Groot nieuws in de advocatuur: over vier jaar moeten alle advocaten verplicht digitaal procederen. De noodzaak van een digitaal dossiersysteem op kantoor wordt dringend.
Het nieuws zoemt al langer rond, maar onlangs maakte minister Opstelten van Veiligheid en Justitie bekend dat over vier jaar alle advocaten verplicht digitaal moeten procederen. Sinds kort is ook een schema bekendgemaakt waarin digitaal procederen gefaseerd wordt ingevoerd. Per 1 oktober kunnen advocaten in faillissementszaken al procederen via digitale weg, voor wie dat vast wil uitproberen; vanaf maart 2015 wordt dat zelfs verplicht.
Het ministerie van Justitie en Veiligheid en de Orde van Advocaten maken zich in het project KEI sterk om de uitwisseling van papieren terug te dringen, en ze zetten er vaart achter. Rechters en officieren van justitie werken al langer met digitale strafdossiers, schrijft het ministerie, en ook voor advocaten is dat essentieel: die moeten natuurlijk dezelfde digitale documenten kunnen zien als Rechtspraak en OM.
Advocaten uit Den Haag en Midden-Nederland experimenteerden al met het advocatenportaal voor digitaal procederen en hebben volgens het ministerie positieve ervaringen. Zo werkt het: in een zogeheten ‘stelbrief’ aan de griffier of de officier van justitie verzoekt de advocaat om het digitale strafdossier van zijn cliënt. Dat dossier wordt klaargezet in het advocatenportaal. Vervolgens kan de advocaat met zijn advocatenpas en kaartlezer inloggen op het webportaal met de naam ‘Mijn Zaak’, een veilig systeem dat vergelijkbaar is met internetbankieren. Ook worden via dat portaal stukken ingediend, berichten van de rechter of de griffier uitgewisseld, zittingsdata gekozen en verhinderingen doorgegeven. Cliënten krijgen ook een, beperkte, toegang tot de zaakgegevens. Strafpleiters kunnen het dossier dan downloaden en uitprinten, maar bijvoorbeeld ook gewoon een tablet meenemen naar de zittingzaal.
Echt efficiënt gaat het worden als straks ook kantoorsoftware wordt gekoppeld aan het systeem van de Rechtspraak, wat op termijn zal gebeuren als digitaal procederen definitief is ingevoerd. Om dan niet verstrikt te raken in een web van verschillende programma’s en software, is een geheel geïntegreerd dossiersysteem zoals Meesterwerk van Ricoh een eenvoudige oplossing. In één geïntegreerd systeem komt de complete kantoordynamiek samen: zaakdetails, jurisprudentie, workflow, printen, scannen, document management en een gedigitaliseerd archief. De gedigitaliseerde informatie is bovendien op woordniveau doorzoekbaar: met één muisklik komt het gewenste document boven water, en via een beveiligde mobiele verbinding kan dat op elke locatie. Met de komst van digitaal procederen, wordt geïntegreerd werken onontbeerlijk: maakt nú de overstap en begin te werken met digitale dossiers. ‘Mijn zaak’ wordt nu een zaak voor iedereen.
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op een digitaal dossierbeheer? Neem contact op met Paul Aantjes.
