Waarom een papieren bezoekersboek een risico is
Het klassieke boek op de balie lijkt handig: naam opschrijven, handtekening zetten, klaar. Alleen ziet de volgende bezoeker vaak ook wie er eerder is geweest en soms zelfs contactgegevens. Dat is precies het soort onbedoelde inzage dat je wilt vermijden. Daarnaast kan een boek zoekraken of meegenomen worden.
Een digitale registratie op een afgeschermd scherm werkt anders: bezoekers vullen hun gegevens in op een tablet of aanmeldzuil, waarna de informatie digitaal wordt opgeslagen en niet zichtbaar is voor andere bezoekers of onbevoegden. Een leverancier van digitale bezoekersregistratie oplossingen Reflex Online noemt dit als belangrijke reden om over te stappen van papier naar digitaal.
Wat vraagt de AVG/GDPR concreet bij bezoekersregistratie?
De wet kan groot klinken, maar voor bezoekersregistratie komt het neer op een paar heldere afspraken. Samengevat in vijf punten komt het neer op: gegevens moeten beschermd zijn, je vraagt toestemming, je legt uit wat je doet, je communiceert de bewaartermijn en je moet gegevens kunnen verwijderen als iemand dat wil.
Maak het voor jezelf makkelijk met deze checklist:
- Bescherm gegevens: geen meekijken op de balie en toegang alleen voor bevoegde medewerkers.
- Vraag akkoord en verzamel weinig: alleen de data die je echt nodig hebt (geen onnodige velden).
- Wees duidelijk: laat kort zien waarom je gegevens vraagt en wat ermee gebeurt.
- Bepaal bewaartermijnen: leg vast hoe lang je bewaart en richt je systeem daarop in.
- Kunnen verwijderen: zorg dat je registraties kunt terugvinden en verwijderen op verzoek.
Zo helpt een beveiligd digitaal systeem je direct voldoen
Een digitale bezoekersregistratie is niet automatisch “goed”. Het gaat om de inrichting. Met een goed systeem kun je wél veel sneller aan de voorwaarden voldoen.
1. Afschermen en autoriseren
Een aanmeldzuil of tablet voorkomt dat bezoekers elkaars gegevens zien. Voeg daar rollen en rechten aan toe: receptie ziet wat nodig is voor ontvangst, maar export- en rapportagefuncties horen niet standaard voor iedereen open te staan.
2. Beveiliging aantoonbaar maken
Krijg je ooit vragen van een auditor of je IT-team, dan helpt het als je leverancier laat zien hoe er met informatiebeveiliging wordt omgegaan. Een voorbeeld van een ISO 27001-gecertificeerde partner is Reflex Online.
3. Privacytekst en huisregels in het aanmeldproces
Veel organisaties hebben een privacyverklaring, maar bezoekers zien die pas als ze ernaar zoeken. Handiger is om het onderdeel te maken van het aanmelden: laat bezoekers een korte privacytekst lezen en akkoord geven op huisregels of privacy policy.
4. Snelle bezoekerslijsten wanneer het nodig is
Bij een incident wil je snel weten wie er binnen is. Digitale systemen bieden realtime inzicht en maken het eenvoudig om een bezoekerslijst uit te draaien. Dat helpt óók bij veiligheids- en arbo-vragen.
Welke gegevens vraag je wel en welke liever niet?
Een praktische vuistregel: vraag alleen wat je nodig hebt om iemand te ontvangen, te begeleiden en (indien nodig) te contacteren. Denk aan:
- naam en bedrijfsnaam
- contactpersoon of afdeling die bezocht wordt
- tijdstip van aankomst en vertrek
Optioneel kun je een extra veld toevoegen als je er echt iets mee doet, zoals een kenteken bij parkeerbeheer. Leg dan meteen uit waarom je het vraagt.
Gegevens die je meestal beter kunt vermijden: geboortedatum, BSN, kopie ID, privé-adres. Hoe minder je opslaat, hoe minder je hoeft te beheren én te beveiligen.
Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt
- Geen bewaartermijn afspreken. Spreek intern af hoe lang je registraties bewaart en zet dat ook in je privacytekst.
- Geen uitleg bij de registratie. Eén duidelijke zin helpt al: “We registreren bezoekers voor ontvangst en veiligheid, en bewaren dit X dagen.”
- Te veel medewerkers met toegang. Geef alleen toegang aan mensen die het nodig hebben, en controleer dat bij functiewijzigingen.
- Geen proces voor verwijderverzoeken. Spreek af wie dit oppakt en zorg dat je in het systeem snel kunt zoeken op naam of datum.
Snel starten zonder gedoe
Wil je dit netjes regelen zonder zelf te bouwen? Kijk dan naar bezoekersregistratie via Reflex-online.com. Daarmee kun je bezoekers digitaal laten aanmelden, gegevens afschermen en het akkoord op huisregels of privacytekst opnemen in het registratieproces.
Tip om meteen mee te beginnen: loop je eigen registratie in vijf minuten langs met de checklist hierboven. Als je vandaag één verbetering doorvoert, kies dan voor afscherming van gegevens bij de balie. Dat is vaak de snelste winst voor privacy én vertrouwen.
