facily LAW

Privacybescherming van de UBO

Op dit moment ligt er een wetsvoorstel bij de Tweede Kamer voor het verplicht stellen van de registratie van de UBO. Dit voorstel houdt in dat per 1 januari 2020 iedere vennootschap, stichting, coöperatie en vereniging verplicht is om bij haar Kamer van Koophandel-registratie op te nemen wie haar UBO (Ultimate Beneficial Owner) is. Met andere woorden: wie uiteindelijk de belanghebbende en/of de beleidsbepaler is binnen de organisatie. Met “wie” wordt dan een natuurlijk persoon bedoeld die uiteindelijk een aandelenbelang heeft van meer dan 25%. Dus als een onderneming formeel door een andere onderneming bestuurd wordt (zoals het geval is in concernrelaties), dan dient het handelsregister te vermelden welke natuurlijke persoon leiding geeft aan de besturende onderneming.

De reden voor het registeren van de UBO is het bestrijden van witwaspraktijken, terrorismepraktijken en fraude. Het wetsvoorstel is voortgekomen uit de vierde anti-witwasrichtlijn van de Europese Commissie. De UBO-registratieplicht geldt voor heel Europa.

Welke gegevens van de UBO dienen te worden geregistreerd?

Een UBO is dus altijd een natuurlijk persoon. Van deze persoon zal volgens het wetsvoorstel een aantal gegevens moeten worden opgenomen. Deze gegevens betreffen:

  1. De naam;
  2. De geboortedatum;
  3. De geboorteplaats en het geboorteland;
  4. De nationaliteit;
  5. Het woonadres;
  6. Het burgerservicenummer, of een ander fiscaal identificatienummer indien de UBO een ingezetene is van een ander land;
  7. De aard van het door de uiteindelijk belanghebbende gehouden economische belang en de omvang van dit belang, aangeduid in bij algemene maatregel van bestuur vast te stellen klassen.

De gegevens onder 1. tot en met 6. zijn aan te merken als persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het opslaan en openbaar maken van deze gegevens is op basis van de AVG in principe niet toegestaan.

Conflict tussen AVG en UBO-registratieplicht

Uit het voorgaande kunnen wij afleiden dat er een conflict bestaat tussen enerzijds de verplichting om de persoonsgegevens van de UBO in een openbaar register te registreren en anderzijds het in de AVG opgenomen verbod om de persoonsgegevens op te slaan en te publiceren.

Dit conflict wordt binnen de AVG opgelost. Artikel 6 lid 1 sub c van de AVG bepaalt immers dat persoonsgegevens verwerkt (onder verwerking valt ook registreren en publiceren) mogen worden, indien dit gedaan wordt op basis van een wettelijke verplichting. Zodra het wetsvoorstel wordt omgezet in wetgeving, bestaat er voor organisaties en voor de Kamer van Koophandel een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens van de UBO te registreren/publiceren, en wordt dus voldaan aan het vereiste uit de AVG.

Bescherming van de privacy van de UBO

Betekent het voorgaande nu dat de persoonsgegevens van de UBO nu zomaar op straat worden gegooid? Nee, gelukkig niet. Dat zou in strijd zijn met het proportionaliteitsbeginsel, dat tevens onderdeel is van de AVG. Een gedeelte van de persoonsgegevens van de UBO is slechts toegankelijk voor overheidsinstellingen, zoals de AIVD, het Openbaar Ministerie en de Belastingdienst. Het gaat dan om het adres, de geboortedatum, -plaats en -land en om het burgerservicenummer, dan wel het buitenlands fiscaal identificatienummer.

De overige gegevens, zoals de naam, zijn dus wel openbaar toegankelijk. Echter, aan de bevraging van het UBO-register zullen ook kosten verbonden zijn, waardoor de drempel voor het opvragen van deze gegevens hoger zal zijn en aldus de kans kleiner is dat deze gegevens gebruikt worden voor andere doeleinden dan waar het register voor bedoeld is, zoals voor ongevraagde commerciële benadering.

Wil je meer weten over de registratieplicht van de UBO en wat dit betekent voor jouw organisatie? Aarzel dan niet om contact met onze privacy-specialisten op te nemen.

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

facily LAW

facily LAW

facily LAW, dé franchiseformule voor advocaten, juristen en mediators.
Wij faciliteren jouw rechtspraktijk.