Waarom het delen van wachtwoorden nog steeds zo vaak voorkomt
In veel juridische organisaties is efficiëntie heilig. Iedereen moet snel kunnen schakelen, vooral onder druk. Het gebeurt dan ook regelmatig dat collega’s elkaars inloggegevens delen om ergens snel in te kunnen, of dat wachtwoorden in een gedeeld document worden bewaard. Niet per se omdat mensen nonchalant zijn, maar vooral omdat er behoefte is aan snelheid.
Maar juist binnen een sector waar vertrouwen en zorgvuldigheid centraal staan, zou veiligheid nooit mogen inboeten op gemak. Daarom kiezen steeds meer kantoren voor een systeem waarbij je wachtwoorden niet meer handmatig hoeft te beheren. Denk bijvoorbeeld aan een business password manager die speciaal is ingericht voor organisaties waarin meerdere mensen met verschillende toegangsrechten werken. Je houdt grip op wie waar bij kan, zonder dat je iedereen constant hoeft na te bellen over vergeten wachtwoorden.
Hoe schaalbaarheid en veiligheid hand in hand kunnen gaan
Waar het bij kleine teams nog relatief overzichtelijk is, wordt het bij groei al snel complexer. Je krijgt te maken met verschillende softwarepakketten, externe partijen, mogelijk zelfs meerdere vestigingen. En dan wil je niet dat je veiligheid afhangt van hoe goed iedereen zijn wachtwoorden onthoudt of opslaat.
Een goede structuur voorkomt dat je bij elke wijziging in het team opnieuw moet puzzelen wie waar toegang toe heeft. Of dat je na het vertrek van een medewerker op goed geluk wachtwoorden moet wijzigen, omdat niemand precies weet wat diegene gebruikte. Met een centrale aanpak voorkom je dat soort gaten in je beveiliging.
Daarbij speelt ook wet- en regelgeving een rol. Cliëntgegevens moeten niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook aantoonbaar beschermd zijn. Dat vraagt bijvoorbeeld om de juiste tools die je daarbij kunnen helpen.
Digitale professionaliteit begint bij je toegang
In de juridische dienstverlening draait het vaak om vertrouwen. En dat vertrouwen begint niet pas bij je advies, maar bij hoe je omgaat met de gegevens die je onder je hoede hebt. Wanneer een cliënt jou informatie toevertrouwt, gaat die er impliciet van uit dat jij daar zorgvuldig mee omgaat, ook digitaal.
Daarom is het verstandig om de digitale beveiliging niet te beschouwen als een IT-taakje, maar als een onderdeel van professioneel werken. Je hoeft geen technisch expert te zijn om het goed aan te pakken. Door te investeren in duidelijke afspraken, overzichtelijke systemen en gebruiksvriendelijke beveiligingstools, maak je van digitale veiligheid iets waar je op kunt vertrouwen. Net zoals je cliënt dat van jou verwacht.
