Terwijl op het ministerie van Justitie geen haastige spoed wordt gemaakt met de overstap naar digitalisering, hoeft dat op kantoor een minder grote operatie te betekenen. Immers: digitaal dossierbeheer is al lang veel veiliger dan op papier.
Niet drie arrondissementen, maar één. Niet tien advocaten, maar twee. Om de pilot voor geheel digitaal procederen te testen, heeft De Rechtspraak binnen het programma KEI (Kwaliteit en Innovatie) slechts twéé asielrechtadvocaten uit Amsterdam uitgenodigd. De koepelorganisatie van de rechterlijke macht liet het Advocatenblad weten: “We waren onvoldoende klaar en daarom hebben we besloten een beperkte pilot op te zetten”, aldus een woordvoerder. “We gaan er nu heel voorzichtig mee aan de slag. Dit heeft als voordeel dat als we merken dat iets niet gaat, we dat eruit kunnen halen.” Op een later moment zal een uitgebreide pilot plaatsvinden, om klaar te zijn voor digitaal procederen dat in 2016 verplicht wordt.
De Orde van Advocaten heeft een dubbel gevoel en vindt een pilot met twee deelnemers te klein om zinvolle conclusies te kunnen trekken. Op termijn moet de pilot breder getest worden, dus duurt het allemaal wat langer. Maar toch: “Als het nodig is om de uitrol van KEI uit te stellen in het kader van zorgvuldigheid, kunnen wij dit slechts toejuichen”, zegt de Orde.
Tegelijk valt de digitaliseringstrein niet meer te stoppen en zijn tal van andere projecten intussen van start gegaan. Zo is intussen ook de pilot gestart voor strafrechtadvocaten: raadslieden in de arrondissementen Den Haag, Midden-Nederland, Gelderland en Overijssel beschikken drie maanden lang alleen nog digitaal over hun strafdossiers en downloaden die via het advocatenportaal.
Daarnaast lanceerde de Raad voor Rechtsbijstand onlangs een nieuwe echtscheidingspijler voor de site Rechtwijzer. Via dat platform konden rechtzoekenden al langer digitaal oplossingen vinden voor juridische problemen, maar nu kun je er ook een scheiding online regelen – hoewel de module nog in een testfase zit.
Pilots, testfases, proefperiodes… het is lastig geduld op te brengen als je zoals ik halsreikend uitkijkt naar de invoering van digitalisering in de rechtspraak. De vertrouwelijkheid binnen een juridische werkomgeving moet bij uitstek worden gewaarborgd, maar toch is het ook goed om te wijzen op de relatieve veiligheid van digitaal werken. Terwijl papieren aktes en dossiers hoegenaamd niet beveiligd zijn, kunnen digitale documenten juist versleuteld worden en bewaard in een afgeschermde omgeving.
Op kantoor kan in een digitaal dossiersysteem worden gewerkt met versleuteld e-mailverkeer en kunnen documenten alleen aan bevoegde gebruikers worden toegewezen. Bovendien genieten gebruikers voordelen van een volledig geïntegreerde kantoordynamiek: tijdrekenen, printen, scannen, documentmanagement en een digitaal archief komen samen in een en dezelfde software, zonder de chaos van verschillende bestanden uit verschillende programma’s. De digitale informatie is bovendien op woordniveau doorzoekbaar: met één muisklik komt het gewenste document boven water, en via een beveiligde mobiele verbinding kan dat op elke locatie.
We kunnen niet wachten – maar geduld is ook een schone zaak. Mocht de invoering van KEI nog langer duren, dan garandeert dat hopelijk een waterdicht digitaal systeem zonder onverwachte lekkages.
