Gaat er iets mis in een IT-project, dan is het onverstandig om direct de juridische wapens op te pakken. Of het nu gaat om een moeizame transitie binnen een IT-outsourcingsproject of onduidelijke productspecificaties bij een systeemontwikkelingsproject, het welslagen van een IT-project is zelden gebaat bij verharding van de verhoudingen.
Een succesvolle samenwerking vereist wederzijds vertrouwen, begrip voor elkaars positie en continue communicatie. Knelpunten moeten snel en efficiënt kunnen worden opgelost. Defensief gedrag en juridisering leiden vaak tot verslechtering van de samenwerking en kunnen uiteindelijk de kwaliteit van het eindproduct ondermijnen.
IT-conflicten en de rol van contracten
Toch zijn conflicten in de IT-sector eerder regel dan uitzondering. Hoe kan een IT-jurist met deze realiteit omgaan in de contracten die hij of zij opstelt of beoordeelt? Zwak conflictmanagement draagt bij aan chaos binnen IT-projecten, terwijl een goed opgesteld contract mechanismen kan bevatten die escalatie en dure juridische procedures voorkomen. Een belangrijk instrument hiervoor is de escalatieprocedure.
Escalatieprocedures als conflictmanagementtool
Een escalatieprocedure in een IT-contract is een essentieel onderdeel van professioneel risicobeheer. Het zorgt ervoor dat partijen weten welke stappen ze moeten volgen bij een conflict. Als een probleem niet op operationeel niveau wordt opgelost, kan het worden geëscaleerd naar een hoger beslissingsniveau, zoals een stuurgroep of topbestuurders. Dit voorkomt stagnatie en draagt bij aan snellere en effectievere conflictoplossing.
Topbestuurders kunnen door hun bredere blik en besluitvormingsmacht vaak efficiënter tot een oplossing komen dan projectmanagers op operationeel niveau. Bovendien stimuleert een goed geformuleerde escalatieprocedure medewerkers om zelfstandig en creatief naar oplossingen te zoeken voordat ze escaleren, waardoor conflicten eerder in een vroeg stadium worden beheerst.
Juridische aandachtspunten bij escalatieprocedures
Een escalatieprocedure is echter niet zonder juridische haken en ogen. Zo is het cruciaal om in het contract helder te definiëren welke problemen een escalatie rechtvaardigen. Dit voorkomt dat de toegang tot de rechter of arbiter wordt belemmerd zolang de escalatieprocedure niet is doorlopen.
Daarnaast is het belangrijk om de juridische status van afspraken die op het hoogste escalatieniveau worden gemaakt, goed te overwegen. Zijn dit bindende afspraken of slechts intentieverklaringen? In sommige gevallen kan een oplossing tussen bestuurders een vaststellingsovereenkomst vormen, met alle juridische implicaties van dien.
Escalatieprocedures zijn dus een waardevol instrument in IT-contracten, mits ze zorgvuldig worden geformuleerd en partijen zich bewust zijn van de juridische gevolgen.
Lees hier hoe mediation een waardevol alternatief kan zijn bij IT-geschillen. Klik hier om verder te lezen.
