Voor de slimme advocaat ontwikkelde Ricoh Meesterwerk. Een digitale werkomgeving, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. “Met Meesterwerk kunnen alle documenten opgeslagen, gearchiveerd en gedeeld worden. Alle documenten zijn volledig doorzoekbaar. Daarom is het een ideale kennisdatabank voor advocatenkantoren”, aldus Paul Aantjes, Marketing Manager Zakelijke Dienstverlening.
Wie is Paul Aantjes?
Ik ben werkzaam als Marketing Manager Zakelijke Dienstverlening & International Marketing Manager Financiële Dienstverlening bij Ricoh. Hier ben ik vooral gespecialiseerd in verticale proposities (compleet outside-in, denk vanuit je klant!). Zo ontwikkel ik proposities die naadloos aansluiten bij de markt. Na diepgaand marktonderzoek binnen gerechtsdeurwaarders en advocaten (2 jaar, 40 kantoren geïnterviewd) in Nederland zijn er vorig jaar en dit jaar 2 verticale proposities gelanceerd. Het Gerechtsdeurwaarderconcept (2012) & Meesterwerk (2013). Allebei gaan over het besparen van minimaal een uur per dag door slim om te gaan met digitale informatie.
Wat zijn de actuele ontwikkelingen op ICT-gebied voor de advocatuur?
Digitaliseren is aan de orde van de dag. Ook binnen de rechtspraak. De verwachting is zelfs dat in 2016 alle rechtbanken en advocatenkantoren volledig digitaal zullen werken. Eind dit jaar wil minister Opstelten de voor de digitalisering noodzakelijke wetsvoorstellen voor advies voorleggen aan de Raad van State. En behalve de nieuwe eisen van justitie dringt ook een ander aspect voor zo’n overstap zich op: de fikse kostenbesparingen. De hoogste tijd om de eerste stappen te zetten naar een werkomgeving die digitaal werken mogelijk maakt.
Wat zijn uw ervaringen met deze beroepsgroep?
Wat ik vooral merk is dat deze beroepsgroep erg conservatief is en een bepaalde soort angst heeft wat betreft de digitalisering. Een belangrijk punt is de veiligheid die gewaarborgd moet blijven. Ook heeft de dagelijkse gang van zaken de prioriteit bij advocaten. Een grote vraag is vaak wanneer het overgaan op digitaliseren een goed moment is. Dit betekent overigens niet dat de werkwijze voor advocaten moet veranderen, alleen het papier wordt vervangen. Wij nemen dan ook de klant aan de hand mee en laten zien dat het erg gemakkelijk werkt. Niet de klant in het diepe gooien, maar begeleiden naar een digitale werkomgeving.
In het begin is Meesterwerk al genoemd, kunt u hier wat meer over vertellen?
Meesterwerk is een digitale werkomgeving, speciaal ontwikkeld voor de advocatuur. Met Meesterwerk kunnen alle documenten opgeslagen, gearchiveerd en gedeeld worden. Alle documenten zijn volledig doorzoekbaar. Daarom is het een ideale kennisdatabank voor advocatenkantoren. Het optimale samenwerken binnen kantoor. Het is naast het tijdsregistratiesysteem een need to have om snel geld te besparen binnen het kantoor.
Hoe positioneert u Meesterwerk bij de doelgroep?
‘Met Meesterwerk werkt u beter en sneller, waardoor u meer kunt factureren’. Uit onderzoek van Ricoh blijkt dat advocaten gemiddeld anderhalf uur per dag zoeken naar documenten en dossier informatie. Meesterwerk vermindert de dagelijkse zoektijd naar een half uur per dag. Dit levert jaarlijks een besparing op van circa € 45.000 per advocaat per jaar! In de beveiligde digitale omgeving kunnen documenten en dossiers, inclusief e-mails en bijlagen, optimaal worden beheerd en processen en taken kunnen worden gevolgd. Daarmee vormt Meesterwerk een complete kennisdatabank binnen advocatenkantoren.
Wij bieden naast het product ook een optimale dienstverlening. We gaan eerst praten met de klant over de huidige werkwijze en gaan dan kijken hoe Meesterwerk hier op kan inspelen. De mede- werkers worden het gehele proces getraind en begeleid. Enkele maanden later bekijken we of de doelen zijn bereikt en waar we eventueel punten kunnen aanscherpen om de ROI te bereiken. De helpdesk is natuurlijk altijd bereikbaar voor klanten die hulp nodig hebben.
Waarom is Meesterwerk een must voor advocaten?
Advocatenkantoren kunnen efficiënter werken en zijn er zeker van dat alle informatie veilig staat opgeslagen, omdat alle data versleuteld is (geen open systeem). Alle informatie is op uw server, telefoon of tablet compleet beveiligd. Er zijn veel systemen waar het gemakkelijk is om bestanden op laptop/USB/tablet te zetten. Houdt u er wel rekening mee dat als er ergens iets blijft liggen, de informatie dan voor iedereen toegankelijk is. U wilt toch ook niet morgen in de Telegraaf uw (cliënt/zaak) informatie terugzien?
De kosten voor het gebruik van Meesterwerk zijn daarnaast eenvoudig in de hand te houden, omdat het pakket wordt aangeboden in abonnementsvorm per gebruiker. Overstappen is daarnaast heel eenvoudig, en kan volledig begeleid worden. In feite staat niets de advocatuur in de weg om slim en efficiënt te digitaliseren, en daarmee veel kosten te besparen.
Heeft u nog tips voor users?
Bedenk of het digitale werken/digitaal dossier je gaat helpen om de doelstellingen voor het kantoor te bereiken. Digitaal werken is gemakkelijk, snel en overzichtelijk. U kunt dus direct starten met besparing. Tips vindt u op mijn blog.
- Kijk voor meer informatie op www.ricoh.nl/meesterwerk.
- Paul Aantjes plaatst wekelijks een blog met betrekking tot actuele berichten over de advocatuur op www.ricohblog.nl/advocatuur.
