Cliënten willen veel meer betrokken zijn bij hun zaak dan bij kantoren praktisch haalbaar is. Als jurist bent u de steun en toeverlaat van een cliënt die in de penarie zit. Er staat veel op het spel en de cliënt is volledig van uw hulp afhankelijk en vreest de hoogte van de declaratie die onvermijdelijk gaat komen. Door online samen te werken creëert u meer betrokkenheid, waardoor u onzekerheden bij de cliënt wegneemt. Hoe dat werkt? Dat vertellen we u hier.
SELF SERVICE
Gelukkig kunnen veel van deze werkzaamheden rondom een zaak door de cliënt zelf gedaan worden. Denk aan het verzamelen en actueel houden van gegevens, het aanleveren van administratieve stukken en het opvragen van facturen. Maar ook bestaande acties worden sneller afgehandeld door deze te automatiseren, zoals het accorderen van correspondentie.
FACTUREREN VAN WERK
Fee earners werken veel en hard. Hiervan wordt een groot gedeelte door de cliënt betaald, maar een aanzienlijk deel wordt niet geschreven of zelfs afgeboekt. Juridische professionals zijn vaak zo gedreven met een zaak bezig, dat ze tijdschrijven bewaren tot het einde van een werkdag. Veel activiteiten zijn dan al vergeten of missen exacte omschrijvingen, waardoor ze niet in rekening worden gebracht. Of ze zijn teveel tijd aan de zaak kwijt die in sommige gevallen gewoonweg niet gefactureerd kan worden.
FRUSTRATIE WEGNEMEN
Hoe vaak maakt u mee dat uw cliënt reageert op de verkeerde versie van een toegemaild document? Hoeveel tijd kost u dat per dag? Hoe vaak moet u niet achter cliënten aan bellen om dat ene stuk op te sturen wat u nodig heeft? Door online samen te werken verandert de samenwerking met uw cliënt. U en de cliënt hebben een lijst van wat er gebeuren moet, wie aan zet is en wat de vorderingen zijn. Rappelleren gaat met één druk op de knop of zelfs geheel automatisch.
VANUIT ÉÉN CENTRALE PLEK SAMEN WERKEN
De cliënt heeft direct en eenvoudig inzage in welke stukken u al heeft en welke hij nog moet opzoeken. De cliënt hoeft maar op één plek te kijken om de juiste versie van de stukken te vinden: online. Als jurist heeft u controle over welke stukken u voor de cliënt ter inzage stelt, en op welk moment. Verzoek om goedkeuring is een eenvoudige handeling zonder rompslomp.
EXTRA KWALITEITSBELEVING
Kortom, vele zaakgerelateerde activiteiten kunnen worden overgedragen aan de cliënt. De cliënt krijgt zo meer binding met de zaak, en u met de cliënt. Nog een ander bijkomend voordeel: snelheid en interactie worden gezien als een leidend criterium van kwaliteitsbeleving. Je besteedt als kantoor dus werk uit en helpt elkaar: het maakt de cliënt medeverantwoordelijk om de rekening laag te houden. Dit bevordert de snelheid van het hele proces. Bovendien voorkomt u dat de kosten voor de cliënt zo hoog worden dat u niet anders kunt dan bepaalde posten maar niet in rekening te brengen.
MINDER DISCUSSIE
Cliënten zijn zich er in de regel nauwelijks bewust van hoe hard er voor ze gewerkt wordt; daardoor is er weinig tijd voor communicatie en is er weinig waardering voor wat u allemaal voor uw cliënt doet. Door online samenwerking wordt veel zichtbaarder hoe hard er gezwoegd wordt, waarop het kantoor automatisch meer gewaardeerd wordt. Met als resultaat; minder discussie over bijvoorbeeld de rekening.
Voor kantoren is het lastig om het bestaande werkproces los te laten en een nieuwe denk- en werkwijze te omarmen. Misschien helpt het als ik zeg dat het juist kneitereenvoudig is om meer transparantie te bieden, mits je je automatisering hierop aanpast. Dan geeft u online overzicht én hapklare acties aan de client zonder er iets voor te hoeven doen. Met online samenwerking aan dossiers hebben zowel u als uw cliënt op elk gewenst moment overzicht en weten jullie beiden zeker naar de dezelfde versie te kijken.
Door online met cliënten samen te werken bent u in staat meer gestructureerd te werken, omdat u de cliënt helpt met gestructureerd aanleveren. Het mes snijdt zo aan beide kanten.
Benieuwd hoe wij u kunnen helpen om beter online samen te werken? Kijk dan hier.
Martijn Voorveld
