Standaardisatie is de weg naar efficiëntie
Uiteindelijk zal elke jurist er naar streven dat alle informatie in het dossier compleet, actueel en doorzoekbaar is. Het moet dus eenvoudig zijn om informatie toe te voegen, en er moet een eenduidige afspraak zijn over de componenten waaruit een dossier bestaat. Als je in een team samenwerkt, dan wil je op het dossier kunnen vertrouwen.
Ik vergelijk het ontwerpen van een goed dossier met het koken van een gerecht in een sterrenrestaurant. Het recept moet duidelijk zijn besproken met alle teamleden, u wilt bij het uitvoeren van uw eigen werk op het werk van de ander kunnen vertrouwen. Het ideale dossier vormt het midden tussen een strak dossier volgens afspraken, en een dossier ingericht met vrijheden voor de deelnemers. De basis van het goede dossier is het recept. Voorwaarde voor de totstandkoming is een gesprek over het recept binnen uw team. Daarbij willen we u graag helpen door voorbeelden te tonen uit te praktijk, zodat u een eigen keuze kunt maken voor uw ideale dossier. Niet kiezen is het rommelige alternatief en we zien heel duidelijk dat standaardisatie de weg is naar efficiënt teamwork.
Receptenboek
Onze consultants nemen u aan de hand van onze praktijkervaring mee langs de benodigde stappen om tot een perfect en consistent dossier te komen. Voor ieder kantoor zal dit recept er net een beetje anders uitzien, maar onze ervaring zorgt ervoor dat de basisingrediënten in ieder geval altijd van de hoogst mogelijke kwaliteit zijn.
Wat zijn de keuzen die we tegenwoordig veel zien?
- Is een dossier standaard afgesloten of standaard gedeeld?
- Zijn bepaalde dossiers standaard gesloten en is de rest open binnen kantoor?
- Hebben stagiairs toegang tot productie dossiers?
- Wordt Knowledge Management in een apart dossier geplaatst of komt alle kennis uit productie dossiers?
- Mag vanuit het hele internet iedereen toegang krijgen tot dossiers of is een computer van kantoor een voorwaarde voor toegang?
- Is een extranet dossier per definitie een gescheiden dossier, of laat u de cliënt of zelfs de wederpartij toe op het dossier?
- Hoe gaat u om met de opslag van WhatsApp berichten en online vergaderingen in het dossier?
- Op welke manier kunnen we dossiertermijnen en roladministratie zichtbaar maken in het dossier?
Eén van de trends is het werken met Microsoft Teams als een dossier. Teams gaat een stapje verder dan het opslaan van documenten en e-mails in mappen. Je kunt chatten, plannen en taken toekennen aan kantoorgenoten en zelfs aan de cliënt. De trend op het gebied van document management is duidelijk aan het verschuiven van “records management” naar “collaboration”, waarbij permissies op het dossier worden aangevuld met “sensitivity labels”, zodat zeer vertrouwelijke informatie niet per ongeluk gedeeld kan worden met mensen buiten het kantoor, zelfs niet in een online vergadering waarbij het scherm wordt gedeeld.
Ook prettig voor de cliënt
Voor de cliënt is deze collaboration-trend ook prettig. Zijn advocatenkantoor kan alle dossiers via Microsoft Teams ontsluiten. De status van het dossier is altijd actueel en er wordt minder gewerkt met e-mail als transportmiddel voor bestanden. Het vergt een kleine aanpassing, maar de trend verschuift zelfs richting WhatsAppen met de cliënt.
U ziet dat privé al gebeuren wanneer u een foto binnen de familie wilt versturen. Het is een kwestie van tijd en ook uw kantoor of afdeling zal op deze manier gaan samenwerken. Door op tijd van het ouderwetse dossier een Teams dossier te maken, kunt u alle kanten op. Rest alleen nog een goed gesprek op kantoor over de standaard werkwijze waar u als team voor kiest. We helpen u daar graag bij!
Benieuwd hoe wij u kunnen helpen bij het tot stand brengen van uw dossiers? Download ons gratis whitepaper “Microsoft 365 als DMS gebruiken” voor een kijkje in onze eigen keuken.
