Goede software kan het dagelijks werk van een advocaat een stuk efficiënter maken. Denk maar aan CRM systemen die centraal alle informatie over uw cliënten kunnen bijhouden en praktijk management systemen die het tijdschrijven en de boekhouding stroomlijnen.
Echter, standaard software sluit bijna nooit geheel aan bij de behoefte van het bedrijf. Vaak moeten de bedrijfsprocessen worden aangepast aan de nieuwe software, gebruikt men slechts een deel van de aangeboden functionaliteit of zijn er net een paar wensen die niet door de software worden ondersteund. Een alternatief is om software geheel naar eigen wens te laten ontwikkelen, maar dit is een erg duur en tijdrovend proces.
Daarom wordt in toenemende mate gebruik gemaakt van een nieuwe mogelijkheid, namelijk “partnering”: advocatenkantoren die samen met ICT bedrijven nieuwe software ontwikkelen. Met andere woorden, het advocatenkantoor stelt specifieke bedrijfskennis en tijd van medewerkers ter beschikking aan de ICT partner en met deze kennis en medewerking kan de ICT partner een op maat gemaakte oplossing aanbieden. Als het advocatenkantoor aan het ICT bedrijf de mogelijkheid biedt om deze oplossing commercieel op de markt te zetten, vallen de ontwikkelingskosten aanzienlijk lager uit: een win-win situatie. Het advocatenkantoor heeft dus een nieuwe tool die naadloos aansluit op de eisen en wensen, maar betaalt hiervoor niet de hoofdprijs. Het ICT bedrijf heeft op haar beurt een nieuw product dat commercieel kan worden geëxploiteerd.
Neem Kennedy Van der Laan: de managing partner, Joost Linnemann, staat bekend om zijn visie en strategie. Niet voor niets sleepte het kantoor vorig jaar de Gouden Zandloper in de wacht voor het meest innovatieve advocatenkantoor. Joost heeft een duidelijke visie op ICT en samen met het bestuur is enige tijd geleden besloten om daadwerkelijk te realiseren waar velen al jaren over praten. Het gaat hier om een compleet nieuwe ICT omgeving voor medewerkers. Niet de standaard mail-, document-, en praktijkmanagement applicaties als startpunt voor het dagelijkse werk, maar een client/matter georiënteerde portal waar alle noodzakelijke informatie samenkomt. Een advocaat krijgt op één scherm alles te zien wat er speelt in een bepaalde zaak waar hij of zij aan werkt: de laatste documenten, de contactpersonen bij de cliënt, hoeveel tijd er al geschreven is op de zaak, welke advocaten er binnen Kennedy Van der Laan nog meer werken aan die zaak, maar ook welke advocaten binnen kantoor over relevante kennis beschikken, de laatste nieuwtjes, social mediaberichten van en over de cliënt, de laatste beurskoers, en ga zo maar door… Dit is niet alleen een statisch geheel, maar is ook compleet interactief en gekoppeld aan het CRM systeem en de telefonie omgeving.
Het geheel is dus geen standaard software die je even aanschaft en installeert, maar het resultaat van een diepgaande samenwerking met diverse IT bedrijven die ieder hun specifieke expertise inbrengen.
Een ander voorbeeld is de Magic Circle gigant Clifford Chance. Al jarenlang werkt dit kantoor met een document management systeem (DMS) van Open Text. Toch heeft Clifford Chance enige maanden geleden een joint partnership met Microsoft gesloten. Samen werken de twee marktleiders aan een compleet nieuw, matter-centric georiënteerd DMS op basis van SharePoint. Veel details over deze samenwerking zijn niet bekend, maar algemeen wordt aangenomen dat Microsoft een aanzienlijke investering doet in de ontwikkeling van het nieuwe DMS in ruil voor de samenwerking met het grootste advocatenkantoor ter wereld.
Ook het Engelse advocatenkantoor Mishcon de Reya heeft zo’n partnership gesloten met IT leveranciers. Samen met Workshare en de SharePoint integratie specialist ClearPeople wordt hard gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw document- en email management systeem op basis van – alweer – SharePoint.
Zo zijn er tal van voorbeelden van dit soort partnerships, met als resultaat dat er steeds meer advocatuur-specifieke software op de markt komt, die ook daadwerkelijk ontworpen zijn vanuit het perspectief van de advocaat.
