Na een vertraging van meer dan een jaar wordt de Klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937; de ‘Richtlijn’) waarschijnlijk op korte termijn geïmplementeerd. Dat gebeurt met wijzing van de Wet Huis voor Klokkenluiders, die bij die gelegenheid wordt omgedoopt tot de Wet Bescherming Klokkenluiders (het ‘Wetsvoorstel’).[i] Een onderbelicht onderwerp is het met de Richtlijn geïntroduceerde vereiste om melders terugkoppeling te geven naar aanleiding van hun melding.[ii] Dit vereiste kan voor betrokken ondernemingen in potentie belangrijke implicaties hebben.
Met het oog op NGB extra:
De huidige Wet Huis voor Klokkenluiders kent geen vereisten voor wat betreft terugkoppeling aan melders.[i] Het met de Richtlijn geïntroduceerde feedbackvereiste gaat daar verandering in brengen. Ondernemingen die binnen het bereik van de Richtlijn vallen, worden verplicht een meldingsregeling te hebben (en daaraan opvolging geven) die mede omvat:[ii]
‘[E]en redelijke termijn om feedback te geven, van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan’
Onder ‘feedback’ wordt verstaan ‘het aan de melder verstrekken van informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging’.[iii] De Richtlijn verduidelijkt dat, als bij afloop van die termijn niet duidelijk is welke opvolging aan de melding moet worden gegeven, de melder hierover moet worden geïnformeerd, waarbij wordt aangegeven wanneer verdere feedback mag worden verwacht.[iv] Dit impliceert dus in zekere zin een doorlopende terugkoppelingsverplichting.
Het feedbackvereiste
Als melders zich afdoende gehoord voelen kan dat het vertrouwen in de meldprocedure versterken. De Richtlijn benadrukt in dit verband als basisbeginsel dat het ‘essentieel [is] dat de melder zo veel als wettelijk en alomvattend mogelijk wordt geïnformeerd over de opvolging van de melding’.[v] Daaronder wordt volgens de Richtlijn verstaan (a) de als opvolging van de melding te nemen of reeds genomen maatregelen, en (b) de redenen voor de keuze van die opvolging.[vi] Onder opvolging kan volgens de Richtlijn worden verstaan:[vii]
- doorverwijzing naar andere kanalen of procedures in geval van meldingen die uitsluitend de individuele rechten van de melder betreffen;
- beëindiging van de procedure wegens onvoldoende bewijs of om andere redenen;
- de start van een intern onderzoek;
- eventueel de bevindingen daarvan;
- maatregelen om het aan de orde gestelde probleem aan te pakken; en
- doorverwijzing naar een bevoegde autoriteit voor verder onderzoek.
Het Wetsvoorstel, althans de toelichting daarbij, volgt de Richtlijn op dit punt nauwgezet.[viii] Dit feedbackvereiste brengt een in potentie betrekkelijk vergaande informatieverplichting jegens de melder mee, die op basis van de tekst van het Wetsvoorstel en de Richtlijn lastig in te vullen is.
Lees op de NGB-website verder over: potentiële knelpunten, huidige guidance en conclusie: verdere duiding gewenst.
[i] Vgl. artikel 2 Wet Huis voor Klokkenluiders.
[ii] Artikel 9 lid 1 onder f Richtlijn.
[iii] Artikel 5 onder 13 Richtlijn.
[iv] Overweging (58) Richtlijn.
[v] Overweging (58) Richtlijn.
[vi] Idem.
[vii] Idem.
[viii] Artikel 2 lid 2 onder f Wetsvoorstel.
