In dat kader schakelen organisaties regelmatig externe expertise in, bijvoorbeeld via een RIE specialist, om hun inventarisatie te beoordelen of opnieuw op te stellen. Die vraag is niet alleen relevant voor HR-afdelingen of veiligheidscoördinatoren. Ook juristen en compliance-specialisten krijgen er steeds vaker mee te maken.
De wettelijke basis van de RI&E
De verplichting om een RI&E op te stellen is vastgelegd in de Arbeidsomstandighedenwet. Werkgevers moeten systematisch onderzoeken welke risico’s werknemers lopen tijdens hun werk en welke maatregelen nodig zijn om die risico’s te beperken.
Het document bevat doorgaans drie onderdelen. Eerst worden de risico’s op de werkvloer in kaart gebracht. Vervolgens wordt beoordeeld hoe groot die risico’s zijn. Tot slot beschrijft een plan van aanpak welke stappen de organisatie neemt om problemen te voorkomen of te verminderen.
Hoewel de basis helder lijkt, ontstaat in de praktijk regelmatig discussie over de kwaliteit van een RI&E. De wet schrijft namelijk voor dat de inventarisatie volledig en actueel moet zijn. Wanneer werkprocessen veranderen, moet het document daarop worden aangepast.
Wanneer een RI&E juridisch tekortschiet
In juridische procedures of inspecties door de Nederlandse Arbeidsinspectie komt regelmatig naar voren dat een RI&E wel bestaat, maar inhoudelijk tekortschiet.
Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer risico’s onvoldoende concreet zijn beschreven. Een algemene verwijzing naar ‘fysieke belasting’ of ‘werkdruk’ zonder verdere analyse biedt weinig houvast voor maatregelen.
Ook verouderde documenten kunnen problemen opleveren. Wanneer een organisatie groeit, verhuist of nieuwe technologie introduceert, verandert de werkomgeving vaak ingrijpend. Een RI&E die jarenlang niet is bijgewerkt, weerspiegelt dan niet meer de werkelijke situatie. In dat soort gevallen kan de inspectie concluderen dat een werkgever niet aan zijn zorgplicht voldoet.
Het belang van een duidelijke structuur
Een goed opgebouwde RI&E laat zien dat een organisatie haar risico’s serieus analyseert. Daarbij speelt structuur een belangrijke rol.
Risico’s worden meestal per werkproces of afdeling beschreven. Vervolgens wordt duidelijk gemaakt welke maatregelen al bestaan en welke nog nodig zijn. Door die structuur ontstaat een document dat niet alleen juridisch relevant is, maar ook praktisch bruikbaar voor management en medewerkers.
Voor veel organisaties helpt het om zich te oriënteren aan bestaande formats of voorbeelden. Zo’n referentie kan inzicht geven in hoe een inventarisatie logisch wordt opgebouwd. In dat verband wordt soms gekeken naar een online beschikbaar RI&E voorbeeld, omdat dit laat zien welke onderdelen doorgaans in een complete inventarisatie terugkomen. Zo’n voorbeeld vervangt uiteraard geen analyse van de eigen werkplek, maar kan wel richting geven aan de opbouw van het document.
De rol van juristen en compliance-specialisten
Binnen organisaties groeit de betrokkenheid van juridische afdelingen bij arbeidsveiligheid. Dat heeft meerdere redenen. Enerzijds neemt de aandacht voor werkgeversaansprakelijkheid toe. Wanneer een werknemer schade oploopt door een onveilige werksituatie, kan een gebrekkige RI&E een rol spelen in de beoordeling van aansprakelijkheid.
Anderzijds wordt compliance steeds vaker breder benaderd. Niet alleen financiële regelgeving, maar ook arbeidsomstandigheden maken deel uit van het risicomanagement van organisaties. Juristen kijken daarom steeds vaker mee naar de inhoud en actualiteit van een RI&E.
