Oeps, een belangrijk dossier laten liggen in een lunchroom? In Groot-Brittannië kan een advocaat die vertrouwelijke cliënteninformatie laat rondslingeren zomaar een half miljoen euro aan schadevergoeding ophoesten. De Britten waarschuwen hun raadslieden: papier is te gevoelig voor lekken, digitalisering is het veiligste antwoord. Tenzij, uit onverwachte hoek, de politie in het spel komt…
Digitale dossiers zijn beter te beveiligen dan papier – dat blijkt eens te meer na een alarmerend bericht uit Groot-Brittannië. De Britse waakhond voor databescherming ICO heeft advocaten en notarissen daar onlangs gewaarschuwd dat papieren dossiers te kwetsbaar zijn om vertrouwelijke informatie veilig te beheren. De afgelopen drie maanden werden er 15 incidenten bij de ICO gemeld. Dat lijkt misschien niet veel, zegt de ICO, “maar gegeven de gevoelige informatie die ze verwerken en het feit dat het vaak op papier staat in plaats van dat het op een bepaald manier versleuteld is, is dit aantal verontrustend.”
Door nu alarm te slaan hoopt de organisatie de problemen in een vroeg stadium te kunnen oppakken. Het ICO kan boetes tot een bedrag van een half miljoen pond (625.000 euro) opleggen als cliënten substantiële schade hebben geleden – geen kattepis. Advocaten en notarissen krijgen dan ook tips aangereikt: laat geen dossiers in de auto achter, digitaliseer documenten en versleutel ze op een veilige manier.
Toch blijft waakzaamheid altijd geboden – en helemaal als onze ‘waakzame en dienstbare’ vrienden van de politie zich dreigen te bedienen van dezelfde methodes als de zware jongens die ze willen betrappen. De politie zet zich aan de ene kant graag in om burgers te waarschuwen tegen cybercrime en phishing. Zo staan op de website van de wetshandhavers tips en adviezen om digitale boeven veilig te weren: geef nooit je pincode per mail, klik niet op onbekende linkjes, installeer een firewall en verzin een ingewikkeld wachtwoord.
Des te interessanter dat de politie zelf zich nu ontpopt als de nieuwste groep digitale inbrekers, nu wordt overwegen om met spyware te gaan werken voor de opsporing van misdrijven. Rechercheurs storten zich gretig op alle nieuwe mogelijkheden die het digitale verkeer biedt – kennelijk ook als dat betekent dat ze zelf ‘phishing’-software moeten gebruiken. Met zulke rechtsdienaren heb je geen inbrekers meer nodig…
Binnen de advocatuur is deze ontwikkeling gelukkig op tijd gesignaleerd, en de Orde van Advocaten houdt nauwkeurig in de gaten wat dit zou betekenen voor advocaten en hun cliënten die in een strafzaak zijn verwikkeld. De Orde noemt het “zorgelijk” dat de politie overweegt om software als ‘FinFisher’ te gebruiken om in computers binnen te dringen en op grote schaal digitale informatie te onderscheppen. Dat is leuk en aardig als een crimineel netwerk moet worden opgerold, maar rechtvaardigt natuurlijk niet dat ook computers van onschuldige burgers worden doorgelicht – laat staan die van advocaten, die met hun cliënt veilig willen communiceren binnen maximale vertrouwelijkheid.
Digitaal werken blijft nog altijd de veiligste manier om vertrouwelijke informatie te beheren. Papieren post onderscheppen of een aktetas doorsnuffelen is nog altijd eenvoudiger dan inbreken in andermans computer, en helemaal als alle bestanden daarop zijn versleuteld.
Met het delen van digitale bestanden wordt gevoelige informatie niet langer blootgesteld aan onbevoegde ogen. Door zo veel mogelijk gegevens in een beveiligde omgeving online op te slaan, zijn ze uitsluitend in te zien voor daartoe gerechtigde personen. Het risico om een usb-stick of aktetas vol gevoelig materiaal te verliezen, is daarmee verdwenen.
Nu lijkt het alleen nog zaak om die nieuwe groep inbrekers veilig uit het systeem te weren: de politie, je beste vriend…?
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op een digitaal dossierbeheer? Neem contact op met Paul Aantjes.
