Eén van de meest besproken onderwerpen in de automatiseringsbranche vandaag de dag is Cloud Computing. Enig idee wat het is en wat u er als advocaat aan heeft?
Eigenlijk is het niets nieuws, gewoon een nieuwe naam voor iets wat al heel lang bestaat. Misschien zijn de meest bekende en meest gebruikte voorbeelden hiervan de online email diensten zoals Hotmail en Gmail. Bijna iedereen heeft er wel eens van gehoord en velen onder u zullen waarschijnlijk al een account hebben. Maar wat zijn de drie belangrijkste kenmerken van deze diensten en dus van Cloud Computing?
- De selfservice component: gebruikers kunnen zelf een account aanmaken en dit account beheren. Er komt dus geen leverancier bij kijken die de zaken voor u regelt.
- De locatie van uw data: enig idee waar uw emails precies zijn opgeslagen als u gebruik maakt van Hotmail of Gmail? Ik ook niet.
- De prijs: u betaalt slechts voor wat u gebruikt. Een goed voorbeeld hiervan is Dropbox, een online data opslagdienst, met andere woorden een soort externe harde schijf op het internet. Ook hier maakt u zelf een account aan en weet u niet precies waar de data is opgeslagen. Gebruikt u maar weinig opslagruimte, dan is het gratis. Alleen als u meer gaat gebruiken, gaat de prijs voor deze dienst omhoog.
De laatste tijd komen er steeds meer Cloud Computing diensten op de markt. Dit zijn niet alleen algemene diensten zoals email en opslag, maar ook branche specifieke oplossingen. Inderdaad, ook voor de advocatuur. Maar ik hoor u al denken: “hoe zit het dan met de beveiliging van mijn gegevens?” Uiteraard is het ook heel belangrijk voor advocaten dat ze weten waar hun data precies staat.
Security en locatie
Het meest genoemde bezwaar van Cloud Computing is de beveiliging van data. Vaak is men van mening dat het allemaal wel goed geregeld is in de klassieke situatie, namelijk een server op kantoor. Maar hoe zit het met de back-ups van uw gegevens, bent u daar echt consequent in? Neemt u de back-up tapes mee naar een locatie buiten kantoor? En wat is de impact van inbraak en diefstal van uw servers? Wat als er brand uitbreekt? Hoe lang kan u dan niet werken?
Eigenlijk is uw data veel veiliger in een professioneel data center. Daar worden regelmatig back-ups gemaakt. De fysieke beveiliging is daar op-en-top. En als er een systeem uitvalt, zal niemand het merken want alles is daar namelijk tenminste dubbel uitgevoerd.
Als uw gehele IT omgeving in een data center staat en er gebeurt iets naars op kantoor (zoals bijvoorbeeld brand of inbraak), dan bent u er in ieder geval zeker van dat al uw belangrijke bedrijfsinformatie veilig is. Doorwerken is geen probleem, alles wat u nodig heeft om verder te werken zijn een PC en een internet verbinding.
In tegenstelling tot de grote leveranciers van Cloud Computing, zijn er in Nederland veel aanbieders van lokale Cloud diensten. U weet dus precies waar uw data staat en kan dat ook duidelijk maken aan uw cliënten.
Advocatuur
Kortom, Cloud Computing biedt ook u, als advocaat, vele voordelen. Uw data is veilig en wordt professioneel beheerd en u betaalt slechts voor wat u gebruikt, dus geen investeringen meer in dure IT hardware en software.
Vele advocatenkantoren in het buitenland betrekken al hun IT diensten uit de Cloud. Een goed voorbeeld hiervan is het Engelse kantoor Thomson Snell & Passmore (200 werknemers). Op dit moment zijn zij bezig met de migratie van hun hele IT infrastructuur naar de Cloud. Op 30 maart komt IT directeur David Bennet naar Nederland om zijn ervaringen te delen over deze transitie. Hij gaat ook in op de achtergrond van deze beslissing en de impact die het heeft op de dagelijkse praktijk.
