Het is zondagochtend. Volgens het nieuws wacht ons vandaag een ‘historisch tropische dag’. Als Piet Paulusma en zijn collega’s het bij het rechte eind hebben, dan zal het kwik vandaag tot boven de dertig graden stijgen. Hiermee is de eerste tropische dag van 2019 een feit. Deze zomerse temperaturen bieden mij een voorproefje op mijn geplande vakantie naar het tropische Suriname. Maar voordat ik op mijn lauweren kan gaan rusten in dit doorgaans zonovergoten land ga ik nog een aantal hectische weken tegemoet.
Een belangrijk onderdeel van met een gerust hart op vakantie gaan, is het organiseren van een goede zaakwaarneming. In mijn stageperiode heb ik deze exercitie al een aantal keer meegemaakt. Op het eerste oog lijkt het in goede banen leiden van je zaakwaarneming appeltje eitje. De ervaring leert echter dat je goed beslagen ten ijs moet komen, wil je ongestoord op je strandbedje kunnen vertoeven zonder dat je belaagd wordt met dringende e-mails van cliënten of collega’s. Hoe zorg je er nu voor dat je dit kan voorkomen? Of met andere woorden: Hoe ga jij zen naar de zon?
Een kernaspect bij het organiseren van een gedegen zaakwaarneming is geordend te werk gaan. Als advocaat heb je vaak tal van dossiers onder je hoede. Van al die dossiers moet voor jouw zaakwaarnemer duidelijk zijn wat de status is van het dossier, of er in jouw vakantie werkzaamheden moeten worden verricht en welke afspraken er zijn gemaakt met een cliënt. Het maken van een duidelijk en helder overzicht van de dossiers kan hierbij goed van pas komen.
Een ander cruciaal aspect is de communicatie tussen jou, de zaakwaarnemer en je cliënten. Het moet voor de zaakwaarnemer en de cliënten zonneklaar zijn wat zij in jouw vakantieperiode kunnen verwachten. Zo is het voor de zaakwaarnemer belangrijk om te weten welke werkzaamheden hij of zij voor jou zal moeten verrichten tijdens de vakantie. Dit laatste pak ik zelf anders aan. Als fervent controlefanaat zorg ik juist dat mijn zaakwaarnemer zo min mogelijk werkzaamheden hoeft te verrichten en hij of zij enkel de dossiers dient waar te nemen. Volgens mij is hier geen goede of foute manier in te onderscheiden. Voorop blijft staan dat je duidelijk en helder communiceert over wat jij van de zaakwaarnemer verlangt.
Tot slot is de vraag hoe de welverdiende vakantie gecommuniceerd wordt aan cliënten. De één kiest ervoor om aan te geven dat hij of zij regelmatig zijn of haar e-mails checkt, terwijl de ander zijn of haar mobiel niet eens aanraakt tijdens de vakantie en dit dus ook zo communiceert. Ook hier speelt persoonlijke voorkeur een rol. Ik vind het zelf prettig om éénmaal per dag op vakantie mijn werkmail te checken zodat ik ongeveer weet wat er speelt. Dit geeft mij juist rust. Voor andere mensen kan deze manier wellicht juist meer onrust veroorzaken.
Kort samengevat kunnen we uit voornoemd verhaal een aantal tips destilleren. Namelijk, zorg dat je een overzichtelijk bestand hebt waarbij per dossier de status en actiepunten zijn opgesomd. Zorg tevens voor een kristalheldere communicatie naar de zaakwaarnemer en naar de cliënten. Tot slot, niet geheel onbelangrijk, begin ruim van tevoren met het organiseren van je zaakwaarneming.
De aankomende hectische weken kunnen mij op dit moment niet deren. Dat de zon in eigen land aanwezig is, is voor mij vast een herinnering om te zorgen dat ik zen naar de zon toe kan gaan. “Ladies and gentlemen fasten your seatbelts and get ready for take-off.”
