Documentbeheer is altijd al belangrijk geweest voor advocatenkantoren, maar er is vaak weinig aandacht voor e-mailbeheer. Advocaten sturen elke dag tientallen e-mails naar collega’s en cliënten, dus efficiënt e-mailbeheer is essentieel. Als u geen gestructureerde methode hebt om uw e-mail af te handelen, verspilt u kostbare tijd.
Daarom is gestroomlijnd e-mailbeheer cruciaal voor advocaten. Lees op welke 3 manieren u tijd kunt besparen door uw e-mail efficiënt af te afhandelen.
1. Verstuur e-mails direct vanuit uw praktijkmanagementsoftware
Veel advocaten beheren hun dossiers in praktijkmanagementsoftware, maar gebruiken een e-mailprogramma zoals Outlook voor hun e-mails. Als u aan een dossier werkt en u wilt een e-mail versturen, moet u switchen tussen uw praktijkmanagementsysteem en uw e-mailprogramma. En dat kost tijd.
Als uw e-mail is geïntegreerd in uw praktijkmanagementsoftware, kunt u alles in één programma doen. Of nog beter als uw software is geïntegreerd met uw Outlook. U kunt bijvoorbeeld Outlook in Kleos als add-in gebruiken, zodat u direct vanuit Outlook e-mails kunt versturen en direct opslaan in het desbetreffende dossier. Tevens kunt u ook sjablonen en templates uit Kleos gebruiken in een nieuwe email aangevuld met relevante dossierinformatie.
2. Sla e-mails automatisch op in uw praktijkmanagementsysteem
Het kost tijd om dossierinformatie uit e-mails terug te vinden, te sorteren en te organiseren. E-mailprogramma’s bieden hier wel een paar tools voor, zoals mappen, regels en tags. Maar informatie terugvinden is niet gemakkelijk. Soms betekent het dat u door honderden e-mails moet bladeren en dat kost veel tijd. In het gunstigste geval hebt u uw e-mails in mappen bewaard op cliënt of dossier, maar dit moet u handmatig doen. Bovendien zijn uw e-mails dan niet geïntegreerd met uw praktijkmanagementsysteem, dat de rest van de dossierinformatie bevat.
Daarnaast zult u vaak met collega’s aan een dossier werken. U hebt waarschijnlijk allemaal e-mails uitgewisseld met de cliënt en die hebt u handmatig in mappen bewaard. Daardoor kan het voorkomen dat niet iedereen de meest recente mailwisselingen heeft gezien. Dit kan leiden tot inconsistenties. Uw team wordt niet in real time op de hoogte gehouden en niemand heeft een volledig overzicht van alle dossierinformatie.
U kunt tijd besparen met praktijkmanagementsoftware waar uw e-mailprogramma in is geïntegreerd, zodat u snel en eenvoudig e-mails in uw praktijkmanagementsysteem kunt opslaan, in de juiste dossiermap. De informatie wordt zo in real time bijgewerkt en iedereen die aan het dossier werkt is op de hoogte van de allerlaatste ontwikkelingen. Zo kunt u zeker zijn van consistent dossierbeheer binnen uw bedrijf. Met de Kleos plug-in voor Outlook kunt u bijvoorbeeld met 1 klik e-mails direct in de juiste dossiermap opslaan. Kleos geeft suggesties waar u uw e-mail (en bijlagen) het beste kunt opslaan. Zo weet u zeker dat al uw dossiermappen zijn bijgewerkt en kunt u e-mails veel eenvoudiger terugvinden!
3. Voeg taken toe aan e-mails
Meestal moet er actie worden ondernomen op een e-mail. Soms moet er een afspraak worden gemaakt met een cliënt, moet er een taak worden uitgevoerd of zijn er actiepunten. Als u al uw e-mails in uw e-mailprogramma bewaart, moet u steeds zelf bijhouden wat er nog met bepaalde e-mails moet gebeuren. Als u uw e-mailprogramma integreert in uw praktijkmanagementsoftware, kunt u, op het moment dat u een bestaande of nieuwe e-mail opslaat, een afspraak, taak of actiepunt aan de e-mail toevoegen. U kunt acties toevoegen aan e-mails om aan te geven wat er nog moet gebeuren, zodat u veel efficiënter aan uw dossiers kunt werken: u weet precies wat er nog met uw e-mail moet gebeuren en wanneer, en u mist nooit meer een deadline!
Dankzij de integratie met Outlook kunt u uw e-mail efficiënt beheren in Kleos. Probeer Kleos vandaag nog en ontdek het zelf!
