In een eigen kennisbank verzamelt u documenten met kennis van uw kantoor.
Van opgeslagen informatie naar een bruikbare bron
Veel kantoorkennis is verspreid over documenten en mappen. Wie een vergelijkbare vraag krijgt, moet weten dat er eerder iets over is geschreven en vervolgens het juiste document terugvinden. Dat maakt hergebruik afhankelijk van het geheugen van individuele collega’s.
In de module Kennisbanken kan een kantoor een eigen kennisbank aanmaken en vullen met relevante documenten. Denk aan juridische notities, geselecteerde uitspraken, literatuur en kantoorinformatie. Gebruikers kunnen met deze kennisbank chatten of haar als bron toevoegen aan een gesprek in LegalChat. Daarmee wordt eerder opgebouwde kennis onderdeel van de informatie waarmee de AI een nieuwe vraag behandelt.
Vier toepassingen in de praktijk
Een arbeidsrechtpraktijk kan interne notities en geselecteerde jurisprudentie over beëindigingsovereenkomsten bundelen. Een advocaat kan vervolgens vragen welke aandachtspunten uit die documenten relevant zijn bij het voorbereiden van een nieuwe conceptovereenkomst. De eigen kennisbank levert daarvoor het kantoormateriaal; de concrete zaak bepaalt welke punten uiteindelijk worden overgenomen.
Een vastgoedpraktijk kan modelbepalingen en toelichtingen op veelbesproken clausules verzamelen. Bij het opstellen van een conceptbrief of contract kan de gebruiker vragen om aan te sluiten bij die voorbeelden. Zo kan eerder denkwerk over formuleringen en de achterliggende afwegingen opnieuw worden benut.
Ook voor het inwerken van nieuwe medewerkers is een kennisbank bruikbaar. Een kantoor kan werkinstructies, checklists en uitleg over zijn dossieraanpak toevoegen. Een nieuwe collega kan dan bijvoorbeeld vragen welke informatie volgens de kantoorchecklist nodig is voor een eerste cliëntgesprek.
Een vierde toepassing is het vastleggen van de communicatiestijl van het kantoor. Met zorgvuldig geselecteerde voorbeeldbrieven en schrijfafspraken als bron kan een gebruiker vragen een concepttekst daarop te laten aansluiten. Dat kan helpen om cliëntcommunicatie consistenter te maken, terwijl de advocaat de inhoud en toon van het resultaat beoordeelt.
