Ik ben Freek Bos, CMO van offerte.nl, wij zijn sinds kort gestart met het helpen van notariskantoren. Na een aantal kantoorbezoeken te hebben gedaan en een hele hoop notarissen telefonisch te hebben geïnterviewd zijn dit mijn bevindingen;
De Nederlandse notaris is druk
Een notaris te pakken krijgen blijkt niet heel makkelijk. De meeste notarissen zijn geen overwerkers en zijn ook voor kantooruren lastig te bereiken, er wordt hard gewerkt van 9 tot 5. Gedurende de reguliere kantooruren zijn de meeste notarissen erg druk met het ontvangen van cliënten, elk uur hebben ze een afspraak, bijna allemaal. Bijna elke notaris heeft een secretaresse of een junior die de telefoon opneemt, deze persoon heeft duidelijke instructies om de notaris niet te storen.
Risicovol business model
Bij bijna elk notariskantoor in Nederland staat de teller op de eerste van de maand op nul omzet. Want het is geen recurring model. Natuurlijk zijn er klanten die terugkomen, maar meestal is het bezoek aan een notaris een “one-off” voor de klant. Er moet gepasseerd worden om geld te verdienen. Hoe meer volume hoe meer omzet. De belemmerende factor is dat een notaris maar 1 afspraak per uur kan doen en er een stuk aftersales bij komt kijken.
“Ik vind het heel vreemd om te zien dat men zich hier totaal geen zorgen over maakt.”
Het is interessant om te zien hoe klassiek en conservatief veel kantoren te werk gaan. Deze kantoren doen het op dit moment allemaal heel erg goed omdat het hoogconjunctuur is. Als de crisis straks toeslaat gaan deze conservatieve kantoren het moeilijk krijgen en is dat de hoek waar de klappen gaan vallen.
Het werk wordt netjes verdeeld
De meeste kantoren bestaan uit één of meerdere notarissen met daaronder een aantal kandidaat notarissen. Meestal wordt het werk per wetboek verdeeld zoals in de advocatuur. Daarnaast heeft elk kantoor een schil met medewerkers die de notarissen en de kandidaten ondersteunen.
Super conservatief
Sommige notarissen wilden zelfs niet getutoyeerd worden. Ik vind dat persoonlijk echt niet meer van deze tijd.
Meestal zijn notarissen minder commercieel
Wat opvalt is dat bijna geen enkel notariskantoor iemand toegewijd op sales, automatisering en marketing heeft zitten. Dat terwijl de meeste kantoren het erg druk hebben met alle aanvragen, er veel personeel rondloopt en er bijna geen recurring business is.
Wat wordt er aan marketing gedaan?
De meeste kantoren draaien op mond op mond reclame. Er wordt weinig geïnvesteerd in marketing. Sommige kantoren investeren in lokale kranten of sponsoren de plaatselijke sportclub, wat weer perfect in het super conservatieve beeld past.
Er zijn een paar concurrenten van Offerte.nl actief in de markt, daar lijken alleen de prijsvechters aan mee te willen werken.
Aan digitale kanalen Adwords, Facebook, LinkedIn en nieuwsbrieven wordt bijna niets gedaan.
Hoe worden offerteaanvragen opgevolgd?
Het opvolgen van offerteaanvragen is een taak die notarissen zelf liever niet doen en is iets wat vaak als niet heel belangrijk wordt gezien. Men “doet het er vaak een beetje bij”. Als er een offerteaanvraag binnenkomt wordt die vaak behandeld met een email met een offerte erin, er wordt zelden telefonisch contact gezocht met de aanvragen.
Het is heel normaal dat je een paar dagen na je aanvraag pas een email binnen krijgt met een offerte van het kantoor waar een aanvraag is gedaan. De kantoren die dit beter doen halen véél meer klandizie binnen.
De factor die van grootste invloed is op het binnenhalen van een klus is reactiesnelheid.
Een autoresponder email op een offerteaanvraag is een mooie eerste stap. Een telefonische intake binnen 15 minuten + een offerte via email na het gesprek zou de conversie op de aanvragen enorm verbeteren.
Technologie
Er wordt weinig gebruik gemaakt van technologie. Verouderde CRM systemen, geen goede ITprocessen lijken meer regel dan uitzondering. De notaris-branche lijkt op het gebied van IT een van de meest achterlopende branches waar ik heb mee mogen kijken.
Waar komt de groei dan vandaan?
“When tide rises, all boats benefit”, het gaat goed met de economie, dus het gaat goed met het notariaat. Bijna alle kantoren die ik heb gesproken hebben het erg druk. De vorige crisis is iets wat de meeste notarissen vaak benoemen, ook kandidaat notarissen die die crisis helemaal niet hebben meegemaakt hebben het erover.
Op de vraag, wat doen jullie anders sinds de crisis? Krijg ik meestal geen antwoord.
Wie groeien er harder dan de markt?
De kantoren die technologie op de juiste manier inzetten, processen heroverwegen en werken aan de klanten-ervaring, winnen. Dat gaan we straks vooral zien wanneer er een correctie gaat plaatsvinden. Wanneer die correctie plaats gaat vinden is de vraag, maar er wordt weinig geïnnoveerd.
