Het dossier als vertrekpunt voor onderzoek
Juridisch onderzoek begint vaak met het formuleren van een zoekvraag. De advocaat leest het dossier, benoemt de mogelijke juridische problemen en kiest vervolgens zoektermen. Welke bronnen worden gevonden, hangt daarmee mede af van de vragen die vooraf zijn geformuleerd.
Smart Search voegt daar een andere ingang aan toe. De functie bekijkt het gehele dossier, inclusief alle toegevoegde documenten, en zoekt op basis daarvan naar mogelijk relevante rechtspraak en wet- en regelgeving. LegalPA toont de resultaten in een bronnenoverzicht dat bij het dossier wordt opgeslagen.
Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn bij een huurgeschil waarin de huurovereenkomst, correspondentie en ingebrekestellingen ieder een ander deel van het verhaal bevatten. Smart Search biedt dan een eerste selectie van bronnen op basis van die gezamenlijke inhoud. De advocaat kan beoordelen welke resultaten aansluiten bij de feiten en waar aanvullend onderzoek nodig is.
Een vaste plek voor documenten en onderzoek
Smart Search is onderdeel van de dossiermodule. Deze module brengt verschillende onderdelen van het werk rond een zaak samen:
- Documenten bij een dossier verzamelen en gebruiken als context voor LegalChat.
- Dossiers terugvinden via dossiernaam, chatinhoud of documentnaam en zoeken op de laatste wijziging.
- Gevoelige informatie automatisch laten detecteren of handmatig aanwijzen voor anonimisering.
- Rechtspraak en wet- en regelgeving zelf toevoegen via het tabblad Bronnen.
- De resultaten van Smart Search bij het dossier bewaren en vanuit een losse chat alsnog een dossier aanmaken.
Sinds kort worden documenten bovendien sneller verwerkt en is de limiet van 1.000 pagina’s per PDF vervallen. Ook omvangrijke PDF-bestanden kunnen daardoor worden toegevoegd. Zelf een document van 4.500 pagina’s kan nu verwerkt worden.
De parallel met een DMS
De manier van ordenen is herkenbaar voor wie met een documentmanagementsysteem werkt: informatie wordt rond een dossier bijeengebracht en moet later eenvoudig terug te vinden zijn. De dossiermodule van LegalPA gebruikt diezelfde logica om documenten, gesprekken en juridische bronnen in samenhang beschikbaar te maken.
Smart Search verbindt die organisatie met juridisch onderzoek. De documenten vormen het uitgangspunt voor een bronselectie, waarna de gevonden bronnen bij dezelfde zaak bewaard blijven. Zo ontstaat binnen het dossier ook een overzicht van materiaal voor de juridische analyse.
