Jean Schreurs is Deputy General Counsel bij NXP Semiconductors in Eindhoven, een bedrijf dat zich bezighoudt met het ontwikkelen, produceren en verkopen van chips voor onder meer de auto-industrie, bankpassen, paspoorten en een veelheid van industriële toepassingen. Als bedrijfsjurist bij een multinational is hij gewend om zijn werk veelal via e-mail en conference calls te doen en voor de coronacrisis probeerde hij een dag per week thuis te werken. Nu dat alle dagen per week is geworden, scheelt het twee uur per dag reistijd en brengt hij meer tijd achter zijn bureau door.
“Het thuiswerken kwam voor mij niet als een verrassing. Sinds eind januari werkten mijn collega’s in China al vanaf thuis, en inmiddels waren bij ons bedrijf al verschillende corona-maatregelen getroffen: geen handen schudden, geen besprekingen met meer dan tien personen, zo weinig mogelijk bezoekers ontvangen en twee weken thuisblijven na terugkeer uit Azië.
Virtual coffeechats
Thuiswerken gaat prima, maar het dagelijkse contact met collega’s, de gezamenlijke lunches en gewoon even bij iemand binnenlopen is er natuurlijk niet meer bij. Dat is een gemis. Vandaar dat wij op advies van ons Legal team in Shanghai al meteen de eerste week virtual coffeechats hebben georganiseerd, snel gevolgd door virtual lunches, WFH-photoshoots en blogs op onze interne Yammer-netwerk. Medewerkers van IT plaatsten een hilarisch videofilmpje waarin ze vrolijk aan hun lichamelijke conditie werken in en rond hun huizen. Er werd een reportage gemaakt van bloemen en planten rond woningen van medewerkers, en honden werden voorgesteld. En op Spotify is een Sound of NXP playlist aangemaakt waarvoor iedereen suggesties kan doen voor zijn of haar favoriete muziek. Het is een ontspannen inkijkje in de wereld waarin mijn ruim 30.000 collega’s over de wereld het beste proberen te maken van deze crisis.
Ondertussen zien wij ons natuurlijk geconfronteerd met grote problemen, zowel zakelijk als persoonlijk. Er zijn collega’s ziek geworden; familieleden en vrienden zijn overleden. Tegelijkertijd is het voor een beursgenoteerd bedrijf als het onze belangrijk om het zakelijk verkeer zoveel mogelijk doorgang te laten vinden. Naast de gezondheid van medewerkers blijft het belangrijkste doel om onze fabrieken te laten draaien, de research doorgang te laten vinden en zoveel mogelijk verkopen te realiseren. Onze juristen begeleiden nog steeds contractonderhandelingen, keuren transacties goed en regelen dat documenten door bevoegde personen worden ondertekend.
Conflicterende regelgeving
Door het global crisis team, waar ook een jurist deel van uitmaakt, zijn wij betrokken bij onderhandelingen met overheden wereldwijd over de toegang tot onze fabrieken of laboratoria en komen vragen op als: wat zijn de argumenten om NXP als een vital business aan te merken? Wat kunnen wij communiceren naar medewerkers, klanten, leveranciers en investeerders? Mogen wij van medewerkers verlangen dat zij zich de temperatuur laten opnemen of een mondkapje voordoen, voordat zij een vestiging binnengaan? Wat mogen wij meedelen over een medewerker die ziek is geworden? Wat te doen met medewerkers die hun werk niet vanuit thuis kunnen doen? Welke adviezen en aanbevelingen op het gebied van het coronavirus volgen wij: de WHO, VS, China, afzonderlijke landen, plaatselijke overheden? Pas bij een pandemie als deze besef je hoe divers en complex de wereld is en hoe belangrijk goede communicatie is. En met vestigingen in meer dan dertig landen is één ding zeker: er is veel diversiteit en conflicterende regelgeving en advisering.
Virtuele aandeelhoudersvergadering
Gewend als we zijn bij NXP aan het werken met directie-, management- en teamleden verspreid over de hele wereld: als er plotseling niet meer kan worden gereisd, bemoeilijkt dat natuurlijk wel het overleg. Directievergaderingen werden calls, en hetzelfde geldt voor onze besprekingen met klanten, investeerders en werknemersvertegenwoordigers. De volgende hobbel is de in mei te houden aandeelhoudersvergadering: wij zullen die vergadering met behulp van de deze week aangenomen Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid waarschijnlijk als virtuele vergadering gaan houden. Ach, bedrijfsjuristen zijn gewend om te gaan met nieuwe, onvoorziene omstandigheden. Wij maken er gewoon een virtual reality van.”
