Bewijsbeslag anno 2025 en de hedendaagse uitdagingen

Het leggen van bewijsbeslag heeft door de jaren heen een stevige ontwikkeling doorgemaakt. Hiermee doel ik niet enkel op het aantal te leggen bewijsbeslagen, maar ook de wijze waarop het beslag moet worden gelegd en de uitdagingen waar je als gerechtsdeurwaarder tegenaan loopt gedurende het gehele proces. Dit proces bestaat doorgaans uit:

1. het meedenken/schrijven aan het verzoekschrift tot verkrijgen van verlof tot het leggen van bewijsbeslag,
2. het feitelijk uitvoeren van het beslag, en
3. het filteren nadat verlof tot inzage is verkregen.

In dit artikel zal worden geprobeerd de praktische en uitvoerende kant van het beslag te omschrijven, vanuit de ogen van de gerechtsdeurwaarder.

Het merendeel van de gelegde bewijsbeslagen ziet tegenwoordig op digitale gegevens. Beslag op fysieke documenten of zaken gebeurt enkel nog sporadisch. Een misverstand dat nog wel eens ontstaat is dat er (ook) beslag wordt gelegd op de gegevensdragers zelf. Dat is niet het geval: de gegevensdragers zijn slechts de houders van de gegevens waarop het beslag betrekking heeft. Het beslag ziet dan ook formeel op de inhoud van de gegevensdragers – een nuance die het bewijsbeslag een vak apart maakt.

De volgende vraag die dan naar voren komt is: op wat voor gegevens kan het bewijsbeslag dan worden gelegd? Dit is zo divers als de type zaak waarin het beslag moet worden gelegd. Veelvoorkomend is beslag op e-mail, communicatieplatforms als Whatsapp, Signal, Telegram, maar ook berichtendiensten via sociale media. Het aantal in beslag te nemen gegevensbronnen is met de jaren dan ook exponentieel toegenomen. Dit heeft tot gevolg dat ook de hoeveelheid gegevens waar ieder van ons dagelijks mee rondloopt exponentieel is toegenomen. Om een voorbeeld te geven kan een ‘gewone’ iPhone of Samsung telefoon al ruimte bieden tot wel 1 terabyte aan opslagruimte. Met deze enorme toename aan hoeveelheid gegevens is het maken van een selectie ter plaatse niet langer praktisch haalbaar. Ieder verzoekschrift en verlof is weer een uitdaging hoe dit probleem het beste te tackelen waarbij het goed is om op te merken dat verschillende rechtbanken ook verschillende werkwijzen hanteren.

Meelezen met het verzoekschrift

Een nieuw bewijsbeslag begint in de praktijk vaak met een e-mail binnen komt van de opdrachtgever met het verzoek om mee te lezen met het concept verzoekschrift. Het is op dat moment al grotendeel opgesteld. Als gerechtsdeurwaarder richten wij ons vooral op de (praktische) uitvoerbaarheid van het gevraagde beslag en op de vraag welke aanpassingen of aanvullingen noodzakelijk zijn om de uitvoering zo efficiënt als mogelijk te laten verlopen. Daarnaast pogen wij mee te denken omtrent de afbakening van de in beslag te nemen gegevens. Gedacht moet worden aan het gebruik van zoektermen i.p.v. termen als “relevante gegevens omtrent (….)”, maar ook binnen welke tijdsperiode vallen de relevante gegevens vermoedelijk en op welke gegevensdragers kan deze informatie worden gevonden. Ten slotte is van belang te kijken naar de locatie waar het beslag moet worden gelegd. Een beslaglegging in een woonhuis brengt immers andere juridische en praktische complicaties met zich mee dan een beslag bij een onderneming. Deze context bepaalt mede de wijze waarop het verlof wordt gevraagd en het beslag uiteindelijk wordt uitgevoerd.

Wijze van beslaglegging

De wijze waarop het beslag mag worden gelegd, is de afgelopen jaren een steeds belangrijkere factor geworden in de uitvoering ervan. Dit heeft alles te maken met de enorme hoeveelheid data die personen en bedrijven tegenwoordig tot hun beschikking hebben. Zoals hierboven al geschetst, beschikken particuliere personen al 500GB tot 1TB aan gegevens, opgeslagen op bijvoorbeeld hun telefoon, laptop of in de cloud. Bij ondernemingen kan deze hoeveelheid nog vele malen groter zijn. De beslagsyllabus vermeld: “Het is mogelijk ter plaatse de gegevens te selecteren die daar onder vallen, maar soms is dat een langdurig proces.” Het op locatie selecteren van de in beslag te nemen gegevens is naar onze ervaringen echter nog zelden mogelijk en enkel haalbaar indien men op zoek is naar enkele zeer specifieke documenten of bestanden.

Veel gebruikelijker is dat er op locatie zoveel data aanwezig is dat moet worden teruggevallen op het maken van kopieën van de aanwezige gegevensdragers. De beslagsyllabus bied hier enkele opties voor, welke helaas niet volledig aansluiten bij de huidige digitale realiteit. De meest eenvoudige werkwijze is om de kopieën met toestemming van de wederpartij te maken. Deze toestemming wordt echter niet altijd verkregen. Dit is waar de beslagsyllabus enkele bepalingen die in het licht van de hedendaagse datavolumes als onpraktisch en verouderd kunnen worden beschouwd.

De beslagene geeft deze toestemming niet. Reeds in de beschikking waarbij verlof wordt verleend geeft de voorzieningenrechter (op verzoek) op voorhand verlof om, voor het geval de deurwaarder van mening is dat de selectie ter plaatse praktisch niet uitvoerbaar is:

– een integrale kopie te maken. Deze integrale kopie blijft op het terrein/binnen het bedrijf van de beslagene, en dient daar te worden bewaard in een door de deurwaarder af te sluiten ruimte (bijvoorbeeld een afsluitbare kast of in een – eventueel door hem mee te brengen- kluis) of in verzegelde vorm.

Voornoemde werkwijze brengt in de praktijk verschillende complicaties met zich mee. De meest voor de hand liggende vraag die ontstaat is waar de gegevens dan worden bewaard. Niet alle locaties – denk bijvoorbeeld aan een woonhuis – lenen zich voor een dergelijke opslag. Daarnaast speelt een reëel risico op verduistering van de gegevens. Een verzegeling door de deurwaarder bied daarop ook geen garanties. Wat als er gedurende de bewaarperiode op de locatie wordt ‘ingebroken’. Bovendien vereist deze methode dat een eventuele selectie dus ook op locatie moet worden gemaakt. Tevens om vele ICT-technische redenen is dit niet wenselijk nu de locatie (doorgaans) niet is ingericht om dit veilig, efficiënt en zorgvuldig te doen.

De tweede optie is enigszins beter, maar geenszins een volledig goede oplossing:

een kopie te maken van een eerste selectie van de onder het beslag vallende gegevens of zaken en deze kopie mee te nemen naar het kantoor van de deurwaarder/IT-specialist. Definitieve selectie van daadwerkelijk in beslag te nemen bescheiden wordt vervolgens ten kantore van de deurwaarder of de IT-specialist (onder toezicht van de deurwaarder) gemaakt.

(…)

De selectie zelf zal hoogstens 5 werkdagen duren, waarna de meegenomen kopie aan de gerekwestreerde/beslagene wordt geretourneerd.

Het maken van een kopie van een eerste selectie is een verbetering ten opzichte van de eerste optie, maar geenszins zaligmakend. Een eerste selectie maken op locatie is lang niet altijd mogelijk. Of dit mogelijk is kan pas echter op de beslaglocatie worden vastgesteld, omdat dit afhankelijk is van de door de wederpartij gebruikte e-maildienste, infrastructuur en gegevensdragers. Sommige e-mailomgevingen en/of berichtendiensten lenen zich enkel voor het laten maken van een volledige kopie. Het op locatie moeten maken van een eerste selectie werkt dan ook enkel haastige beslissingen in de hand i.p.v. een gedegen, nauwkeurig en gedocumenteerd proces. Iedere zaak kent zijn eigen kenmerken; één universele werkwijze vastleggen lijkt dan ook niet reëel.

Dat dit wel is gepoogd kan worden vastgesteld aan de termijn van 5 werkdagen voor het maken van de selectie. In de praktijk is die termijn geregeld niet werkbaar. Bij sommige bewijsbeslagen is immer sprake van honderden gigabytes en soms diverse terabytes aan data. Dergelijke volumes data kunnen honderdduizenden, zo niet miljoenen, pagina’s aan informatie bevatten. Een termijn van 5 werkdagen is voor het doorlopen van een dergelijke hoeveelheid informatie dan ook simpelweg onrealistisch.

Veelal adviseren wij – en geregeld gaan rechtbanken hier ook in mee – om een tussenweg te kiezen. Die tussenweg houdt in dat in het verzoekschrift wordt opgenomen dat de gerechtsdeurwaarder op de beslaglocatie bepaalt of er dient te worden overgegaan tot het maken van een forensische kopie, of dat er een eerste selectie op locatie kan worden gemaakt. De gerechtsdeurwaarder dient zich te allen tijden als onafhankelijke partij op te stellen. Hij is daarbij ook de persoon die op locatie voor het eerst kan vaststellen onder welke omstandigheden het beslag moet worden gelegd. Wij zien de gerechtsdeurwaarder dan ook als de aangewezen persoon om deze beslissing te kunnen maken; van de rechters kan immer ook niet worden verwacht dat zij een glazen bol hebben.

De forensische kopie of eerste selectie wordt vervolgend altijd naar het kantoor van de bewaarder meegenomen. Net als voor de gerechtsdeurwaarder geld voor de bewaarder een geheimhoudingsplicht waardoor de verzoeker op geen enkele wijze kennis kan nemen van de in beslag genomen gegevens. Gegevens die (mogelijk) buiten de reikwijdte van dit verlof vallen worden zodoende op geen enkele wijze met één der partijen gedeeld, waardoor bij het maken en bewaren van deze forensische kopie geen nadelen worden ondervonden door de wederpartij.

Het is naar onze mening een denkfout om te veronderstellen dat het belastende of ingrijpende karakter van bewijsbeslag is gelegen in de omvang van de gegevens die in beslag worden genomen. Het enkele feit dat (mogelijk) meer gegevens in beslag worden genomen, dan waar de beslaglegger uiteindelijk een recht op inzage zou hebben, maakt het beslag namelijk niet disproportioneel of onrechtmatig. De bescheiden worden immers slechts veiliggesteld door daar kopieën; zij worden op dat moment door niemand ingezien. De discussie óf en in hoeverre de beslaglegger vervolgens inzage mag krijgen in (een deel van) de inbeslaggenomen bescheiden, komt pas aan de orde in de hoofdzaak. Idealiter dient een selectie naar onze mening dan ook pas plaats te vinden na de te voeren inzageprocedure. Niet alleen voorkomt dit de mogelijke vernietiging van relevant bewijsmateriaal, voor de situatie waarin het uiteindelijke vonnis breder uit valt dan het verlof, ook scheelt deze werkwijze aanzienlijk in de kosten doordat er geen dubbel werk hoeft te worden uitgevoerd. Ook bij een eventuele schikking worden er met deze werkwijze onnodige inspanningen en kosten voorkomen.

Niet enkel voorkomt deze werkwijze dat bewijsmateriaal abusievelijk niet wordt meegenomen ook voorkomt het dat wij als gerechtsdeurwaarder alle gegevens handmatig moeten doorlopen. Een technische selectie op het kantoor van de ICT-expert zorgt er voor dat een groot deel van de beslagen data nooit wordt ingezien. Dit waarborgt niet alleen de privacy van de beslagene, maar versterkt ook de objectiviteit en zorgvuldigheid van het proces.

Medewerking op locatie

Voor de uitvoering van zijn werkzaamheden beschikt de gerechtsdeurwaarder over de bevoegdheden overeenkomstig art. 444 Rv. Om het beslag zoveel mogelijk zeker te stellen heeft de gerechtsdeurwaarder de mogelijkheid om de assistentie van een Hulpofficier van Justitie (HOVJ) te verzoeken. De HOVJ kan, bij weigering van de beslagene, plaatsvervangende toestemming verlenen het pand te betreden desnoods met de hulp van een slotenmaker.

Bij een bewijsbeslag is de combinatie van HOVJ en slotenmaker echter geen garantie voor succes. Het binnen treden van het pand zorgt natuurlijk niet automatisch toegang tot de gegevensdragers. Voor het openen van telefoons, computers en andere gegevensdragers zal de beslagene de deurwaarder moeten voorzien van de benodigde wachtwoorden. Het is dan ook van belang de voorzieningenrechter te verzoeken de beslagene te bevelen om de benodigde wachtwoorden te verstrekken op straffe van een dwangsom. De beslagsyllabus zegt hierover het volgende:

“Het verdient aanbeveling om in de verlofbeschikking op te nemen dat de deurwaarder, op het moment dat hij meent dat de beslagene geen of onvoldoende medewerking verleent, concreet aan de beslagene meedeelt welke medewerking (welk doen of welk nalaten) hij van de beslagene verwacht binnen welk tijdsbestek (een redelijke termijn).”.

Het verdient aanbeveling om zelf een gedegen voorstel te doen hoe men wenst dat de dwangsom zal worden toegepast op de beslaglocatie. Gezien het reële risico op verduistering van bewijsmateriaal ligt het voor de hand om een dwangsom ineens te laten verbeuren met een verhogende dwangsom per tijdsbestek in de benodigde medewerking uit blijft. In lijn met het recente arrest van het gerechtshof Amsterdam van 19 augustus 2025[1] is het vervolgens aan de gerechtsdeurwaarder om op locatie duidelijk te communiceren wat er van de beslagene wordt verwacht en wanneer de dwangsommen verbeuren bij gebrek aan deze handelingen. Een soms voorkomende ‘onhandige’ bepaling in het verlof is “bepaalt dat gerekwestreerde een dwangsom verbeurt indien hij /zij niet voldoet aan deze medewerkingsplicht en er twee uur zijn verstreken na een verzoek van de deurwaarder daartoe….”. Dit kan in de praktijk met zich meebrengen dat de deurwaarder en de ICT-expert 2 uur op hun handen zitten alvorens verder te kunnen met hun werkzaamheden. Tevens heeft de beslagene gedurende deze periode de mogelijkheid om informatie te verduisteren.

Een alternatief hierop is dat opdrachtgevers een bevel laten opnemen in de beschikking waarin de beslagene wordt bevolen om vanaf het moment van betekening van de beschikking geen gegevens te verwijderen. Met dit alternatief blijf je echter wel afhankelijk van de ‘goodwill’ van de beslagene.

Locatie van beslag

Een laatste belangrijke variabele betreft de locatie van het te leggen bewijsbeslag. Zoals men zal begrijpen, vereist een beslag bij een woonhuis een andere benadering dan een beslag bij een kantoorpand Dat verschil ligt niet enkel in het respecteren van de privésfeer van eventuele huisgenoten, maar ook in de planning en timing van de beslaglegging.. Je hebt doorgaans maar één kans om het beslag als een verrassing te laten komen, zeker in een tijd waar veel woningen en bedrijfspanden zijn voorzien van camera’s of slimme deurbellen. Indien bekend is dat iemand doorgaans vroeg van huis vertrekt om naar zijn werk te gaan kan het noodzakelijk zijn om toestemming te vragen om het beslag voor 07:00 uur in de ochtend te mogen leggen. Het is dan ook raadzaam om te overwegen of er moet worden gevraagd om het beslag op alle dagen en uren te mogen leggen, zodat ook voor 07:00 uur beslag mag worden gelegd. Bij kantoorpanden is hiervoor doorgaans geen noodzakelijkheid nu een beslag aldaar normaliter altijd onder kantoortijden zal plaatsvinden, wanneer de meeste mensen aanwezig zijn.

Verlof is verkregen en het beslag gaat worden gelegd

Onderzoek naar adres

Alvorens het beslag te leggen treden wij in overleg met de politie om te bepalen of en wanneer er een hulp officier van justitie beschikbaar is om bijstand te verlenen. Niet alleen omdat wij hiermee de mogelijkheid krijgen om een slotenmaker in te schakelen mocht de deur dicht gegooid worden, maar ook blijkt uit de praktijk dat alle deuren net even sneller open gaan en medewerking net wat makkelijker/sneller wordt verleend.

Bij natuurlijke personen wordt idealiter op voorhand onderzoek gedaan wanneer iemand van huis vertrekt of juist op welke dagen iemand thuis werkt. Dit om de kans zo groot mogelijk te maken de wederpartij in persoon te treffen. Bij een bedrijfslocatie is dit minder van belang nu hier doorgaans gedurende kantooruren vrijwel altijd medewerkers aanwezig zijn.

Leggen van het beslag

Bij aankomst op de beslaglocatie zal het verkregen verlof direct aan de beslagen worden betekend, met daarin het bevel tot medewerking zoals opgenomen in de beschikking. Tegelijkertijd zal tevens formeel worden meegedeeld dat – indien de wederpartij niet meewerkt – zij een dwangsom kan verbeuren. De start van het beslag is altijd een hectisch moment en is zeer bepalend voor de sfeer en de wijze waarop de rest van de dag zal verlopen. Als deurwaarder ben je op dat moment vooral bezig met het bewaken van het proces; je ziet toe op de correcte uitvoering, de naleving van het verlof en de communicatie met alle betrokken partijen.

Tegelijkertijd is het van belang de beslagene zo duidelijk en rustig mogelijk te informeren omtrent de grenzen van het verlof en wat er van hem wordt verwacht gedurende het beslag. In deze beginfase vindt tevens de inventarisatie van aanwezige gegevensdragers plaats. Wanneer het beslag gelegd bij een bedrijf, reedt de ICT-specialist op dat moment in overleg met de contactpersoon van het bedrijf om vast te stellen met welke systemen het bedrijf werkt. Vaak is dit ook het moment waarop, indien beschikbaar, de advocaat van de beslagene aan de telefoon komt. Een medewerker op kantoor zit klaar om het verlof per e-mail door te sturen.

Wanneer de gegevensdragers zijn geïdentificeerd, worden deze – afhankelijk van de beschikking – in zijn geheel of gedeeltelijk worden gekopieerd. Indien van toepassing kan het ook zo zijn dat op dit moment slechts individuele bestanden worden gezocht en gekopieerd. Hiervoor is een ICT-expert ingeschakeld die ons bijstaat om het technische aspect van het beslag op zich te nemen. Mocht het maken van een kopie ter plaatse niet lukken dan zal de gegevensdrager worden meegenomen naar het kantoor van de bewaarder, teneinde daar een kopie te maken. Wanneer dit is gedaan zal de gegevensdrager weer worden geretourneerd. Idealiter worden de kopieën echter allemaal op het adres gemaakt zodat dit niet noodzakelijk is. Nadat dit is gelukt verlaten wij samen met de ICT-experts weer het adres. De ICT-experts die tevens als bewaarder op treden nemen de beslagen gegevens mee de kluis in, idealiter totdat de inzageprocedure heeft plaatsgevonden.

Eenmaal terug op kantoor zal de deurwaarder een proces-verbaal van de beslaglegging uitwerken. Hierin mag hij niets vermelden omtrent de inhoud van de beslagen gegevens. Doe hij dit wel dan zal dit proces-verbaal niet naar zijn opdrachtgever kunnen worden gezonden en zal hij een ‘verkorte’ versie hier van moeten maken om naar zijn opdrachtgever te sturen. In het proces-verbaal zal de deurwaarder het proces beschrijven waarop het beslag op locatie heeft verlopen. Mocht de beslagene op locatie niet mee willen werken dan dient de deurwaarder tevens zijn uitdrukkelijke sommatie tot medewerking te vermelden in dit proces-verbaal alsmede of het noodzakelijk was tot een eventuele aanzegging van de dwangsom.

Het proces-verbaal dient niet alleen als verslag voor de opdrachtgever en de beslagene, maar ook als objectieve weergave voor de rechter. Daarmee vormt het een essentieel document om de gang van zaken tijdens het beslag inzichtelijk te maken.

Filteren van de data na verkrijging inzage

In de procedure die volgt op het bewijsbeslag beslist de rechtbank of de verzoekende partij inzage mag krijgen in de beslagen gegevens. Wanneer de rechter tot inzage besluit, betreft dit vaak  een beperkte inzage. Er zal dan een zogenoemde ‘selectie’ van de beslagen gegevens moeten plaatsvinden. De parameters voor deze selectie worden door de rechter vastgesteld in het vonnis. De doorlooptijd voor het maken van een dergelijke selectie loopt zeer uiteen. Dit hangt voornamelijk af met de gewezen parameters en de hoeveelheid handmatig werk die de gerechtsdeurwaarder deurwaarder en ICT-expert moeten verrichten. In sommigen gevallen kan de selectie grotendeels digitaal worden gemaakt aan de hand van zoektermen, terwijl andere kwesties vragen om het individueel toetsen van documenten aan de hand van het vonnis.

Nadat dit is gedaan dient er nog een laatste controle te worden gedaan of er in de correspondentie geen geprivilegieerde informatie zit. Denkt u hierbij aan e-mailverkeer tussen de beslagene en haar advocaat. Deze e-mails dienen vervolgens nog uit de selectie te worden gehaald. Een belangrijk discussie punt in deze fase van het traject betreft de vraag wanneer een e-mail als geprivilegieerde moet worden beschouwd. Is dit nog altijd het geval als de advocaat van de wederpartij enkel in de cc staat in mailverkeer tussen twee zakenpartners of collega’s. Een ander voorbeeld hiervan is een Whats-App groep waarin de advocaat weliswaar is opgenomen, maar niet (altijd) actief deelneemt aan het gesprek. In dergelijke gevallen is niet altijd duidelijk of het berichtverkeer onder het advocaat-cliëntprivilege valt, en wie bevoegd is om dat oordeel te vellen.

In inzagevonnissen waarin tevens toestemming is verleend tot het verkrijgen van inzage in gegevens “welke relevant zijn tot (…)” zal tevens ruimte voor discussie ontstaan. Wie bepaalt wat relevant is?

Daarnaast zijn er nog enkele meer technische vraagstukken. Zo kan men zich afvragen of een e-mailketen onder de reikwijdte van het verlof valt zodra één van de e-mails binnen de tijdlijn van het vonnis valt. En wat te doen als in de bijlage in de e-mail een screenshot zit van een mailtje buiten deze tijdlijn? Al deze voorbeelden zorgen er voor dat het maken van een selectie niet altijd een eenvoudige opgave is. Het maken van een selectie is vaak geen zuiver technische, maar ook een juridisch-inhoudelijke discussie.

Teneinde ook in dit deel van het proces nog hoor en wederhoor te laten plaatsvinden heeft ons kantoor – in het kader van transparantie en zorgvuldigheid – ervoor gekozen de gemaakte selectie eerst ter kennis van de wederpartij te brengen. Afhankelijk van de hoeveelheid data krijgt de wederpartij gedurende een redelijke termijn de tijd om eventuele bezwaren aan te kaarten.

De gerechtsdeurwaarder zal eventuele bezwaren nogmaals beoordelen. Mocht de wederpartij het oneens blijven met de oordeel van de gerechtsdeurwaarder dan krijgt zij de mogelijkheid een executiegeschil te starten teneinde hier een rechter nog over te laten buigen. Mocht een dergelijk geschil niet worden gestart van zullen de gegevens worden afgegeven aan cliënt.

Afronding

Met de verankering van de mogelijkheid tot het leggen van bewijsbeslag in de nieuwe artikelen 205 t/m 207 Rv is het voor alle (civiele) rechtsgebieden toegankelijker dan ooit geworden om over te gaan tot het leggen van een bewijsbeslag. Ons kantoor ziet de laatste tijd dan ook veel nieuwe zaken binnen komen waarin exact dat wordt gevraagd. Met dit artikel hoop ik enig inzicht te hebben kunnen schetsen aan de praktische kant van het bewijsbeslag in de verschillende fases. Tegelijkertijd blijft het van belang te benadrukken dat geen enkel bewijsbeslag hetzelfde is. Op iedere locatie doen zich nieuwe omstandigheden voor – of het nu gaat om sociale, juridisch inhoudelijk of technische complicaties. Elk bewijsbeslag vraagt daarom om maatwerk, zorgvuldigheid en vakmanschap.

Dit artikel is afgesloten op 10 november 2025.

Mr. B. de Veer Gerechtsdeurwaarder bij Groot & Evers Gerechtsdeurwaarders