Een sjabloon of model in een Word-koppeling of documentgenerator: what’s in a name? Bij Clip Consultants merken ze dat deze benamingen nogal eens door elkaar gebruikt worden, terwijl ze wezenlijk verschillende toepassingen kennen. Deze verschillen leggen documentspecialisten Nancy en Jurgen-Jan graag uit. Ook bespreken zij de voordelen van een Word-koppeling, een simpele oplossing die volgens hen écht het verschil kan maken.
Uniformiteit en standaardisering
Ondanks de verschillende inzettoepassingen, zorgen alle opties voor de uniformiteit van communicatie. ‘Advocatenkantoren kunnen nog meer voordeel behalen uit het standaardiseren van hun communicatie naar buiten. Nog te vaak zien we qua opmaak van uitgaande communicatie binnen één kantoor veel diversiteit,’ aldus Nancy. Jurgen-Jan vervolgt: ‘Ook staan op veel verschillende locaties en in mapjes voorbeeldbrieven zoals een model dagvaarding, een voorbeeld conclusie etc. Misschien lijkt het ver gezocht, maar zeker met de schaarste aan personeel, is het standaardiseren van werkzaamheden een pre.’
Nancy en Jurgen-Jan stellen dat als juridische professionals – en ondersteunend personeel – hun communicatie uniform en deels geautomatiseerd versturen, zij veel tijd kunnen besparen. Bovendien zorgt dit voor een consistent gebruik van de huisstijl, wat bijdraagt aan een positieve merkbeleving.
Goed, even terug naar de focusvraag: Wat zijn de verschillen tussen een model en sjabloon en tussen een Word-koppeling en documentgenerator? Nancy: ‘Deze vier termen kun je onderverdelen in twee categorieën:
- Modellen en sjablonen en;
- Word koppelingen en documentgeneratoren (aan de basis van deze twee toepassingen liggen sjablonen en modellen).’
Categorie 1: De verschillen tussen modellen en sjablonen
In een model bepaalt u de inhoud van uw brief. Een kantoor heeft vaak diverse modellen: één voor een dagvaarding, één voor een conclusie etc. Een sjabloon bepaalt de buitenkant; de uitstraling van de communicatie.
Nancy: ‘Een uitzondering daargelaten kent een kantoor idealiter maar één, twee of drie sjablonen – die op hun beurt weer voor veel verschillende modellen worden gebruikt. In een sjabloon definiëren kantoren waar de aanhef, adres- en kopgegevens staan en hoe de afsluiting eruitziet.’
In het sjabloon, zo leren we, wordt ook het lettertype en de -grootte bepaalt en bijvoorbeeld de regelafstand. Jurgen-Jan: ‘Met één goed sjabloon kun je ontzettend veel Word communicatie genereren, waarvoor je vervolgens weer modellen kunt gebruiken.’
Categorie 2: De verschillen tussen een Word-koppeling en documentgenerator
Modellen voor communicatie kunt u zelf genereren óf u maakt gebruik van een zogenaamde documentgenerator. Voor het maken en toepassen van modellen kunt u een Word-koppeling, zoals CClaw deze kent, gebruiken. Alles wat in Word wordt gemaakt, krijgt dan automatisch de sjabloonstandaarden mee. Verandert de huisstijl dan past u dat in het sjabloon aan en alle vervolgcommunicatie wordt voorzien van de aanpassing. Wat betreft een documentgenerator, dit is een geautomatiseerde, vaak online dienst, waarmee u aan de hand van een slimme workflow een model selecteert en dat vult aan de hand van uw variabelen.
Nancy: ‘U koopt hierbij juridisch actuele knowhow in, waarop de overeenkomsten c.q. contracten worden gevuld. Dat is dus echt iets anders dan een Word-koppeling. U kunt deze overigens wel bewerken naar een model in de Word-koppeling.’
Wat bij de Word-koppeling ook kan is het toevoegen van tekstblokken, te vergelijken met Autotext in Word. Jurgen-Jan: ‘Kantoren kunnen tekstblokken aanmaken voor veel gebruikte stukken tekst en paragrafen zoals de derdengeldrekening of doorzendtekst. Dit voorkomt honderd keer dezelfde tekst invoeren. Door een Word-koppeling met modellen te gebruiken, worden fouten voorkomen.’
Samenvatting
Binnen de Word-koppeling zorgt het sjabloon dus voor de uniforme opmaak. Het model is de inhoud. U kunt dus vele modellen hebben die allemaal hetzelfde onderliggende sjabloon gebruiken waardoor de uitstraling van de documenten uniform is. De tekstblokken, handtekeningen en logo’s zorgen voor verfraaien en digitalisering.
Het begint met een brief
Nancy: ‘Tachtig procent van onze klanten werkt met een Word-koppeling. Logisch, het is een simpele – binnen CClaw gratis – manier om Word documenten in huisstijl de deur uit te krijgen.’
Is het uw intentie om uw communicatie uniform in uw huisstijl te versturen, dan volstaat een Word-koppeling. Het is een kwestie van even de tijd nemen voor de goede inrichting van de sjablonen en modellen, waarna u aan de slag kunt. U kunt een voorbrief en vervolgbrief aanmaken en zelfs een footer met disclaimer of handtekening toevoegen. Prettige bijkomstigheid binnen CClaw is dat iedereen het Word bestand ook op een centrale plek opslaat. Staat u op een dossier en wilt u een brief aan cliënt verzenden, dan opent u met de Word-koppeling een brief in Word. Alles staat direct op de juiste plek en na afloop slaat u deze eenvoudig op – in het DMS of op de file structuur. Jurgen-Jan: ‘En, niet geheel onbelangrijk, advocaten schrijven vervolgens direct hun tijd.’
Oplossing voor personeelstekort
Net als in andere sectoren kampt ook de juridische sector met personeelstekort. Het slimmer omgaan met het creëren en uitsturen van communicatie bespaart volgens Nancy en Jurgen-Jan tijd en voorkomt frustratie. Niet alleen op het vullen van documenten, maar ook op het printen en vervolgens – met handtekening – scannen. Het opzoeken en overtypen van namen en contactgegevens is verleden tijd. ‘Wat u ook kiest, hou het in het beginsel gewoon simpel,’ zo sluiten Nancy en Jurgen-Jan af.
Auteur: Clip Consultants
