Een brief van de deken is voor veel advocaten en kantoormanagers genoeg reden voor een ongemakkelijk gevoel. Zelfs als je ervan overtuigd bent altijd zorgvuldig te werken. Dat gevoel is begrijpelijk. De Wwft is complex, de eisen worden strenger en de deken kijkt inmiddels veel gerichter dan een paar jaar geleden. Maar het hoeft niet zo te voelen. Een dekenonderzoek is voor advocaten met hun processen op orde geen bedreiging, het is een bevestiging. In dit artikel leggen we je uit wie de deken is als Wwft-toezichthouder, wanneer hij bij jou langskomt, welke vragen hij stelt en hoe je ervoor zorgt dat je nooit meer verrast wordt.
De deken als Wwft-toezichthouder: wat houdt dat in?
Sinds 1 januari 2015 is de lokale deken de aangewezen toezichthouder op de naleving van de Wwft door advocaten. Dat is vastgelegd in de Advocatenwet en de Wwft zelf.
De wettelijke grondslag is met name te vinden in:
- Artikel 45a, eerste lid, van de Advocatenwet, dat de deken als toezichthouder aanmerkt voor regels, waaronder die van de Wwft, en
- Artikel 24, tweede lid, van de Wwft, waarin expliciet wordt bepaald dat voor advocaten de toezichthoudende taak is opgedragen aan de deken.
- Artikel 7.5 van de Voda, dat advocaten verplicht bij iedere opdracht een schriftelijke opdrachtbevestiging aan de cliënt te verstrekken.
De deken oefent dit toezicht uit conform de regels van de Algemene wet bestuursrecht, waaronder de toezichtbevoegdheden zoals betreden van kantoren en het vorderen van informatie.
Sinds 1 januari 2023 wordt de uitvoering van Wwft-onderzoeken ondersteund door de unit Financieel Toezicht Advocatuur (unit FTA), een gespecialiseerde eenheid die de deken bijstaat met expertise op het gebied van AML, KYC en financiële integriteit. Dat betekent dat de gesprekken tijdens een dekenbezoek beduidend grondiger zijn geworden.
De deken werkt op basis van de Beleidsregel toezicht Wwft 2023, die in alle arrondissementen uniform is ingevoerd. Die beleidsregel beschrijft precies wat de deken verwacht op het gebied van risicobeleid, cliëntenonderzoek, compliance- en auditfuncties, afhankelijk van de omvang van het kantoor.
Wanneer klopt de deken bij jou aan?
De deken werkt risicogericht. Dat betekent dat niet elk kantoor even vaak wordt bezocht, maar dat de kans groter is naarmate een kantoor een hoger risicoprofiel heeft of minder zichtbaar is voor de deken. Er zijn drie situaties die leiden tot een dekenonderzoek:
- Proactief dekenonderzoek
De deken bezoekt kantoren op basis van een risicogebaseerde selectie. Kantoren die Wwft-plichtige werkzaamheden verrichten (zoals begeleiding van vastgoedtransacties, oprichting van rechtspersonen of beheer van derdengeldenrekeningen) worden periodiek bezocht. De frequentie hangt af van het risico en de omvang. - Signaalgestuurd onderzoek
Een melding van FIU-Nederland, een klacht, media-aandacht rondom een cliënt of het uitblijven van meldingen terwijl dat wel verwacht had mogen worden, kunnen aanleiding zijn voor een gericht onderzoek. - Thematisch onderzoek
Soms voert de deken onderzoek uit bij een groep kantoren tegelijk, rond een specifiek thema, bijvoorbeeld de kwaliteit van UBO-vastlegging of de naleving van de verscherpte cliëntenonderzoeksplicht bij hoogrisicocliënten.
Wat wil de deken precies weten?
Op basis van de Beleidsregel toezicht Wwft 2023 en de bevindingen uit proactieve dekenonderzoeken zijn de volgende thema’s structureel terugkerend. Dit zijn de vragen die je kunt verwachten:
1. Risicobeleid en kantooranalyse
- Heeft het kantoor een schriftelijk, actueel Wwft-risicobeleid?
- Is er een kantoorbrede risicoanalyse uitgevoerd op de Wwft-relevante werkzaamheden (vastgoed, vennootschapsrecht, trustdiensten, etc.)?
- Sluit het beleid aan op de feitelijke praktijk van het kantoor?
- Is het beleid bekend bij alle advocaten en medewerkers die Wwft-plichtige werkzaamheden verrichten?
2. Cliëntenonderzoek (KYC)
- Identificeer en verifieer je iedere cliënt bij aanvang van een Wwft-plichtige dienst?
- Stel je de UBO vast bij rechtspersonen, inclusief raadpleging van het UBO-register?
- Voer je een PEP-check uit?
- Controleer je op sanctielijsten (VN, EU, nationaal) en op hoogrisicolanden (FATF-lijst)?
- Pas je verscherpt cliëntenonderzoek toe bij verhoogd risico en documenteer je dit?
- Is de herkomst van middelen gedocumenteerd bij transacties waarbij dat verplicht is?
- Monitor je de zakelijke relatie doorlopend tijdens de dienstverlening?
- Weiger je de opdracht als cliëntenonderzoek niet kan worden afgerond?
3. Meldplicht ongebruikelijke transacties (FIU-Nederland)
- Ben je op de hoogte van de objectieve en subjectieve indicatoren voor ongebruikelijke transacties?
- Heb je een intern meldproces ingericht, inclusief een aangewezen meldpunt binnen het kantoor?
- Registreer je de overwegingen rondom het al dan niet melden, ook als je besluit niet te melden?
4. Compliance- en auditfunctie
De Beleidsregel 2023 maakt onderscheid naar kantoorgrootte:
- Grote kantoren moeten beschikken over een aangewezen compliance officer met een actieve, controlerende rol, inclusief periodieke rapportage aan het kantoorbestuur.
- Middelgrote kantoren moeten eveneens een compliancefunctie hebben als er jaarlijks ten minste één Wwft-plichtige zaak is.
- Grote kantoren dienen jaarlijks een audit te (laten) uitvoeren; middelgrote kantoren driejaarlijks.
- De auditfunctie moet onafhankelijk zijn en bevindingen moeten inzichtelijk en verifieerbaar worden vastgelegd.
5. Dossiervorming en bewaarplicht
- Zijn identificatie- en verificatiegegevens volledig en aantoonbaar vastgelegd per dossier?
- Worden Wwft-gegevens minimaal vijf jaar bewaard na beëindiging van de zakelijke relatie?
- Zijn de Wwft-gegevens gescheiden opgeslagen conform de AVG-vereisten?
- Is er per dossier een getekende opdrachtbevestiging aanwezig?
6. Opleiding en bewustwording
- Worden advocaten en medewerkers periodiek getraind op Wwft-verplichtingen?
- Worden trainingen bijgehouden en gedocumenteerd?
Wat zijn de gevolgen als de deken tekortkomingen constateert?
De deken heeft meerdere instrumenten om te handhaven. Bij normschendingen kan hij een waarschuwing geven, een last onder dwangsom opleggen of een bestuurlijke boete uitschrijven. Dit zijn bestuursrechtelijke maatregelen. Maar er is ook tuchtrechtelijke handhaving mogelijk: alles wat een advocaat verplicht is op grond van de wet- en regelgeving, is tuchtrechtelijk handhaafbaar.
Bestuurlijke boetes worden openbaar gemaakt, met alle gevolgen van dien voor de reputatie van het kantoor. En met de komst van de Europese AML-toezichthouder AMLA (operationeel sinds 1 juli 2025) en de komst van de AMLR (operationeel per 1 juli 2027) zal de druk op naleving de komende jaren alleen maar toenemen.
Hoe zorg je dat je altijd klaar bent voor de deken?
De advocatenkantoren die een dekenbezoek zonder stress tegemoet kunnen zien, hebben één ding gemeen: hun Wwft-processen zijn niet afhankelijk van geheugen of handmatige checklists. Alles is gestructureerd vastgelegd, aantoonbaar en reproduceerbaar.
Precies daarvoor is RegLab ontwikkeld: specifiek voor advocaten en advocatenkantoren die hun Wwft-compliance professioneel willen inrichten.
RegLab automatiseert de volledige Wwft-workflow: van cliëntidentificatie via een identificatielink tot PEP- en sanctielijstchecks, UBO-vastlegging, risicoprofilering per dossier en doorlopende monitoring. Alles wat de deken wil zien, is in één oogopslag aantoonbaar. Geen losse bestanden, geen vergeten stappen.
- Geautomatiseerde cliëntacceptatie, cliënten vullen hun gegevens in via een beveiligde identificatielink, inclusief UBO-verificatie
- Realtime PEP-, sanctielijst- en adverse media screening bij elke nieuwe cliënt en bij periodieke monitoring
- Automatisch risicoprofiel per dossier, standaard, verhoogd of hoog risico.
- Ingebouwde audittrail: alle beslissingen en afwegingen rondom cliëntenonderzoek worden automatisch vastgelegd en zijn te exporteren voor de deken
- Altijd up-to-date: bij wetswijzigingen, inclusief de aanstaande AMLA-verordening, past RegLab de software automatisch aan
- In-house compliance specialisten beschikbaar voor beleidsontwikkeling, dossierreview en voorbereiding op een dekenonderzoek
Staat er een dekenbezoek gepland of wil je de risico’s proactief beheersen? RegLab krijgt jouw kantoor binnen een week volledig operationeel.
Weet jij waar jouw kantoor vandaag staat?
Benieuwd hoe RegLab jouw kantoor kan helpen om structureel compliant te zijn, zonder dat het ten koste gaat van de tijd die je voor je cliënten wilt reserveren? Boek een gratis demo op reglab.com.
.png)
