Wolters Kluwer

GDPR-proof: maar dan zonder Excel-sheets en to do-lijstjes

GDPR software

De GDPR (of AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG raken iedere organisatie. Toch schort het bij veel organisaties nog aan GDPR-compliance. Uit onderzoek blijkt dat veel organisaties de GDPR een draak van een wet vinden. Zij vinden de voorschriften te complex en de normen te vaag. Gevolg: het kost ze te veel tijd om compliant te worden. Ruim een jaar na de invoering weet pas eenderde van de professionals hoe en wanneer een datalek gemeld moet worden! Om die organisaties te helpen is er nu software beschikbaar, waarmee de GDPR systematisch aangevlogen kan worden.

Waarom een systematische benadering?

Wat er precies moet gebeuren om GDPR-proof te worden verschilt sterk per organisatie en is afhankelijk van de antwoorden op een groot aantal vragen. Welke persoonsgegevens worden verwerkt? Zijn daar ook bijzondere of gevoelige gegevens bij? Welke verwerkingen vinden er plaats? En waarom? Vinden er ook verwerkingen buiten de EU plaats? Is er toestemming van de betrokkene nodig? Is het register en het privacy-statement up-to-date? Worden er verwerkers ingeschakeld en voldoen de contracten aan de GDPR-eisen? Is de beveiliging op orde? Is er een procedure voor datalekken? Hebben de medewerkers voldoende kennis van de GDPR? Is er een functionaris voor gegevensbescherming nodig? Zijn alle compliancehandelingen ook aantoonbaar?

Veel organisaties hebben echter te weinig GDPR-kennis in huis en weten eigenlijk ook niet goed welke persoonsgegevens zij verwerken. Niet alle medewerkers weten precies wat ze moeten doen en hoe ze het compliancetraject moeten aanpakken. En dus is er in veel organisaties uiteindelijk te weinig gebeurd. Zijn ze blijven steken met een aantal incomplete Excel-sheets en lange to do-lijstjes. Terwijl de eerste boetes al door de Autoriteit Persoonsgegeven zijn uitgedeeld.

Met speciaal voor dit doel ontwikkelde compliance software hoeven organisaties alleen een aantal specifieke vragen te beantwoorden om te zien in hoeverre zij voldoen aan de GDPR (gap analyse). Per vraag is meteen duidelijk of de organisatie voor dat betreffende onderdeel voldoet aan de GDPR en – als dat niet het geval is – wat er moet gebeuren om er alsnog aan te voldoen.

4 voordelen van GDPR Compliance Software

GDPR Compliance Software helpt organisaties:

1. Stap voor stap een dataregister aan te maken (mét templates)

De Compliance Software brengt ieder dataproces eenvoudig in kaart. Organisaties bouwen zo snel een gecentraliseerd dataregister met daarin alle benodigde gegevens. Zij hoeven niet zelf te achterhalen welke gegevens nodig zijn, de software begeleidt hen door álle stappen.

2. Een risicoanalyse (DPIA) uit te voeren

De software detecteert zelf de mogelijke risico’s en vertelt de organisatie met een risicoscore welke processen zij als eerste op moeten pakken.

3. Vragen van betrokkenen correct te beantwoorden (mét templates)

Als een betrokkene (een klant, medewerker of leverancier) een vraag stelt over zijn gegevens detecteert de software razendsnel in welke dataprocessen zijn gegevens zijn opgeslagen. Vervolgens stuurt de software automatisch een alert naar de verantwoordelijke medewerker, die de vraag met een standaard template tijdig en volledig kan beantwoorden.

4. Datalekken aan te pakken

Als er binnen een organisatie een datalek plaatsvindt geeft de software aan of dit lek gemeld moet worden. Is dat het geval, dan geeft de software met  standaard templates aan wat er aan wie gemeld moet worden. Daarnaast maakt de software een overzicht met datalekken aan.

Kortom, met GDPR Compliance Software weten organisaties altijd en overal in welke mate zij voldoen aan de GDPR-regelgeving. Met handige templates kunnen zij efficiënt en correct de juiste informatie verzenden. Bovendien hebben zij met deze software altijd de noodzakelijke rapporten bij de hand.

Bent u benieuwd wat GDPR Compliance Software voor uw organisatie kan doen? Lees dan verder, of vraag vandaag nog een gratis demo aan bij u op kantoor.

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer biedt up-to-date informatie, software en tools aan juridisch, fiscale en overheidsprofessionals.

Wolters Kluwer

Wolters Kluwer biedt up-to-date informatie, software en tools aan juridisch, fiscale en overheidsprofessionals.

Staverenstraat 15
7418 CJ Deventer

T. 0570-673 555
I. www.wolterskluwer.nl

Download Whitepapers

Productaanbod Wolters Kluwer

KleosKleos: Kleos is de Europese marktleider in dossier en praktijkmanagementsoftware en wordt gebruikt door meer dan 15.000 advocaten. Deze cloud-based software beschikt over alle benodigde functionaliteiten voor de dagelijkse praktijk, met onder andere dossierbeheer, tijdsregistratie, facturatie en reporting. Deze intuïtieve software is ontworpen voor zowel kleine als grote advocatenkantoren.

DlexDLex: DLex is de lokale tegenhanger van Kleos, een on-premise oplossing als het aankomt op praktijkmanagementsoftware.

Winkelmand