In het geval van onbetaalde facturen heb je verschillende mogelijkheden. Zo kun je zelf proberen de klant aan te zetten tot een verlate betaling van de nota. Een alternatief met een grotere kans van slagen is het inschakelen van een incassobureau in Breda of elders in Nederland. Het betrekken van een derde partij, het incassobureau, maakt dat de druk op de klant vaak toeneemt. Dit vergroot de kans dat de nota alsnog betaald wordt.
Zorg voor de juiste aanpak bij een onbetaalde factuur
Niet alleen vergroot het betrekken van een derde partij doorgaans de druk op een debiteur. Ook weet je op deze manier zeker dat het juiste proces gevolgd wordt. Ken jij bijvoorbeeld de verschillen tussen het incasseren van een onbetaalde nota bij een particulier en een zakelijke partij? Bij een particuliere debiteur ben je verplicht om eerst een WIK-brief te versturen, ook wel een 14-dagenbrief genoemd. In het geval van een zakelijke afnemer is dat niet verplicht. Een no cure no pay incassobureau kent de wet- en regelgeving, wat voorkomt dat je positie onnodig verzwakt wordt.
Wet- en regelgeving heeft niet alleen betrekking op het proces dat gevolgd moet worden om een factuur te incasseren. Denk ook aan kennis over de regels rond het in rekening brengen van incassokosten bij de debiteur en een wettelijke rente bovenop het oorspronkelijke bedrag.
Stevige basis met een heldere overeenkomst en voorwaarden
Vaak begint een succesvolle incassoprocedure bij het uitwerken van een stevige overeenkomst, nog voordat een opdracht start. In de overeenkomst kun je betalingstermijnen vastleggen, kun je iets opnemen over de rente bij een te laat betaalde factuur en de verrekening van incassokosten, enzovoorts. Zorg daarnaast voor heldere algemene voorwaarden, die je op een duidelijk zichtbare plek op je website publiceert. Laat een klant akkoord gaan met de voorwaarden, nog voordat deze de betaling verricht.
Het opstellen van deze overeenkomsten en algemene voorwaarden hoef je niet helemaal zelf te doen. Op het internet vind je er verschillende voorbeelden van, die je vaak mag hergebruiken als je bij branche- of ondernemersverenigingen bent aangesloten. Zorg dat je het document door een jurist laat toetsen als je deze aanpast.
Voordelen van de hulp van een incassobureau
Door voor de hulp van een incassobureau te kiezen weet je niet alleen zeker dat de juiste procedure gevolgd wordt. Ook bespaart dit je veel tijd. Denk aan de herinneringen die je anders zelf zou moeten sturen, het voortdurend mailen of bellen van wanbetalers om hen aan te sporen de facturen alsnog te voldoen, enzovoorts. Des te sneller je een incassobureau in de arm neemt, des te groter de kans van slagen vaak ook is.
Wist je dat je ook het volledige debiteurenbeheer over kunt dragen aan sommige incassobureaus? Het voordeel daarvan is dat je zelf geen omkijken meer hebt naar de bewaking van de betalingen van facturen. Zodra de betalingstermijn overschreden wordt door een debiteur, ontvangt deze via het incassobureau een herinnering. Mocht er niet betaald worden, dan zet het incassobureau de volgende stappen om de onbetaalde factuur te kunnen incasseren. Het enige dat je zelf nog doet is het versturen van de nota aan de klant.
