1. Vertaling van beleid naar werkbaarheid
Wij zien dat het in de praktijk een uitdaging kan zijn om het beleid en de daarin opgenomen uitgangspunten te vertalen naar concrete werkwijzen. Zeker voor kantoren met een relatief beperkt aantal Wwft zaken kan het een uitdaging zijn om een praktische werkinstructie op te stellen die een medewerker wellicht een keer per jaar dient te volgen. De vraag is of een kantoor de oplossing in meer of uitgebreidere instructies moet zoeken dan wel het proces anders moet inrichten. Een oplossing kan zijn om een expertise team in te richten die de advocaat ondersteunt bij de uitvoering van het clientonderzoek. De keerzijde van een dergelijke aanpak is dat de ondersteuning niet moet leiden tot het ontslaan van de advocaat voor het nemen van de verantwoordelijkheid voor de klantacceptatie.
2. Inzicht in de risico’s als basis voor proportionaliteit
De Wwft/Sw risicoanalyse helpt om het beleid en procedure af te stemmen op de specifieke risico’s van het kantoor. We zien in de praktijk nog vaak dat de risicoanalyse relatief generiek is en dat het beleid als gevolg daarvan ook generiek is. Een meer kantoor specifieke risicoanalyse biedt kansen om minder te doen waar dat kan en waar nodig gericht extra maatregelen te treffen. Het type cliënten/zaken per sectie, de locatie van cliënten, het type dienstverlening zijn allemaal relevante kenmerken die van invloed zijn op het risicoprofiel van het kantoor.
3. Vastlegging van overwegingen bij een cliëntenonderzoek versterkt de aantoonbaarheid en effectiviteit van de compliance en auditfunctie
Wij signaleren met name in onze auditrol dat dossiers niet altijd zelfstandig leesbaar zijn en met name de motivatie voor het toegekende risicoprofiel niet altijd is toegelicht. Dit bekent overigens niet dat de advocaat de cliënt onvoldoende kent. In tegenstelling tot de financiële sector zijn de interne en externe toezichtfuncties nog relatief nieuw. Dit heeft tot gevolg dat de noodzaak van het hebben van een zelfstandig leesbaar en toegankelijk dossier nog beperkt aanwezig was. Door de toename van het interne en externe toezicht is het van belang om hier aandacht aan te besteden. Dit kan bijvoorbeeld door het aangeven welke elementen de motivatie of toelichting dient te bevatten of het gericht trainen op dit element.
4. Sanctiewet
In de praktijk merken wij dat kantoren worstelen met de reikwijdte van de sanctiescreening. Dit betreft met name de vraag hoever moet het kantoor gaan in het screenen van wederpartijen verbonden aan de zaak. Denk hierbij aan het wel of niet screenen van alle indirecte relaties bij de wederpartij.
Ontwikkelingen
Kijken we vooruit dan, is de komst van de nieuwe Europese anti-witwasregels een van de belangrijkste ontwikkeling naast de modernisering van de Sanctiewet. Het zogenaamde AML-pakket bestaat uit verschillende wetgevingsstukken, waaronder de AMLR, AMLD6 en AMLAR. Hoewel de impact van het AML-pakket op dit moment nog beperkt kan worden ingeschat is het al wel duidelijk dat de kans dat het tot meer werk leidt reëel.
De modernisering van de Sanctiewet betekent dat kantoren hun sanctiebeleid nog explicieter en structureler moeten vastleggen. Dit vereist niet alleen helder beleid, maar ook een praktische vertaling naar screening (directe en indirecte relaties), dossiervorming (aantoonbare vastlegging) en interne verantwoording.
Wie zijn wij?
Wij zijn ervaren compliance experts op het gebied van Wwft en Sw. Wij combineren de verschillende achtergronden, juridisch, compliance en audit met specifieke kennis van advocatenkantoren. Wij helpen onze klanten met onder andere het uitvoeren van risico-analyses, opstellen van beleid maar ook de inrichting van de compliancefunctie en het uitvoeren van de verplichte audits. Daarnaast bieden wij via ons opleidingsinstituut, The Ministry of Compliance, een uitgebreid scala aan Wwft en Sanctie trainingen.
