Deze ingezonden mededeling afkomstig van Twenty Four Webvertising B.V.
Wat wordt eigenlijk gezien als een relatiegeschenk?
Een relatiegeschenk is een cadeau dat je incidenteel geeft aan een bestaande zakelijke relatie. Het draait dus niet om cadeaus aan potentiële klanten of om structurele maandelijkse attenties. Het idee is dat je de band met de klant versterkt, zonder dat daar iets tegenover hoeft te staan. Zodra het te vaak of te groots wordt, verandert ook hoe de belastingdienst ernaar kijkt. Het laten bedrukken van keycords met naam en logo is bijvoorbeeld een voorbeeld van zo’n relatiegeschenk.
Is de btw aftrekbaar? Het hangt ervan af
Je mag de btw op relatiegeschenken terugvragen, maar alleen als je onder een bepaalde grens blijft. Zolang je per relatie niet meer dan 227 euro (exclusief btw) per jaar uitgeeft, mag je de btw aftrekken. Dus laat je voor meerdere klanten mokken bedrukken met logo en naam, dan is dit vaak geen enkel probleem. Gaat het om meerdere mensen binnen hetzelfde bedrijf, dan moet je de bedragen bij elkaar optellen. Zit je boven die grens? Dan mag je de btw alleen aftrekken als de ontvanger zelf btw plichtig is en bij aankoop van het cadeau minimaal 30% van die btw zou kunnen terugvragen.
Bij eten en drinken gelden andere regels
Als je kiest voor een fles wijn, een lunch of een pakket met lekkers, kom je op het terrein van representatiekosten. Daarvoor geldt een aparte drempel van 5.700 euro per jaar. Pas als je daar overheen gaat, mag je die kosten volledig aftrekken. Anders geldt een vast percentage: 80% aftrekbaar bij inkomstenbelasting en 73,5% voor bv’s. Deze regel geldt ook voor andere kosten die vallen onder ‘representatie’, zoals bijvoorbeeld een bedrijfsborrel.
Relatiegeschenken uit het buitenland? Even opletten
Koop je relatiegeschenken in het buitenland, dan hoef je vaak geen Nederlandse btw te betalen. In dat geval wordt de btw verlegd naar jou als koper. Soms kun je die buitenlandse btw terugvragen, maar dat verschilt per land. En als er onterecht btw op de factuur staat, is het risico dat je ‘m niet terugkrijgt. Check dus goed hoe het zit, voordat je bestelt bij een buitenlandse leverancier.
Niet elk cadeau heeft hetzelfde btw-tarief
De btw die je betaalt hangt af van het soort relatiegeschenk. Een boek of een cultureel uitstapje valt onder het lage tarief van 9%. Geef je iets als een drinkfles, katoenen tas of mok? Dan geldt het gebruikelijke tarief van 21%. Wel handig om te weten bij je keuze.
Btw terugvragen
De btw van je relatiegeschenken neem je gewoon mee in je reguliere btw-aangifte. Daarin geef je aan hoeveel je hebt betaald en ontvangen. De belastingdienst verrekent het en je ziet vanzelf of je nog iets terugkrijgt of moet bijbetalen. Let er wel op dat je alles goed bijhoudt in je administratie.
Hoeveel mag je uitgeven aan relatiegeschenken?
Je bepaalt natuurlijk zelf wat je weggeeft, maar fiscaal gezien gelden er wel grenzen. Blijf je onder die 227 euro per relatie, dan kun je de btw terugvragen. Gaat het om representatiekosten zoals eten of drinken, dan zijn die deels aftrekbaar tot een bepaald bedrag of volgens een vast percentage. Een heldere administratie is daarbij belangrijk, zodat je precies weet wat je hebt uitgegeven en aan wie.
Slim omgaan met cadeaus begint bij duidelijkheid
Relatiegeschenken geven is niet alleen leuk, het kan ook zakelijk slim zijn – als je weet hoe het zit met de regels. Houd je uitgaven bij, noteer voor wie het is en let op de bedragen. En bij twijfel? Vraag even advies aan je boekhouder. Zo haal je het meeste uit je goede bedoelingen, ook op papier.
