Of u nu zelfstandig werkt of partner bent bij een advocatenkantoor, het is belangrijk uw tijd te besteden aan de meest waardevolle taken. Het juist verdelen en delegeren van taken is hier een belangrijk onderdeel van. Zo maakt u beter gebruik van uw personeel omdat u de juiste hoeveelheid tijd, expertise en vaardigheden investeert in de activiteiten van uw bedrijf. En u maakt uw bedrijf efficiënter, waardoor het meer winst maakt en beter kan concurreren op de markt. Dankzij een paar eenvoudige, maar krachtige metrics kunt u analyseren welke taken u beter kunt outsourcen of delegeren aan assistenten of junior advocaten die lagere uurtarieven hanteren. Zo hebben senior advocaten meer tijd om zich te concentreren op taken waar hun expertise en ervaring echt voor nodig is.
Als werk niet aan de juiste medewerkers wordt gedelegeerd, kan dit een negatief effect hebben op de winst van het bedrijf. Dit komt doordat diensten duurder worden als bepaalde taken, zoals administratief werk of werk waarvoor minder ervaring en expertise nodig is, worden uitgevoerd door de senior medewerkers in plaats van door junior medewerkers. Deze hogere kosten kunnen ook van invloed zijn op de concurrentiepositie van uw bedrijf.
Door taken die aan medewerkers worden toegekend opnieuw in te delen en te reorganiseren kunt u de winstgevendheid en de concurrentiepositie van uw bedrijf verbeteren. Met de volgende drie metrics kunt u analyseren hoe effectief u uw medewerkers inzet, zodat u taken kunt delegeren en u uw advocatenkantoor efficiënter en productiever kunt maken.
1. Gemiddeld declaratiebedrag
U moet een duidelijk beeld hebben van de productiviteit van uw bedrijf. Door het gemiddelde declaratiebedrag te volgen, kunt u trends herkennen en wordt u gewaarschuwd bij mogelijke productiviteit problemen wanneer waarden buiten het bereik vallen.
Het gemiddelde declaratiebedrag kan per cliënt of per dossier worden berekend:
- per cliënt: de gedeclareerde omzet van het jaar gedeeld door het aantal gefactureerde cliënten gedurende dat jaar.
- per dossier: de gedeclareerde omzet van het jaar gedeeld door het aantal dossiers gedurende dat jaar.
2. Gemiddeld aantal advocaten per cliënt
Dit is de verhouding van het gemiddelde aantal individuele advocaten die inkomsten genereren van cliënten. Als het gemiddelde aantal advocaten per cliënt verandert, kan dit wijzen op een inefficiënte manier van werken. Met de getallen die u op basis van deze metrics krijgt, kunt u maatregelen nemen om advocaten beter toe te wijzen aan uw cliënten en/of uw cliëntenportfolio uit te breiden zodat u efficiënter kunt werken binnen uw bedrijf.
3. Benuttingsgraad
De benuttingsgraad wordt bepaald door het aantal declarabele uren voor elke FTE in een bepaalde week te delen door het aantal niet-declarabele uren. Een voorbeeld: als een advocaat 80 uur moet werken voor 20 declarabele uren, dan is de benuttingsgraad 25%. Een analyse van de benuttingsgraad kan advocaten helpen het aantal declarabele uren hoog te houden en het aantal niet-declarabele uren te verminderen door meer te delegeren aan administratieve medewerkers.
Door deze metrics bij te houden, kunt u bepalen hoe efficiënt uw advocatenkantoor is en ervoor zorgen dat u productiever gaat werken. De cijfers op basis van deze metrics bieden u inzicht in de bijdrage van elke medewerker voor elke cliënt/elk dossier binnen uw advocatenkantoor, waardoor u taken beter kunt organiseren voor optimale resultaten.
Naast deze metrics waarmee u uw tijd beter kunt indelen, biedt de software ook andere belangrijke metrics die u kunt bijhouden om de strategische doelstellingen van uw bedrijf te behalen. Met de nieuw toegevoegde management rapportages binnen Kleos helpen wij u om de groeidoelstellingen van uw kantoor te behalen.
