Door Clip Consultants
Gestructureerde opslag en toegankelijkheid van documenten
Er komt dagelijks enorm veel informatie op u af. Via e-mail, telefoon, post, enzovoorts. Als advocatenkantoor produceert u bovendien zelf ook nog eens een hoop informatie. Grote kans dat u het overzicht kwijtraakt. Dit is de sterke kracht van een DMS: het is zo ingericht dat álles wordt opgeslagen op één centrale plek per dossier. Vanuit dit centrale punt kunnen medewerkers snel documenten vinden, delen en aanpassen.
Razendsnel zoeken én vinden
Stel, u bent op zoek naar een soortgelijke zaak als waar u nu mee bezig bent U heeft honderden documenten en e-mailberichten in de database staan, maar u bent op zoek naar slechts één – of enkele – zeer specifieke documenten. Met ‘Full Text Search’ heeft u de gezochte documenten snel op een rijtje, ongeacht het bestandstype. Elk document is direct beschikbaar.
Versiebeheer
Vaak heeft iedereen een eigen manier van het bewaren van (versies van) documenten. Daardoor worden zaken soms ten onrechte overschreven en weet niemand meer wat de laatste versie was. Door gebruik te maken van versiebeheer worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd. Gebruikers kunnen altijd zien wat de status en laatste versie van een document is.
Documenthistorie
Groot voordeel van versiebeheer is dat u per document kunt zien wat ermee is gebeurd. De voorgaande versies staan er namelijk direct onder. Door eenvoudig door de versies te scrollen, kunt u snel zien wat er veranderd is.
Snel inzien van documenten in dossiers
Het lijkt een kleinigheidje maar stiekem is het heel handig: door langs uw documenten in uw digitale dossier te scrollen, kunt u direct zien wat er in elk document staat. Vaak weet u dan al meteen of dát het document is wat u zocht.
Lagere kosten, hogere productiviteit
Doordat alles digitaal opgeslagen is, verdwijnt de noodzaak van een fysieke archiefruimte. Snelle toegang tot de juiste informatie voorkomt vertragingen en fouten in het werk. Bovendien bespaart het veel tijd en geld met betrekking tot het opzoeken, printen, verzenden en kopiëren van documenten. Door de dagmappenstructuur kan beter samengewerkt worden en kunnen zaken sneller en kwalitatief beter uitgevoerd worden.
Gemakkelijker digitaal procederen
CCdms is volledig geïntegreerd met Microsoft Office, waardoor alle digitale bestanden vanuit Outlook en Word direct beschikbaar zijn. Met het direct en automatisch tijdschrijven zorgt u voor een sluitende urenadministratie.
Gemaakt voor advocatenkantoren
CCdms van Clip Consultants is 100% ontworpen voor advocaten. Door onze jarenlange ervaring in de branche weten we hoe de werkprocessen eruitzien. We kennen onze klanten en hun behoeften. Bovendien zijn de kosten en implementatieduur aantrekkelijker dan die van generieke systemen.
Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan ook onze video over digitaal dossierbeheer met CClaw
