Lunchtafel als sorteerbank
Lang had de sector zich erbij neergelegd: processtukken inleveren is een tijdrovend en hels karwei.
Eugène: ‘Ik heb regelmatig gezien dat een kantoor de lunchtafel gebruikte als sorteertafel. Onder tijdsdruk moest het processtuk in achtvoud worden samengesteld en – voorzien van een stempel – aan een koerier worden overgedragen. Óf het gehele pakket werd gescand en digitaal aangeleverd bij de rechtbank. Vooral het vinden en chronologisch samenvoegen van documenten, kostte veel kruim.’
Lennon: ‘Iedereen die aan de proceskant heeft gezeten herkent dit. Hiervoor zochten wij naar een oplossing, maar vonden die niet. Toen dachten we: ‘Dan doen we het zelf maar.’
Ga er maar aanstaan
Lennon en zijn team namen plaats aan de tekentafel en stelden zichzelf de vraag: ‘Wat heeft een kantoor nodig?’ Het antwoord bleek heel simpel: een Albelli – de elektronische fotoalbumsamensteller – voor de advocatuur. De uitwerking bleek moeilijker.
Lennon: ‘Inmiddels zijn we 1,5 jaar verder. Er zaten nogal wat haken en ogen aan het in kaart brengen van het werkproces. Gelukkig maakt corona dingen vloeibaar.’
IT werd door corona een onderwerp van belangstelling en kantoren besteedden door het thuiswerken meer tijd aan het proces. Thuis hebben medewerkers geen kantoorprinter en dus ontstond de behoefte om het anders te doen. Doxflow bracht het antwoord. Gekoppeld aan een DMS-oplossing zoals CClaw van Clip Consultants blijkt het een gouden combinatie dat het gehele proces vereenvoudigt.
Lennon: ‘In Doxflow bouw je heel rap een processtuk op vanuit het bestaande DMS. De manier waarop het dossier wordt opgebouwd voldoet geheel aan de regels van de rechtbank. Tabbladen met of zonder oortjes? Zelfs op de kleinste details past het systeem zich aan.’
Veilig overpompen
Eugène: ‘Het werkt eenvoudig. Je selecteert alle documenten binnen het DMS, in ons geval CClaw, en pompt deze over naar Doxflow. Hier kunnen alle documenten vliegensvlug worden geordend.’
Lennon: ‘Je voegt digitale tabbladen, scheidingsvellen en een dynamische inhoudsopgave toe. Wil je het geheel printen? Dan stel je de papierladen in – zoals uit welke lade wit papier komt en uit welke lade de scheidingsbladen – en het systeem regelt de rest. Het hele dossier rolt zo uit de printer. Op volgorde en conform de richtlijnen én huisstijl. Wil je het dossier digitaal en veilig insturen naar de rechtbank? Dan gebruik je eenvoudig een platform naar keuze zoals Zivver. Dit geldt ook voor e-signing platforms als een dossier wordt verstuurd aan externen.’
Eugène: ‘CClaw biedt voor het digitaal ondertekenen ook een optie. Dit is zeker interessant als je dossiers aan cliënten of andere partners wilt sturen en hen digitaal wilt laten ondertekenen voor ontvangst.’
Bakken met tijd
Volgens de heren scheelt deze nieuwe werkwijze bakken met tijd. Per zaak kan deze manier van werken drie uur tot drie dagen schelen, afhankelijk van de omvang van de zaak.
Eugène: ‘Zeker als kantoren grote dossiers te verwerken hebben, denk aan een M&A praktijk. Maar eigenlijk geldt dit voor alle kantoren die te maken hebben met lijvige dossiers.’
Lennon: ‘Het enige tegenargument dat we weleens horen, is dat het ondersteunend personeel bang is dat deze techniek hen het werk uit handen neemt. Ik ben van mening dat het juist ruimte schept om ander, wellicht meer uitdagend, werk op te pakken.’
Dit artikel is ook gepubliceerd in het Lexxyn Groep magazine Legal&Tech editie 2. Het volledige magazine kunt u hier lezen.
