Bart van Wanroij: Stel een IT commissie in en vergeet de silver bullet solution
“Bij aanvang van het project moet al duidelijk zijn wie welke beslissingen neemt en hoe die tot stand komen. Wij zien dat kantoren die met bijvoorbeeld een vaste IT commissie werken, succesvoller zijn in het tijdig afronden van IT-projecten dan kantoren die zonder IT commissie werken. Deze commissie pakt als projectgroep de IT-vraagstukken in het kantoor op en brengt concrete adviezen uit aan de (managing) partners. Dan heb je een helder en duidelijk proces, en de groep mensen die het advies uitbrengt, is al van te voren geschikt en kundig genoeg bevonden om een gedegen advies te geven. Verder moeten kantoren beseffen dat er niet zoiets is als een “silver bullet solution”. Elke keuze die je maakt heeft consequenties en soms bestaat wat je zoekt gewoonweg niet. Het is dus zaak te identificeren wat de echt urgente kwesties zijn die bijvoorbeeld een nieuw stuk software moet oplossen, en dan te gaan kijken wat daar het dichtste bij in de buurt komt.”
Eugène Haarmans: Ga uit van vier pijlers
“Ik adviseer klanten altijd uit te gaan van vier pijlers voor houvast: functionaliteit, investering, leverancierscultuur en referenties. Als die vier stoplichten op groen staan, weet je dat je goed zit. De functionaliteiten baseer je op een duidelijke wensen- en eisenlijst die je met bijvoorbeeld een projectgroep opstelt. Daarna is het een kwestie van vergelijken. Als je dan de leveranciers overhoudt die de juiste functionaliteiten kunnen bieden, kijk je of de benodigde investering bij het kantoor past. De derde stap is de cultuurmatch: hoe zijn de mensen aan de helpdesk? Hoe snel en soepel lopen de overleggen? Gaat je nieuwe leverancier echt voor je door het vuur, zoals jij dat voor je cliënt doet? Tot slot, check absoluut referenties. Vraag naar kantoren die op uw kantoor lijken qua omvang en/of dienstverlening en vraag of u deze kantoren mag benaderen. Stel ze kritische vragen en laat hun de laatste vraagtekens wegnemen.”
Martin Duijs: Wat is het probleem nou eigenlijk?
“Vraag 1 zou altijd moeten zijn, welk probleem probeer je nou echt op te lossen? En wegen de tijd, geld en moeite die gemoeid gaan met de oplossing, wel op tegen wat het probleem kost? Door eerst te kijken of het probleem wel echt bestaat en groot genoeg is, voorkom je dat je jezelf een hoop werk op de hals haalt. Want als de zoektocht naar bijvoorbeeld een nieuw softwarepakket voortkomt uit een nieuwe modeterm die iemand op een netwerkborrel heeft gehoord, of omdat één iemand met een uitgesproken stem in het kantoor een relatief klein probleem heeft, dan is dat geen goed startpunt om tot een succesvol verandertraject te komen. De kantoren die wij helpen te veranderen, doen dat succesvol omdat ze goed kunnen identificeren welke problemen ze willen oplossen en wat het oplossen ervan ze oplevert. Uiteraard kunnen wij helpen met die problemen te identificeren, maar we gaan niet “wrikken” aan iets wat niet meer is dan een klein ongemak.”
Van softwarepakket veranderen
Ieder advocatenkantoor komt een keer voor de keuze te staan: we moeten ons praktijkmanagementsysteem (PMS), het softwarehart van ons kantoor, vervangen. Maar hoe begint u aan zo’n traject? Waar moet u allemaal over nadenken? En wat kunt u leren van andere kantoren uit de praktijk?
De experts van de Lexxyn Groep Partners hebben hun beste tips en adviezen voor u op een rij gezet in een 40 pagina’s tellend e-book: Praktijkmanagementsystemen – De juiste ICT kiezen voor de juridische praktijk.
Door Lexxyn Groep
