Stel, u werkt al jaren vol tevredenheid bij een advocatenkantoor. Cliënten zijn tevreden, u bent tevreden en u heeft leuke en gezellige collega’s. Het kantoor groeit en professionaliseert en als uitvloeisel daarvan wordt er een beoordelingssysteem ingevoerd. Vol goede bedoelingen wordt het beoordelingsgesprek gevoerd. In het gesprek worden naast positieve punten van waardering, ook punten van kritiek geuit. Hoe zou u daarop reageren?
Een eerste reactie is misschien dat u daar geen moeite mee zou hebben, maar de praktijk is anders. Het ontvangen van negatieve feedback is voor veel professionals lastig, zeker als je er niet aan gewend bent. Ook als de eerste reactie van degene die wordt beoordeeld begrijpend is, dan zie je vaak dat in tweede instantie weerstand ontstaat. De positieve punten die zijn genoemd verdwijnen naar de achtergrond en men voelt slechts de kritiek.
Twee voorbeelden uit de praktijk. Een jurist bij een non profit instelling krijgt in haar jaarlijkse beoordelingsgesprek zowel positieve als negatieve feedback. Qua tijd wordt er aan de positieve punten veel minder aandacht besteed dan aan de negatieve punten, waardoor bij de jurist het gevoel ontstaat dat men niet tevreden over haar is. Zij voelt zich hierdoor onzeker worden en begint te twijfelen of zij wel geschikt is voor haar functie.
Een advocaat krijgt tijdens zijn evaluatiegesprek ongezouten kritiek te horen en wordt in het gesprek geconfronteerd met meningen van anderen in de organisatie over zijn gedrag en zijn functioneren. De advocaat reageert secundair, laat alles over zich heen komen en blijft rustig. Degenen die met hem het gesprek voeren, krijgen het idee dat hij onder de indruk van het gesprek is en dat hun boodschap goed is overgekomen. Thuis gekomen laat de betreffende advocaat nog eens het gesprek de revue passeren en voelt een enorme boosheid in zich opkomen. De volgende dag confronteert hij zijn gesprekspartners met zijn boosheid. Deze kunnen op hun beurt zijn reactie niet plaatsen.
Uit diverse onderzoeken blijkt dat zowel werknemers als leidinggevenden ontevreden zijn over het voeren van beoordelingsgesprekken. In diverse artikelen gaan zelfs stemmen op om dergelijke systemen af te schaffen omdat ze meer schade toebrengen dan dat ze iets opleveren. Persoonlijk vind ik een beoordelings- en evaluatiesysteem erg belangrijk. Maar essentieel is dat iedereen in de organisatie wordt geïnformeerd over en getraind in het hebben en voeren van beoordelingsgesprekken.
Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat er duidelijkheid is over de beoordelingscriteria. Verder dient men te beschikken over goede skills om de gesprekken te voeren. En dient men kennis te hebben van het doel van beoordelingsgesprekken. Zo gebeurt het in de praktijk nog al eens dat ergernissen en complimenten uit het dagelijks functioneren worden opgespaard en in het jaarlijkse beoordelingsgesprek een stortvloed van kritiek over degene die wordt beoordeeld wordt uitgestort.
Een goede training en begeleiding van degenen die beoordelingsgesprekken voeren is belangrijk. En dit dient ook te worden onderhouden door bijvoorbeeld intervisie of het lezen van artikelen over dit onderwerp. Anderzijds dienen ook degenen die worden beoordeeld goed te worden voorbereid. Door hen alvast zelf te laten nadenken over goede kanten en ontwikkelingspunten staan ze wellicht meer open voor de negatieve feedback. En ook zij dienen worden getraind in het ondergaan van beoordelingsgesprekken. Goed feedback ontvangen is net zo belangrijk als goed feedback geven!
Mr. M. van de Griendt is adviseur bij Dialogue Coaching & Consultancy.
