De juiste telefoon
Allereerst is het natuurlijk belangrijk om wél de juiste (en veilige) telefoon te hebben. Het is grappig om nog steeds met een Nokia 3310 rond te lopen, en misschien ook wel erg veilig. Maar meer dan bellen, sms-en en snake spelen kom je daar niet mee. Nee zorg voor een goede nieuwe telefoon, zoals een Samsung S23, dan weet je zeker dat je de komende jaren goed zit én je echt alle apps veilig kunt gebruiken.
Toegang tot dossiers
Kun jij je dossiers enkel inzien op kantoor, omdat het (nog) niet in de cloud staat? Dat hoeft echt niet meer! Hoe handig is het om dossiers ook in de trein of thuis te kunnen lezen, zonder dat je het fysiek als pak papier moet meezeulen. Hiervoor zijn tegenwoordig erg betrouwbare apps en programma’s op de markt. Zoek dit uit, en kijk welke het beste bij je past. Wel zo efficiënt!
Meer efficiënte communicatie
Kies samen met je kantoorgenoten voor één (uiteraard veilige) oplossing waar je alle communicatie mee doet, en houd je daar ook aan. Zo hoeft niet iedereen 10 verschillende kanalen in de gaten houden, van WhatsApp tot mail en van Messenger tot Telegram. Ook zijn er voor juristen aparte apps om deze communicatie zo veilig mogelijk te houden, én om efficiënt te kunnen samenwerken.
Agendabeheer (inclusief deadlines)
Wat geldt voor de communicatie geldt eigenlijk ook voor het agendabeheer. Kies één agenda-oplossing voor het hele kantoor, zodat iedereen elkaar gemakkelijk uitnodigingen voor afspraken kan sturen. En in de meeste agenda’s zit ook een tool zodat iedereen de deadlines kan zien, zo kan niemand meer zeggen dat ze het niet wisten!
Tijdregistratie
Stop met het op een papiertje zetten hoe lang je voor een bepaalde klant bent bezig geweest. Tegenwoordig zijn er hele slimme en goede apps om je urenregistratie mee bij te houden. En wat ook wel handig is; met veel van die programma’s kun je de urenregistratie meteen omzetten in facturen. Scheelt weer een hoop administratief werk!
Marketing
Ben je eigenaar van een juridisch bureau of doe je de marketing voor het advocatenkantoor? Besteed je tijd onderweg dan aan het bijwerken van de marketing. Denk aan het plaatsen van een post op de socials of door het sturen van een (eenvoudige) nieuwsbrief via bijvoorbeeld MailChimp. Ja, ook via de telefoon gaat dit tegenwoordig heel gemakkelijk!
Kortom; ook als jurist kun je meer op je telefoon dan je denkt! De tijd van faxen is nu wel echt voorbij, en veilig in de cloud werken kan anno 2024 ook echt wel. Misschien moet je er wel een 2FA-authenticator opzetten, maar daarna is het net zo veilig op kantoor. Succes!
