“Bedrijfsjuristen zijn veel tijd kwijt aan administratie”, zegt Henk Jan Onstwedder, General Manager van de Legal Software unit van Wolters Kluwer in Nederland. “Denk aan het zoeken naar contracten – op welke Sharepoint site stond dat ook alweer? –, het bijhouden van renewal dates, het vinden van het goede contract template en het napluizen van eerdere aandelentransacties om de juiste eigendomsverhoudingen in een complexe juridische bedrijfsstructuur te achterhalen. Dit zijn uitdagingen die we veel horen, en waar we onze klanten middels automatisering mee helpen.”
Risico’s verkleinen
“Dat geldt voor zowel grotere als kleinere bedrijfsjuridische afdelingen. Niemand wordt aangenomen om contracten te zoeken”, aldus Onstwedder. “Het wordt pas interessant als je met gegevens in contracten aan de slag kunt. Contracten, maar ook informatie over juridische entiteiten, IP-gerelateerde gegevens en dergelijke, wil je beschikbaar hebben op het moment dat het nodig is. Het is voor ieder bedrijf – ongeacht de grootte – zinvol om deze gegevens altijd beschikbaar te hebben, maar het is voor niemand waardevol om tijd te moeten besteden aan het zoeken naar deze informatie. Bovendien, door zaken systematisch vast te leggen vergroot je de beheersbaarheid en verklein je de risico’s. Bijvoorbeeld: als je een paar contracten hebt kun je dit nog wel doen in Sharepoint of Excel, maar de meeste bedrijven werken met honderden contracten, of meer. Je loopt dan al snel het risico om belangrijke clausules te vergeten of deadlines te missen, soms met grote financiële consequenties. Mocht dat gebeuren dan levert dat geen prettig gesprek met de CFO van je organisatie op, en helemaal niet omdat je dit met geringe investering in automatisering prima onder controle kunt brengen.”
Goede organisatie
Onstwedder raadt bedrijfsjuridische afdelingen die (meer) van de mogelijkheden van legal tech gebruik willen maken aan goed te bedenken wat ze willen. “Welke rol wil je als afdeling spelen binnen het bedrijf? Wat voor (software) producten ondersteunen hierbij? Doe je alle taken zelf en wat besteed je eventueel uit aan een legal service provider? Begin in ieder geval met een goede organisatie van het werk, zodat je een goede basis hebt. Het vinden van de technologie die het best bij jouw situatie past is een kwestie van weten wat voor afdeling je wilt zijn.” Juristen zijn wat traditioneel en risicomijdend, waardoor niet iedereen evenzeer te porren is voor nieuwigheden. “Maar je ziet dat wel veranderen, ook onder invloed van jongere werknemers. Tegen een millennial op zijn eerste werkdag zeggen: ‘welkom, en daar is de dossierkast’ werkt niet. Die vraagt zich dan meteen af: wil ik hier wel aan de slag?”
Ook de coronacrisis heeft de acceptatie van legal tech versneld – Onstwedder en de zijnen kunnen de vraag amper bijbenen. “Veel bedrijven keken al naar het toepassen van technologie, maar waren nog wat huiverig. Voor corona kon je indien nodig gewoon een handtekening halen bij je buurman op kantoor, maar toen iedereen thuis kwam te zitten werd dat lastig. Toen kwam e-signature bij velen in beeld, maar dan moet je wel digitale contracten hebben. Dan ontkom je er niet aan om over dit onderwerp na te denken.”
Veranderingen
Onstwedder verwacht de komende drie à vijf jaar flinke veranderingen op het gebied van legal tech. Ten eerste is dat op het gebied van het steeds verder automatiseren van juridische administratie. Denk bijvoorbeeld aan het evalueren van contracten middels artificial intelligence op juistheid en volledigheid, aan workflows voor interne compliance, of aan het gebruik van een legal portal voor iedereen die samenwerkt met de juridische afdeling. “Dit zorgt voor toename van efficiëntie en creëert ruimte om meer tijd te besteden aan juridisch inhoudelijk werk.” Daarnaast verwacht hij op middellange termijn veel van de koppeling van content met software. “Dan krijg je bijvoorbeeld als je een trademark wilt registreren een link naar software die kijkt hoe dat moet in het betreffende land, en die je door dat proces leidt. Of als je met een contract bezig bent krijg je direct de relevante jurisprudentie voorgeschoteld. Hoe mooi is het als je daar niet zelf naar op zoek hoeft, maar je softwaresysteem ziet wat je nodig hebt?”, aldus Onstwedder. “Het mooie aan deze ontwikkeling is dat we niet alleen de efficiëntie vergroten, maar juist ook de kwaliteit van het werk kunnen beïnvloeden door het aanbieden van relevante informatie op het juiste moment. Minder administratie, meer tijd voor inhoudelijk uitdagende werkzaamheden en dat met beschikbaarheid van relevante informatie:
dat lijkt me een heel zonnige toekomst voor de bedrijfsjurist; een toekomst waar we hard aan blijven werken.”
