeding kunnen vragen. Veel vragen van cliënten zijn dus gerelateerd aan het sterk verminderen of zelfs wegvallen van afzet, zoals gebondenheid aan contracten en gevolgen van verplichtingen die zijn aangegaan, om te bepalen welke strategie mogelijk is.”
Voldoende capaciteit
Het adviseren over de juridische gevolgen van de coronapandemie betekent extra werkdruk voor Buitelaar, Dullaart en hun collega’s, die allen thuiswerken. Ook stafmedewerkers werken voor zover mogelijk vanuit huis. Dullaart: “Onze (ict-)infrastructuur was hier al prima op ingesteld, zij het dat we voor het thuiswerken voor sommige stafleden wel wat extra voorzieningen hebben getroffen.” Besprekingen, ook intern, vinden vooral telefonisch plaats of via video-conference.
Cliënten en relaties laten ze zo min mogelijk naar kantoor komen en zelf gaan ze ook heel beperkt bij hen langs. “Zo geven we gehoor aan de indringende oproep van de regering tot social distancing. Overleg en management kosten wel meer tijd. Binnen onze eigen organisatie zijn er uiteraard ook vragen over de coronacrisis en een aantal van ons moet de zorg thuis met werk combineren. Maar externe deskundigen inschakelen voor ondersteuning is niet nodig, we hebben voldoende capaciteit om het extra werk zelf uit te voeren.”
